Arbetsgivare inom många branscher och fält förväntar sig att arbetssökande har Microsoft Office-kompetenser, och det är förmodligen den mest universellt utnyttjade mjukvaran i företag runt om i världen. Du kanske inte behöver vara expert på MS Office för ditt nästa jobb, men du kommer att förbättra dina arbetsutsikter och bli övervägt för de flesta roller om du minst känner till grunderna.
Om du söker en administrativ position måste du vara välkänd när du använder Office-program för dina dagliga uppgifter. Mest sannolikt kommer din anställningschef att förvänta sig en hög kompetensnivå. För andra jobb, även på hög nivå, kommer din arbetsgivare att förvänta dig att ha minst en grundläggande färdighet i Microsoft Word och MS Excel.
MS Office innehåller tio olika skrivbordsprogram och det vanligaste är Excel för kalkylblad, Outlook för e-post, Powerpoint för visuella presentationer och Word för desktop publishing.
Även om ditt nästa jobb kan använda ett antal Microsoft Office-applikationer kräver många positioner daglig användning av antingen, eller båda, MS Excel, MS Word och MS PowerPoint. Följande beskrivningar täcker färdigheter inom dessa program som en arbetsgivare kan behöva, så du kan borsta upp dessa vid behov och inkludera dem på ditt CV.
Viktigaste MS Excel-färdigheter
Du kan få extra ersättning från potentiella arbetsgivare om du låter dem veta din kompetensnivå i MS Excel innehåller kunskap och erfarenhet av att använda följande funktioner:
Pivottabeller: Du kan hantera, sortera och analysera data på ett antal sätt med Excel om du kan behärska konsten i pivottabellen. Pivottabeller gör automatiska åtgärder som sortering och medelvärde för att hjälpa dig att analysera data snabbt, med hjälp av formler, sorter och andra funktioner som annars skulle ta timmar, för att göra en snabb analys.
Formulärfunktioner: Att veta hur man använder grundläggande formler i Excel kan hjälpa dig att skapa kalkylblad som ger verkligt värde till din arbetsgivare. Känna formlerna för enkla matematiska beräkningar och lära sedan vanliga använda färdigheter som hur man länkar data från ett kalkylblad till en annan, hur man hittar information i stora dataset med formler som VLookup och hur man använder filter och subtotala funktioner till sortera och presentera data på användbara sätt.
Formatering: Det finns ingen regel som säger att kalkylblad måste vara ful eller tråkigt. Kalkylark som formateras med konsekvent typsnittstorlek, varumärkesspecifika färger och enhetligt avstånd kommer bättre att tas emot av kollegor och chefer. Utöver grunderna för att göra dem välsmakande, ger Excel en mängd olika formateringsalternativ som du kan ansöka om ett kalkylblad för att göra det lättare att läsa och estetiskt tilltalande. Underskatta inte kraften hos en välplacerad linjedelare eller ett sparsamt tillämpat färgschema.
In-Demand MS Word Färdigheter
För de flesta skriftliga kommunikationer i affärer är MS Word det valfria systemet. De flesta arbetsgivare kommer att söka kandidater som kan utföra följande uppgifter i MS Word.
Formatering och sidinställningar: Många människor känner sig oförmögna att förstå grunderna i MS Words till synes svåranvända formatering och sidinställningsfunktioner. Det kommer till stor nytta för dig att lära dig grunderna för dessa funktioner eftersom de är kärnan att använda MS Office. Formatering kan innebära saker som anpassade upprepade rubriker, flera kolumner, sidnummerering och typsnitt och färgval. När du har skapat något du gillar kan du spara mallen och återanvända den om och om igen.
Använda SmartArt och textrutor: MS Ord är bra för mer än textbaserade dokument. Det är också användbart för saker som flygblad och skyltar. Word gör det enkelt när du vet hur du använder dessa funktioner. Former och textrutor kan ibland vara obehagliga, för det är svårare att få dem att överlappa varandra, och de kan ibland hoppa runt sidan, men när du kommer hänga på det och förstår quirksna blir du en mästare. Om du föredrar att inte använda Photoshop eller inte har tillgång till det, gör MS Word ett bra alternativ till enkla visuella designprojekt med bilder, former, färger och andra designelement.
Bästa MS PowerPoint-färdigheter
PowerPoint är presentationsprogramvara. Det gör det möjligt för konstruktören att skapa en mängd olika anpassade bilder för att skjuta ut på en skärm. Arbetsgivare kommer att söka kandidater som kan sammanställa en presentation i PowerPoint som kan innehålla text, bilder, grafik och kalkylblad. PowerPoint har många funktioner, som skuggor, ljud och olika bildövergångar, och någon som är adept i PowerPoint kommer att veta hur man använder rätten för att lägga tonvikt medan man inte går överbord med alltför många distraherande funktioner.
Arbeta med anpassade bilder och mallar: Arbetsgivare vill ha någon som kan skapa en attraktiv bild från början och förstå de grundläggande designelementen i komposition, färg och balans. En framgångsrik kandidat kommer också att kunna lägga in nya data i en befintlig mall.
Animering: Lägga till animeringar till text och bilder lägger till ett lager av spänning till varje bild. Animationer gör att element på sidan kan zooma eller blekna in och ut. Arbetsgivare kommer att föredra kandidater som smakligt och noggrant kan använda denna funktion utan att gå överst.
Att arbeta med MS Office kan vara kul och givande. Microsoft Office-kunskaper är praktiska i nästan vilken roll som helst, men särskilt en arbetsmiljö där administrativa uppgifter kommer att värderas. Börja med dina färdigheter och var beredd att prata om vad du kan göra med MS Office i din nästa intervju.
Microsoft Office-program
Som referens innehåller MS Office alla följande program:
- Tillgång
- Excel
- Syn
- PowerPoint
- Utgivare
- Ord
- Kontor för Android
- Office för iPad
- Office för iPhone
- OneDrive
- En anteckning
- Kontor 365
Potentiella arbetsgivare kommer sannolikt inte att använda alla dessa. Om du har erfarenhet av att använda några av de ovannämnda programmen, kommer du förmodligen att lättare lära dig några av de andra som din arbetsgivare behöver, lättare.
Hur man använder färdighetslistor
Använd resume färdigheter nedan när du skapar ditt CV eller brev, eller när du söker efter ett jobb. Under din intervju, var beredd att diskutera de funktioner du känner till och vad du kan göra. Varje jobb kräver olika färdigheter och erfarenheter, så se till att du läser jobbet noggrant och fokusera på relevanta yrkeskunskaper listade av arbetsgivaren.
Lista över Microsoft Office Färdigheter
A-D
- Analysera tabeller
- Auto-svar
- kalendrar
- Cc: och Bcc:
- diagram
- Konfigurera e-postinställningar
- Skapa ett elektroniskt visitkort
- Skapa och skicka e-postmeddelanden
- Skapa och hantera kommentarer
- Skapa databaser
- Skapa dokument
- Skapa formulär
- Skapa etiketter
- Skapa presentationer
- Skapa frågor
- Skapa bildspel
- Skapa kalkylblad
- Skapa tabeller
- Skapa mallar
- Dataanalys
- databaser
E - P
- E-post
- E-postfilter
- Skicka in dokument
- Formatera dokument
- Formatering av tabeller
- formler
- funktioner
- Grammatikkontroll
- Infoga hyperlänkar
- Mail Merge
- Hantera skräppost
- Hantera mappar
- Utskriftsformat
- Plan möten
- Utskrift
Q-Z
- schemaläggning
- Skickar bifogade filer
- Ange e-signaturer
- Dela dokument
- Stavnings kontroll
- Textformatering
- Spåra ändringar
- Använd mallar
Motstå strävan att inkludera färdigheter på ditt CV som du inte faktiskt äger. För varje färdighet du inkluderar, föreställ dig att du intervjuas och behöver ge ett exempel på en tid du använde färdigheten. Denna övning hjälper dig att vara väl förberedd för dina kommande jobbintervjuer.