Projektets omfattning definierar allt arbete som ska genomföras under projektet. Omfattningen beskriver vad som ska uppnås med projektet. Det definierar slutprodukten som ska levereras till kunden vid en viss tidpunkt och till en viss budget eller kostnad. Dessutom definierar räckvidden arbetets gränser, så att gruppmedlemmarna kan exakt utvärdera vad som är och inte ingår i den erforderliga ansträngningen.
Kraften i ett omsorgsfullt konstruerat projektområde:
Ett noggrant specificerat räckviddsutlåtande är en viktig förutsättning för projektsucces och en integrerad del av praktiken av effektiv projektledning. Fördelarna inkluderar:
- Uttalandet gör det möjligt för projektgruppen och kunden att se till att de delar en gemensam bild av projektets förväntade egenskaper, kvalitet och tidpunkt.
- Omfattningen gör det möjligt för projektgruppen att tydligt identifiera och engagera med intressenter: individer eller grupper som påverkas av projektet och får sitt stöd och engagemang.
- Räckvidden tjänar till att hjälpa gruppmedlemmarna att fokusera på det arbete som krävs för att möta kundens behov.
- Om ändringar föreslagits som ligger utanför gränserna för det ursprungliga räckviddet, är betänkandet en vägledning för att uppskatta och föreslå ändringar. Om ändringarna godkänns av alla berörda aktörer revideras räckvidden.
Skapa projektets omfattning:
Projektledaren i samarbete med lagmedlemmar, kunder, verkställande sponsor och nyckelaktörer arbetar för att förstå och beskriva den nödvändiga produktionen från projektinitiativet, ofta refererad till som leveransbar. Denna leverans inkluderar en kostnad eller acceptabelt kostnadsintervall som valideras vid planering och uppskattning av aktiviteter. Det definierar också de nyckelfunktioner som ska ingå samt tidsramen för slutleverans av projektet. Efter överenskommelse av kunden måste projektledaren, projektteamet och verkställande sponsorn, eventuella ändringar i denna räckviddsdeklaration göras med hjälp av en noggrant kontrollerad och dokumenterad förändringsprocess.
Kaskaderande effekter av projektets omfattning på andra:
När räckviddsdeklarationen eller dokumentet har kommit överens, använder de involverade arbetsgrupperna informationen i uttalandet för att uppskatta sitt eget arbete, timing och kostnader. Ju mer precisa och exakta räckviddsdeklarationen, ju mer sannolikt är det att arbetslagen kommer att producera exakta uppskattningar och resursbehov.
Projektomfattningsutlåtanden identifierar vad som inte ingår i initiativet:
Det är inte ovanligt att projektdokumentet även innehåller en lista över specifika saker som inte ingår i projektets omfattning och därmed utesluts från det arbete som ska levereras. Till exempel kan ett projekt för att bygga ett hus föreskriva att det krävs att miljötillstånd görs av ägaren och ligger utanför projektets omfattning av entreprenören som bygger huset.
Påverkan av ett dåligt konstruerat projektområde:
Brist på tydlighet kring projektets omfattning är en vanlig källa till projektstress och misslyckande. Ett vagt eller tvetydigt räckviddsdokument lämnar många frågor som är öppna för debatt och oinformerade domar, vilket påverkar funktionerna, kvaliteten, tidpunkten och kostnaden för initiativet.
En annan utmaning med en vag räckviddsförklaring i kombination med svaga förändringsprocesser kallas: scope creep. Scope creep sker när kundens önskemål och arbetsgrupper lägger till ytterligare möjligheter till leveransen, bortom avsikt eller gränser för de ursprungliga planerna.
Ändra omfattningen:
Medan frekventa ändringar i räckvidden kommer att fördröja projektets slutförande och eventuellt lägga till betydande kostnader, finns det vissa situationer där det är nödvändigt och rimligt att anpassa räckvidden. Projektledare är beroende av en process för förändringshantering som identifierar den begärda förändringen, reviderar alla motsvarande tids-, kostnads- och arbetsbelastningsestimat och omprövar projektet för nya risker med tanke på förändringen. Projektledaren och verkställande sponsor gör vanligtvis det slutliga beslutet om att ändra räckvidd när situationen har blivit fullständigt analyserad.
Ändringar dokumenteras i en beslutslog och kommuniceras sedan till det större projektteamet.
Känd som projektkrav, projektmål
Exempel: Projektets omfattning var leveransen av en webbsida, som överensstämmer med projektspecifikationerna, inom 2 veckor.