Varför behöver du ett format för referenskontroll
Att kontrollera jobb- eller anställningsreferenser är tidskrävande och ofta otillfredsställande, så många arbetsgivare, trots lagstiftning som ger skydd för referenser, vägrar att erbjuda mer än anställningsdatum, lönehistoria och arbetsuppgifter.
För det andra, om du inte är försiktig kan varje referenskontroll bli en vänlig chatt under vilken du inte får den information du behöver för att göra ett objektivt beslut om att anställa din kandidat.
Om du har möjlighet att nå din kandidats chef, kommer du sannolikt att få bättre information som framhäver kandidatens kompetenser och bidrag. Att prata med mänskliga resurser ger sällan den typ av information som du behöver för att göra ett anställningsbeslut.
Många företag idag, på grund av rädslan för potentiella rättegångar, har antagit policyer som säger att HR måste svara på alla referenskontroller. Dessa policyer förbjuder även chefer och anställda att prata med en kandidatens bakgrundscheckare i en bakgrundskontroll.
Vem ska kontrollera referenser?
Referenskontroll hänvisas ofta till personal i organisationer. Det är inte vem som ska äga referenskontroll. Chefen för positionen ska kontrollera anställningsreferenser.
Han eller hon har mest att förlora om de behövde färdigheterna och den kulturella passformen inte tränar ut. Chefens känsla för kandidatens livskraft är också nyckeln till personens eventuella framgång som anställd.
Chefens stöd till och tro på kandidatens förmåga att framgångsrikt utföra jobbet utgör grunden för personens eventuella framgång i din organisation.
Visst, mänskliga resurser kan:
- äger referenskontrollprocessen,
- kolla referenser för jobb på grundnivå, och
- kolla kandidatens lista över prepped referenser.
Men för de flesta jobb är chefen för positionen den bästa personen att kontrollera referenser till tidigare och nuvarande arbetsgivare. Detta gäller speciellt för att prata med tidigare arbetsgivare och kandidatens tidigare chefer. Chefen känner till de tekniska kvalifikationer som en kandidat måste ta ställning till.
Chefen vet lämpliga frågor för att fråga den nuvarande och / eller tidigare arbetsgivaren om kandidatens arbete. Chefen kan lyssna på uttalanden som indikerar kulturell passform och att styrkorna listade matchar de styrkor du behöver.
Innan du försvinner dina chefer om referenskontroll krävs dock utbildning i hur man kontrollerar referenser. Dina chefer kommer att sträcka sig från begåvade intervjuare till tunga bundna yrkesverksamma som inte kan ställa frågor utan utbildning, coaching och mentorskap.
Eftersom du aldrig får en andra chans, särskilt med kandidatens tidigare chef, gör det rätt är första gången avgörande. Och den här träningen måste inkludera hur man når chefen, hur man kringgår HR-kontoret, om möjligt, och hur man hjälper referensen öppna och kommunicera med dig om den potentiella medarbetaren
Använd ett standardformat för att kontrollera referenser
Som med de flesta mänskliga resursprocesserna är ett standardreferenskontrollformat användbart. Du kan enkelt jämföra kandidater och se till att du ställer de rätta frågorna för att göra ett utbildat beslut innan du ger sökanden ett jobb med ditt företag.
Kontrollera inte referenser tills du är redo att göra ett erbjudande till en kandidat. Detta sparar personaltid och visar din respekt för kandidaten. När allt kommer omkring vet du inte om hans nuvarande arbetsgivare eller hennes favoritprofessor vet att han eller hon letar efter en ny position. (Det är föredraget att kandidaterna säger till sin arbetsgivare, men inser att det inte alltid är möjligt, eller till och med önskvärt.)
Här är det rekommenderade formatet och provfrågor som du kan använda för att kontrollera referenser.
Se till att du bekräftar att kandidatens godkännande för godkännande av referenskontroll finns på ditt anställningsansökan innan du startar intervjun. Om det inte är det, fråga kandidaten om att skriva in ansökan innan du tittar på referenser. Detta rekommenderas som en försiktighet så att arbetsgivare är lagligt och etiskt säkert.
Namn:
Referens namn:
Företagsnamn:
Företags Adress:
Företagets telefon:
Datum för anställning:
Från:
Till:
Start position:
Slutposition:
Ingångslön:
Avslutande lön:
Vad gör ditt företag?
Beskriv ditt rapporteringsförhållande med kandidaten? Om ingen, i vilken egenskap såg du kandidatens arbete?
Anledning att lämna:
Beskriv huvudansvaret för kandidaten i hans / hennes senaste position.
Hur många rapporterande personer hanterade kandidaten? Deras roller?
Berätta för mig om kandidatens viktigaste bidrag till uppnåendet av din organisations uppdrag och mål.
Beskriv kandidatens relationer med sina medarbetare, rapporterande personal (om tillämpligt) och handledare.
Prata om attityden och utsikterna kandidaten förde till arbetsplatsen.
Beskriv kandidatens produktivitet, engagemang för kvalitet och kundorientering.
Vad är kandidatens viktigaste styrkor?
Vad är kandidatens viktigaste svagheter?
Vad är din övergripande bedömning av kandidaten?
Vi anställer denna kandidat till (jobbtitel eller snabb beskrivning). Skulle du rekommendera honom / henne till denna position? Varför eller varför inte?
Skulle du rehire den här personen? Varför eller varför inte?
Finns det ytterligare kommentarer du vill göra?
Finns det en fråga som jag borde fråga om att jag kanske har missat det som hjälper oss att förstå vad denna kandidat potentiellt leder till vår arbetsplats?
Finns det något annat vi borde veta för att göra ett anställningsbeslut om den här medarbetaren?
Tack för din hjälp för att hjälpa oss att göra ett anställningsbeslut i förhållande till den här kandidaten.