Manners materia, särskilt i yrkeslivet. Det enda bästa sättet att hålla ditt karriärnät starkt och växande är att vara artigt - att behandla människor som du vill behandlas och säga "tack" när någon hjälper dig.
Folk gillar att veta att de uppskattas, och till och med ett snabbt e-postmeddelande hjälper till att cementera ditt förhållande med din referensförfattare och kanske gör dem ännu mer villiga att hjälpa dig igen i framtiden.
Ingenstans är detta viktigare än när någon har gjort dig en tjänst, till exempel genom att skriva ett professionellt eller personligt referensbrev. Skriva referensbokstäver tar tid och energi, och de flesta av oss har också värdefullt lite av. En kontaktperson som gör en insats för att skriva en referens är att flytta dig framför flera prioriteringar på en fullsatt lista. Det är viktigt att du bekräftar det och tackar dem för att ta besväret.
Genom att göra det gör du inte bara din mamma stolt över att hon lärde dig hur du ska bete sig alla dessa år sedan; du solidariserar också en anslutning till någon som redan har visat att han eller hon är villig att göra en viss insats för dina räkning. Det är bra affärer, liksom bra sätt.
Den goda nyheten är att dessa tackbrev inte kräver mycket investering från din sida - absolut inte jämfört med referensbrevet som de är avsedda att erkänna. Ofta kan du skicka ditt tack via e-post och dra nytta av teknikens snabba omgångstid och spara dig själv en frimärke i processen.
Observera att om du går denna rutt är tiden kärnan. Att skicka ett mail så snart du kan efter att ha mottagit ditt referensbrev visar att du uppskattar förmånen och att ditt intresse är att tacka dem så fort som möjligt. (Observera också att ett tack på e-post inte alltid är det bästa alternativet, mer om det på en minut.)
Vad en e-postreferens tackbrev bör innehålla
E-post tackbrev kan vara kort och söt. Det finns ingen anledning att spendera stycken som förlänger ditt tack, men du vill se till att din anteckning innehåller följande:
- En tydlig ämnesrad, som specifikt hänvisar till hänvisningen.
- En bekräftelse på vikten av hänvisningen, till exempel "Jag vet att ditt goda ord gick långt för att få mig jobbet."
- Ditt tack
- Alla vanliga delar av ett brev med brev, inklusive en hälsning och en stängning.
- Exakt stavat, grammatiskt korrekt skrivning. Var särskilt uppmärksam på stavning av riktiga namn. Ett tack som misspellar mottagarens namn känns betydligt mindre äkta.
När ska inte du skicka ditt tackbrev via e-post?
E-post har kommit långt i fråga om acceptans som ett sätt att skicka en halvformell affärskommunikation, men det finns tillfällen då en fysisk tackanmälan är ett bättre val. Generellt sett bör du gå med bra gammaldags papper och bläck om:
- Referensbrevet skrevs också på papper och i bläck.
- Det var en referens till ett jobb, och din bransch är lite traditionell.
- Den som gör hänvisningen tenderar att skicka fysiska tacksamtal.
Även i detta fall kan e-post vara användbart. Men det är helt okej att skicka ett snabbt erkännande av din uppskattning via e-post och sedan en formell brev efteråt. Du kommer knappast någonsin att gå fel genom att ta det extra steget. I en tid då de flesta av oss betalar våra räkningar online och skickar ut partyinbjudningar via e-post, kan en faktisk kommentar mycket säga om din uppskattning. Det kommer också att stå ut i mottagarens sinne som något speciellt.
E-postreferens Tack brevbrevet
Här är ett exempel på ett e-postmeddelande som säger tack för en referens. Detta prov informerar också referensförfattaren om att personen anställdes.
Ämnesrad: Referens Greg Doubleday
Kära Dr Zane,
Jag uppskattar verkligen den referens du gav till Happy Town Group Home. Jody Smith ringde mig och lät mig veta att jag fick jobbet.
Ditt stöd betyder mycket, och jag är säker på att ditt förtroende för mig hjälpte henne att göra anställningsbeslutet så snabbt.
Vänliga hälsningar,
Greg Doubleday