En av de värsta delarna av skolan var det fruktade gruppprojektet. Oundvikligen hade varje grupp av fyra en komplett och total slacker, två hårda men ganska mediokra arbetare, och en person som drog alla andra till framgång. Dessa grupper var alltid frustrerande (om du inte var slacker) och reflekterade inte riktigt livet alls.
Varför? Eftersom varje projekt i affärsverdenen i den verkliga världen har en projektledare och den här personen kan utfärda verkliga konsekvenser, upp till och med avfyra slackersna. Även om detta ofta är sant, är det också sant att projektledaren inte har disciplinär auktoritet över hennes lag, än mindre hyra och brandmyndighet.
Hon får inte välja folket på projektet, och hon får inte sparka av dem om de gör ett rådigt jobb. Inte heller har hon befogenhet att belöna en lyckad person med annat än vänliga ord. Hur hanterar du ett projekt när du befinner dig i denna situation? Här är sex tips om hur man leder ett projekt när gruppmedlemmarna inte rapporterar till dig.
Förtydliga dina gränser med chefen
Innan du ens har ditt första lagmöte, sätt dig ner med den person som tilldelade dig projektet och tala om förvaltningsförväntningar. Det här är lättast, om du och alla lagmedlemmar rapporterar till samma person, men även om inte, måste du ha denna konversation.
Det här är frågor du vill fråga:
- Har du befogenhet att ta bort / ersätta personer på laget om de inte tränar?
- Tar detta projekt prioritet över andra projekt? Om inte, var ligger ditt projekt i hierarkin. Med andra ord kan du berätta för dina lagmedlemmar att de behöver sluta göra ett annat projekt för att möta en deadline?
- Om du har problem med lagmedlems prestation, kommer chefen med disciplinär kraft tillbaka dig, eller anses du vara lika med lagmedlemmar?
Om du har fastställt dina gränser innan projektet börjar, vet du hur långt du kan gå och vad du kan fråga om dina lagmedlemmar. En chef som säger, "Detta projekt är högsta prioritet", men kommer inte att rädda dig på det, är detsamma som chefen säger, "det här är inte högsta prioritet." Förstå och arbeta ut det i början, kan spara tid och stress.
Att ha kontroll över lagmedlemskap är idealiskt men inte ofta tillgängligt - även om du normalt har hyres- och eldkraft över lagmedlemmar. Varför? Eftersom de flesta företag sträcker sig tunna och saknar resurser för att flytta människor runt. Men att veta i förväg kan rädda huvudvärk och förhindra att du gör falska hot.
Prata med ditt team innan du gör uppdrag
När du har ett tvärorganisationslag är det enkelt att göra uppdrag. Jane från marknadsföring kommer att hantera marknadsföringsuppgifterna. Karen från finans kommer att hantera ekonomin. Men även när ansvarsområden är klara, prata med dina lagmedlemmar först.
Du kanske får reda på att både Karen och Jane bad om att vara på det här laget för att lära sig mer om andra delar av företaget, så när du tilldelar dem sina kompetensområden kan de bli frustrerade.
Denna konversation är avgörande för att ha ett bra lagförhållande. Även om du är ansvarig för det ultimata projektresultatet, kommer du inte att uppnå bra resultat utan gruppmedlemmar som är ombord. Be om deras inmatning, och be om deras oro. Se till att du tar hänsyn till allt och kan förklara dina beslut.
Dubbelkontroll med chefen
Om du, efter att ha pratat med dina medarbetare, bestämmer att det enda sättet att uppnå denna uppgift är att ge uppdrag att en eller flera personer kommer att hitta obehagliga, prata med din chef innan du gör uppdragen.
Varför? Du vill se till att du har den säkerhetskopiering du behöver och att du inte har försummat ett alternativ som gör uppdragen mer uppfyllande för lagmedlemmarna.
Ta åtminstone en eländig uppgift själv
För skojs skull, anta att uppgiften är att omorganisera kontoret. Alla vill gå till möbelaffären och testa stolar, men ingen vill rengöra väggarna före ommålning. Gissa vem som ska delta i väggrengöringslaget? Det är rätt. Du.
Varför, när alla vet att du valdes för att leda detta lag på grund av din fantastiska förståelse av ergonomiska principer? Eftersom det är ett elakt jobb och någon måste göra det och att någon är gruppledare.
Att ta på sig något svårt eller obehagligt skickar meddelandet att du är en del av laget och att du bryr dig om dina lagkamrater. Att tilldela de obehagliga uppgifterna skickar meddelandet att du tycker att du är bättre än dina lagkamrater. Du är inte.
Det betyder inte att du måste göra alla de elaka uppgifterna. Men se till att de är ganska delade ut bland lagmedlemmar. Det som är obehagligt varierar från lag till lag, men varje projekt har något som ingen vill göra. Ofta finns det många uppgifter som alla vill undvika. Se till att de är delade rättvist och du tar din del.
Ge snabb feedback
Kom ihåg att feedback är mer än att säga, "bra jobb" eller "dåligt jobb" det är "det var ett bra jobb eftersom ..." och "det visade sig inte så bra för att ..." Utan de eftersom fraser ingen lär . Och så länge du vill lämna ut feedback, se till att du accepterar feedback från dina lagmedlemmar.
Du är inte deras chef och de borde känna sig bekväma och ge dig sina två cent värda. (Självklart, även om du var deras chef, borde de fortfarande känna sig bekväma och ge dig sina två cent värda.)
Håll alla informerade
Som gruppledare rapporterar du framsteg till organisationens chefer och ledande ledare. Se till att du tar informationen från dessa möten tillbaka till ditt lag. Dessutom, låt din grupp veta vad du ska säga vid dessa möten.
Ge också alla kredit, särskilt när beröm är inblandad. Projektet går bra för att du är fantastisk? Nåväl, men säg det inte. Säg att projektet går bra för att laget är fantastiskt. Alla kommer att veta att du är en del av laget.
Men vad händer om projektet går hemskt? Delar du skulden? Ja, men bara privat. Du går individuellt till gruppmedlemmarna och arbetar för att hjälpa till att ändra deras riktning eller bidrag. Om det inte fungerar går du till din chef och tar upp problemen.
Om du har befogenhet att ta bort personer från laget, är det dags att göra det, men om du inte gör det kan du prata med den som gör det. Men vad du än gör, börja inte skvallra eller klaga på dina lagmedlemmar. Det kommer att förstöra sin moral och göra allt värre.
Kom ihåg att ett framgångsrikt ledat teamprojekt kan öka din karriär, öka ditt professionella rykte och göra ditt arbete synligt i din organisation för ytterligare plommonuppdrag. Så ge projektet ditt hela.