En BYOD-policy är ofta ett bra val för mindre företag
En egen enhet (BYOD) Policy är ett problem för nu och för framtiden. Före dagarna med smartphones och bärbara datorer var tanken att du skulle be en anställd att ta in egen utrustning för arbete löst. ("Vi skulle vilja ge dig jobbet som sekreterare, Miss Jones, men var snäll och ge din egen skrivmaskin till jobbet.")
Men idag har alla en iPhone i fickorna och en bärbar dator på skrivbordet, så många företagsledare tänker på varför de borde betala för en telefon eller laptop när anställda redan har dem? Därför finner du att du får med dig din egen enhet.
Om du funderar på att genomföra en BYOD-policy, tänk på för och nackdelar. Här är för-och nackdelar för att du ska överväga när du tänker på den bästa riktningen för ditt företag.
Fördelar med en BYOD-policy
Kostnad: Du kommer att upptäcka att kostnaden för att köpa telefoner och bärbara datorer för varje anställd är hög. Om du ber anställda att ta med sig, sparar du en bokstavlig förmögenhet. Du kan komma till en anställd som inte äger en smartphone, men de flesta gör redan.
En ny undersökning av undersökningen visar att 77 procent av amerikanska vuxna redan äger en smartphone, med 92 procent av 18-29-åringar som äger en.
Bekvämlighet: Medarbetarna kan hålla en telefon i sina fickor och behöver inte oroa sig för att ta hand om två enheter. Arbeta e-post, hemmet email, är alla tillsammans. Du vet att du alltid kan nå dina anställda eftersom de alltid har telefonen med dem.
Varje anställd gillar sin egen utrustning: Om John gillar iPhones och Jane gillar Androids, kan båda gärna använda sitt föredragna system. De behöver inte lära sig nya system. Ofta, om ditt företag betalar för att installera Microsoft Office eller Photoshop eller vilken programvara som den anställde behöver för att arbeta på en anställds personliga bärbara dator, är arbetstagaren gärna också med programvaran för personligt arbete.
Medarbetaren har ingen inlärningskurva för ny utrustning eftersom arbetstagaren redan förstår hur man använder egna elektroniska enheter. De kan hoppa in på dag ett för omedelbar produktivitet.
Uppdaterad teknik: Det är en stor kostnad för alla företag att uppdatera utrustning, men anställda är ofta mer motiverade att betala för att ersätta sin telefon eller laptop med den senaste tillgängliga enheten. Detta är en välsignelse för ditt företag, eftersom utrustningen uppdateras snabbare än vad företaget skulle betala för det.
En känsla av ägande: Om du förlorar din företags telefon är det ont, men företaget kommer att ge dig ett nytt. Om du förlorar din egen telefon, slutar världen. Därför är anställda mer benägna att hålla kontroll över sin utrustning eftersom det egentligen hör till dem. De förlorar inte bara en bit plast - de förlorar sina foton, deras minnen och vad som kan kännas som deras högra arm.
Nackdelar med en BYOD-policy
IT-support: Om varje anställd har en vanlig problem med datorn, surfplattan och telefonen är det lättare för IT-avdelningen att stödja och reparera enheterna. Om alla har sin egen, kan det bli komplicerat att hålla elektroniken fungerande. Om du behöver installera anpassad programvara, fungerar den på allas enheter? Vad händer om Jane inte är villig att uppdatera sin bärbara dator? Vad händer om John vill köra Linux medan alla andra kör Windows?
Säkerhet: Vilken typ av data genererar och använder din organisation? Det är lätt att göra regler om hur anställda ska använda företagets enheter, men det är inte så lätt att berätta för dina anställda att de inte kan låta sina 13-åriga skriva ett skolpapper på egen bärbar dator. Vad ska du göra för att se till att din företagsinformation hålls säker?
Vad händer när en anställd lämnar din anställning? Du vill ta bort konfidentiell information från någon anställd enhet när de lämnar företaget. Men du vill inte ta bort sin personliga information. Ingen är glad om du säger "Det måste torka alla dina foton och dokument från datorn för att se till att du inte tar någon konfidentiell information."
Du måste bestämma hur du skyddar din konfidentiella information innan en anställd går med på att använda sin utrustning för arbete. Se till att du tydligt anger från början vad du ska göra med sekretessbelagd information på enheten eller om du har problem när en anställd lämnar.
Vad händer med ett telefonnummer när en anställd lämnar? Om Jane är en säljare som använder sitt personliga telefonnummer för arbetsändamål när hon slutar och flyttar till din konkurrent, har alla sina kunder fortfarande sitt telefonnummer i sina register.
När de ringer, svarar hon, och Jane kommer att ha en mycket lättare tid att flytta dessa kunder till sitt nya företag. Även om Jane tecknade ett konkurrensavtal, om kunderna kommer till Jane, kan du inte lagligt stoppa dem. Så länge Jane inte förföljer kunderna är hon klar.
Slutsatser om BYOD-politik
Är en BYOD-policy rätt för ditt företag? En BYOD-policy kan fungera bra för ditt företag. Men gör inte beslutet baserat på bekvämligheten och kostnadsfaktorerna. Tänk på hur en BYOD-policy kommer att påverka ditt företag och tänka på vad dina anställda vill ha.
Titta på framtiden och fatta beslut om hur man hanterar enheterna när en anställd lämnar din organisation. En BYOD-policy kan hjälpa dig att ställa upp ditt företag för framgång, särskilt för små företag, men det finns vissa negativa faktorer du behöver identifiera och hantera.