Projektomfattningshantering är vad du gör för att se till att ditt projekt innehåller allt arbete som är relevant för att uppnå projektets mål (och inte något annat). Det handlar om att kontrollera vad som ingår i projektet och vad som inte är.
Denna artikel tittar på kunskapsområdet för projektomfattningshantering från en guide till Knowledge Management Knowledge Base (PMBOK® Guide) - Femte upplagan. Detta är inte det enda sättet att definiera projektstyrning, men det är en bra utgångspunkt och kommer att vara till stor hjälp för dig om du arbetar med din PMP®-certifiering.
Projektomfattningshanteringsprocesser
Projektomfattningshantering i PMBOK® Guide innehåller 6 processer. Projektens omfattningshanteringsprocesser är:
- Planera omfattningshantering
- Samla krav
- Definiera omfattning
- Skapa arbetsuppdelningsstruktur
- Validera omfattningen
- Kontrollomfattning.
Låt oss titta på var och en av dem.
Planera hanteringsprocessen
Poängen med att göra detta är att ge dig en omfattningshanteringsplan i slutet av den. Det beskriver hur du ska definiera, hantera, validera och kontrollera ditt projekts omfattning. Att lägga upp arbetet i fronten för att definiera detta ger dig något att hänvisa till senare. Det kan hända att du kan använda ett annat projekts räckviddsplan eftersom utgångsledningsprocesserna inte varierar vildt mellan projekt när ditt företag har avgjort en arbetssätt som lyckas för dem.
Resultatet av denna process är omfattningsplanen. Det här är en del av din projekthanteringsplan och inkluderar:
- Hur du kommer att förbereda en detaljerad räckvidd uttalande
- Hur du kommer att skapa din arbetsfördelningsstruktur (WBS) från räckvidden
- Hur ska du behålla och godkänna WBS
- Hur får du formell acceptans för projektets leveranser
- Så här hanterar du ändringar i räckvidd.
Dokumentet behöver inte vara otroligt detaljerat eller mycket formellt: det måste helt enkelt vara lämpligt.
Samla Krav Process
I den här processen ska du utarbeta vad dina intressenter vill ha från projektet. När du har redogjort för din stora idé måste du dokumentera kraven och hantera dina intressenters förväntningar. Detta är viktigt eftersom det ofta inte är realistiskt eller uppnåbart med tanke på andra projektbegränsningar, till exempel kostnad.
Utgången från ditt krav på insamlingsarbete är en dokumenterad uppsättning krav. Detta bör vara så omfattande som möjligt och kommer normalt att innehålla flera kategorier av krav som:
- Funktionella och icke-funktionella krav
- Innehavare krav såsom rapporteringskrav
- Stöd och utbildningskrav
- Företagskrav
- Projektkrav som servicenivå eller kvalitet
Du ska också dokumentera beroenden, antaganden och begränsningar som specifikt relaterar till krav.
Definiera Scope Process
Här följer du dina krav och gör dem till en detaljerad beskrivning av den produkt eller tjänst som ditt projekt ska skapa. Du kommer att sluta med ett projektomfattande uttalande som du kan referera till under projektet. Det kommer att innehålla en lista över vad som är i omfattning och vad som är utom räckhåll. Det är viktigt eftersom ofta människor inte kommer ihåg vad som specifikt utesluts och kommer tillbaka och ber dig att göra arbete på dessa områden. Eventuella ingrepp måste gå igenom förändringskontroll.
Skapa arbetsuppdelningsstrukturprocess
Denna process gör att du kan göra din lista över krav till en strukturerad vision av vad du behöver göra. Huvudarbetet här är att bryta ner stora uppgifter i mindre, hanterbara bitar.
Resultatet av denna process är en WBS. Personligen använder jag inte en WBS på mina projekt, men det kan vara ett mycket användbart verktyg. Om du inte tänker visuellt kan du uppnå samma resultat genom att skapa en lista.
Validera omfattningsprocessen
Validate Scope-processen är inte, som du kanske tror, att få affärsintressenter att logga ut din WBS. Det handlar om att se till att du har en process på plats för att få avkall på dina leveranser när tiden kommer.
Det är värt att sätta denna struktur på plats så att du inte har några frågor om vem som ska godkänna en leveransbar eller vilka kriterier de ska använda för att säga att det är komplett. När processen är klar har du godkänt leveranser, godkända av den som behöver godkänna dem.
Kontrollomfångsprocess
Kontrollomfångsprocessen är den sista i kunskapsområdet för projektomfattningsstyrning. Det gäller att se till att det finns effektiv ändringskontroll om omfattningen behöver ändras. Det täcker också att spåra ditt projekt med en "scope" hatt på att kontrollera att det kommer att leverera vad du tror det kommer att göra.
Dessa 6 processer utgör projektledningens kunskapsbaserade kunskaper i PMBOK® Guide -Fth Edition .