9 regler för att skriva ett e-postmeddelande som är lätt att svara på
Många av oss lärde sig inte skriva e-post i skolan, men det är en ovärderlig skicklighet på arbetsplatsen att veta hur man skriver ett mail. Detta gäller särskilt för dem som arbetar med (eller söker) telekommunikationsjobb. Bredvid god telefon etikett finns det förmodligen ingen kompetens som är viktig för att få - och hålla - ett arbete i hemmet.
Ett välskriven mail gör det enkelt för mottagaren att förstå och agera på sitt meddelande. I jobbsökningen kan e-post före eller till och med ersätta första intrycket ansikte mot ansikte, så korrekt interpunktion och ett sammanhängande meddelande är nyckeln. Och på jobbet orsakar oklara e-postmeddelanden förvirring och förseningar. Följ dessa tips för att skriva effektiva e-postmeddelanden till kollegor, kunder, potentiella kunder, anställa chefer och till och med vänner och familj.
Tänk först på meddelandet och mottagaren
Ett email ska börja i ditt sinne, inte med fingrarna på tangentbordet. För att kunna skriva e-post effektivt först överväg varför skriver du. Vilken typ av svar vill du ha? Vilket meddelande vill du ge? Om du begär information, ansöker om ett jobb eller frågar om öppningar, se till att din begäran om åtgärd av mottagaren är klar.
Tänk sedan på mottagarens synvinkel. Vilken information behöver han eller hon vidta åtgärder eller förstå ditt meddelande? Ge nödvändig (men inte överdriven) bakgrundsinformation. Tänk också på lämplig etikett för den här mottagaren. Emoticons och förkortningar, som OMG eller LOL, är inte lämpliga för jobbsökningar och de flesta företagsadresser.
Skriv en beskrivande Email Subject Line
När du skriver ett e-postmeddelande, skriv inte något vagt i ämnesraden som "hej" eller "jobb-hem-jobb" eller lämna det tomt. E-post med denna typ av ämnesrad har en bra chans att sluta i mottagarens skräppost eller helt enkelt ignoreras. Om du söker ett jobb anger du namnet på positionen i ämnesraden. Om e-postmeddelandet är till en kollega, gör din ämnesrad en kort fras som sammanfattar syftet med meddelandet. En annan fördel med att skriva en beskrivande ämnesrad är att det blir enklare för dig att hitta i din inkorg om du behöver söka efter det senare. Något med en e-postrad som "Fråga" kommer dock inte vara till hjälp.
Häls mottagaren korrekt
Om du känner till namnet på din mottagare men inte personligen känner honom eller henne, hälsar du med en titel, t.ex. Kära fru Brunelli. (Använd "Ms" för kvinnor när du är osäker på om "Mrs" eller "Miss" är lämpligt.) Om du är osäker på kön, använd bara för- och efternamn, dvs Kära Chris Smith. Om du inte känner till personens namn, börja din e-post utan hälsning eller använd en enkel hälsning, t.ex. Hej, hälsningar, kära chef etc.
Om e-postmeddelandet är till en kollega eller någon annan du vet, använd det namn du skulle använda personligen eller på telefon.
Använd rätt grammatik och punktsättning
Det är mycket viktigt att använda korrekt grammatik i ett mail. Medvetet eller undermedvetet straffar läsare avsändare för grammatiska fel.
- Inlämningsavsättningar - När du skriver ett e-postmeddelande, spara inte perioderna. Den lilla pausen ger läsare tid att ta in orden "meningar. Korta meningar tillåter mer av dessa små pauser. Bryta upp långa meningar även när de inte är tekniskt körda meningar.
- Komma - För få eller många kommatecken kan vara förvirrande. Lär dig att använda kommatecken på rätt sätt.
- Ämne-Verb-avtal - Saker med denna typ av fel är röda flaggor för arbetsgivare som söker kandidater med goda kommunikationsförmåga. Granska regler för ämnesordsavtal.
Kontrollera Stavning och Kapitalisering
Använd en stavningskontroll, men lita inte på den. En stavningskontroll kommer inte att få "de" för "den" eller "där" för "deras" och den här typen av fel indikerar slarv. Använd inte textförkortningar som "u" för "du" eller "tho" för "though".
Använd korrekt bokstäver. De flesta vet att kapitalisera början på meningen och ordböckerna, men många misslyckas med att göra det i e-postmeddelanden. Visa att du inte har något emot att ta den extra bråkdelen av en sekund för att slå på skiftnyckeln. Å andra sidan kan för många stora bokstäver distrahera läsaren. Undvik att skriva fraser i alla kepsar (som många tolkar som motsvarande att skrika personligen) samt att kapitalisera, för att betona, den första bokstaven av ord som inte är i början av en mening eller ordförandeskap.
Använd enkel formatering i e-post
Kom ihåg att e-postprogrammen alla visas annorlunda. Det som ser perfekt ut på din skärm kan springa ihop på någon annans. Undvik därför att klistra in ett mycket formaterat ordbehandlingsdokument, som ett CV eller ett brev, i ett mail. Använd dokument som skrivs i vanligt textformat.
Gör punkter korta. Precis som perioder ger punktbrott läsarens öga en vila. Någon som läser e-post på en mobiltelefon kommer att dra nytta av korta stycken. Men var försiktig med att fortfarande följa grundläggande regler om punkter.
Var noggrann
Meandering e-post som begraver poängen läggs in och så småningom bortglömd. Eller värre kan de missförstås. Gör ditt syfte tydligt, med hjälp av kortfattat språk.
- Eliminera Wordiness - Skriv med aktiva verb. "Jack skickade mig formulären" använder ett aktivt verb. "Blanketterna skickades till mig av Jack" är passiv. Den passiva formuläret använder bara några fler ord, men det lägger till. Mer än det kräver läsare att omorganisera idéerna i huvudet.
- Håll dig till punkten - motstå frestelsen att lägga till utomjordisk information eller idéer. Spara dessa för ett annat e-postmeddelande.
- Använd Bullet Points - Dessa låter din läsare använda visuella ledtrådar för att ta in vad som är viktigt. Men om du är osäker på hur kulor ska visas, använd asterisker eller bindestreck för att skapa kulor.
Skriv e-post på lämpligt sätt
Om din e-post standardinställningar är standard, kontrollera att det är lämpligt för det specifika e-postmeddelandet du skickar. Signaturer med politiska uttalanden eller namn och ålder av dina barn är bra för personlig e-post, men för arbete använder du en mindre personlig signatur. Beroende på ditt jobb och din arbetsgivare kan du fortfarande anpassa din e-post signatur med ett citat. Välj något som inte är kontroversiellt. Om du frågar om ett jobb, använd din signatur för att ge lämplig kontaktinformation utan några citat eller extra personalisering.
Återläs / Rethink innan du träffar Skicka
Kolla efter stavnings- och skiljeväggar innan du träffar skicka. Om du hittar ett fel i ett e-postmeddelande för en arbetsansökan, åtgärda det och läs sedan igen innan du slår sänd. Men läs också om innehållet. Om ditt mail är länge, tänk på sätt att göra det mer koncis. Och om ditt e-postmeddelande är kontroversiellt eller skrivet i ilska, tryck spara inte skicka. Kom tillbaka till det några timmar eller en dag senare och se om du fortfarande vill skicka den.
Det kan låta som mycket att göra innan du skickar ett mail, men om du skickar effektiva e-postmeddelanden och organiserar ditt mail mer effektivt, kommer du att hitta att du faktiskt har mer tid inte mindre.