Kontorscheferna tar ansvar för att hela kontoret eller kontorsbyggnaden fungerar smidigt. Detta kan innefatta uppgifter som att hantera och övervaka en eller flera administrativa assistenter. Kontorschefer behöver vanligtvis inte specialiserad utbildning, men de behöver gott om relevant erfarenhet och välutvecklade färdigheter i både administrativa och ledande roller.
Om du önskar denna typ av arbete kan du dramatiskt förbättra dina chanser att bli anställda genom att veta vilken av dina färdigheter och erfarenheter som ska belysas under ansöknings- och intervjuprocessen.
Hur man använder färdighetslistor
Titta över följande lista med eftertraktade färdigheter. Du kanske upptäcker att du har mer av dem än du trodde. Använd namnen på dina relevanta färdigheter som nyckelord i ditt CV och brevbrev, så den anställande handledaren kan tydligt se att du har vad de letar efter.
Läs jobbet noga, så du vet vilka färdigheter som viktigast för din potentiella arbetsgivare. Undersök företaget så att du förstår verksamheten och eventuell ytterligare, relevant erfarenhet eller kunskap du har att erbjuda.
När du förbereder dig för din intervju, kom upp med minst ett visst exempel på en tid som du demonstrerade alla färdigheter som du förväntar dig att diskutera. Förvänta dig inte att den potentiella arbetsgivaren tar ditt ord ensam om din erfarenhet.
Viktiga Office Manager Färdigheter
Inte alla kontorchefspositioner kräver exakt samma kompetensuppsättning. Mycket beror på hur många kontorsassistenter du måste övervaka, hur många personer använder kontoret du ska hantera, och vilka typer av programvara och andra system som din arbetsgivare använder.
Det finns vissa färdigheter som praktiskt taget alla effektiva kontorschefer har och kan inte göra utan. Du kan också granska listor över färdigheter listade efter jobb och typer av skicklighet.
Administrativa färdigheter
Som kontorschef ansvarar du för att fylla i flera administrativa uppgifter. Dessa inkluderar att anställa och skjuta anställda, genomföra prestationsbedömningar, utbilda nya anställda och övervaka andra.
Godkännande av formella rekvisitioner, genomförande av allmänt affärsverksamhet och underhåll av pappersarbete och personaldokument kan komma att omfattas av din jurisdiktion.
Du måste också planera, ta hand om postbehandling, schemalägga och delta i möten. Du kan bli uppmanad att öva konfliktlösning, delegera arbete och vara en politik och beslutsfattare också.
Analytiska färdigheter
En del av ditt jobb kommer att vara att hitta sätt att göra ditt jobb bättre. Om du kan identifiera ineffektivitet i hur ditt kontor körs och tillhandahålla lösningar, kan du kanske spara arbetsgivaren mycket pengar och spara dina kollegor mycket försvårande.
En stor kontorschef kommer ständigt att fråga sig, om alla processer, praxis och rutiner, "är det meningsfullt? Är detta det bästa vi kan göra? "Här är en lista över analytiska färdigheter som du kan inkludera på ditt CV.
Uppmärksamhet på detaljer
Som kontorschef stannar bocken med dig. Du kommer att vara ansvarig för att ordna rätt kontorsmateriel i rätt tid, för att upprätthålla journaler korrekt och på ett organiserat sätt och för att hålla reda på behov och problem för alla andra på kontoret. Om du gör ditt jobb bra, verkar kontoret rinna sig. Om du får några detaljer fel kan andra inte kunna göra sina jobb fullt ut.
Kommunikationsfärdigheter
Som kontorsassistenter är du ofta en av de första besökarna som ser, och du kan ibland vara den enda som de ser om en av de professionella som jobbar på kontoret råkar vara ute. Du måste fungera som en effektiv receptionist samtidigt som du utför dina andra uppgifter.
Du kan också vara den primära kontaktpunkten bland olika personer som använder kontoret och eventuellt mellan ditt kontor och andra inom samma organisation. Du kan behöva träna konfliktlösning och delegera arbete. Allt detta bidrar till mycket kommunikation, både skriftligt och muntligt, som alla måste vara korrekta, effektiva, vänliga och professionella hela tiden.
Datorfärdigheter
Det är viktigt att kontorscheferna har ett brett spektrum av datorkunskaper. Särskilda detaljer kommer att bero på din arbetsgivare men brukar innehålla datainmatning, kalkylblad och allmänna IT-uppgifter.
Hantering av kontor kan innebära en enorm mängd ansvar. Kontorschefer arbetar i allmänhet på topp i en organisation, med sina händer i alla aspekter av företaget. Om denna centrala roll vädjar till dig, fortsätt att granska färdighetslistan för att se om det här kan vara en karriär för dig.
Finansiella ärenden
Dina ansvarsområden kan omfatta bokföring, fakturering, budgetering och bokföring. Du kan också vara skyldig att hantera lönedelar, småkassor och QuickBooks-poster. Kvartals- och halvårsrapporter kan också falla i ditt arbetssätt. Åtminstone, om ditt kontor hanterar pengar alls, är du i sista hand ansvarig för att säkerställa att det hanteras bra.
Ledarskapsförmåga
Som chef för vad som kan vara en stor grupp kontorassistenter måste du hålla alla motiverade och samordnade. Du måste göra samarbeten hända. Ditt jobb kommer att innehålla en standard för alla andras arbete och se till att dessa standarder är uppfyllda. Ledande innebär ofta att andra människor ska växa i sina karriärer och att hjälpa människor att starta och kommunicera bra med varandra.
Sociala färdigheter
Interpersonella färdigheter spelar en stor roll för att vara en kontorschef. Du kommer att behöva ha en positiv attityd, hälsa på besökare och delta i lagarbete.
Diverse styrkor
Kontorschefer tenderar att ha en varierad kompetensuppsättning som hjälper dem att effektivt göra sitt jobb. Detta inkluderar att vara uppmärksam på detaljer, generellt flexibel om vilka uppgifter du måste utföra och vara pålitlig. Kontorschefer måste också vara nätverkare, logiska tänkare, multi-taskers och problemlösare. Tidsstyrning och organisation bör vara andra natur för människor som tjänar i denna roll.