Använd svaret på en ytligt enkelt fråga för att se HR-beslutsfattande
Medarbetarens fråga verkar enkelt, rakt framåt och bör vara lätt att svara på. Höger? Inte om ditt jobb är i personal. Även den enklaste medarbetarfrågan ger upphov till otaliga röda flaggor för en arbetsgivares HR-team. Återigen går du den femkantiga vägen. Hur uppfyller du alla fem intressenter samtidigt som du behandlar den aktuella medarbetaren rättvist?
Vad är bäst för arbetsgivaren? Vad är bäst för arbetstagaren? Vad är lagligt eller krävs av en statlig myndighet? Vad ställer prejudikatet för framtida beslut om och rättvis behandling av anställda? Vilket beslut kommer att få dig att stämma överens med alla samtidiga kostnader och förvärring?
Du kan inte fatta beslut om inte beslutet uppfyller alla fem intressenter - till viss del. Är det verkligen konstigt att det ibland är den anställdes intressent som lider? Här är hur mänskliga resurser människor måste tänka och fatta beslut för att svara på en anställdesfråga. Låt oss använda modifieringen av denna företagsutställnings resepolicy som ett exempel.
Hur HR tycker, fattar beslut och svarfrågor
Frågan som lämnades av en läsare verkade tillräckligt enkel. En anställd, som reser på företagsbranschen till handelsshows och andra klienthändelser, ville förlänga sin tid i händelsen stad genom att använda semestertid. Inga problem.
Inget problem, det vill säga tills HR informerade honom om hur dagarna skulle debiteras mot sin betalade semestertid. Med medkänsla till både HR och medarbetaren är här hur en HR-person måste tänka och fatta beslut.
Arbetstagaren reste på söndag till en mässa. (Inget problem med denna resetid, företaget, enligt policy, som alla anställda förstår, betalar inte helgresetid för befriade anställda.) Arbetstagaren arbetade måndag till onsdag på mässan och ville börja semesterns användning efter händelsen .
Okej, sade HR-chefen, torsdag och fredag är semesterdagar. Nej, svarade arbetstagaren, på torsdag, skulle jag normalt åka tillbaka till företaget. Sedan den dagen skulle betalas som en del av min normala arbetsvecka är det inte rättvist att få mig att ta en semesterdag för att täcka torsdagen. Är du med mig?
HR-tänkande och beslutsfattande börjar att rulla
Okej, säger HR-chefen, vars första lutning är att ladda torsdagen som en semesterdag eftersom arbetstagaren faktiskt inte använder dagen för att resa tillbaka till företaget. HR-personen vill med rätta inte göra arbetstagaren avgörande beslut från fall till fall, för anställda som deltar i sponsrade evenemang.
Kontrollera med ett par VD och en annan HR-person, båda besluten hade supportrar. Om arbetstagaren förväntades återvända från konferensen på onsdag och arbeta på torsdag, ska torsdagen vara en semesterdag.
Om torsdag normalt skulle vara en resedag, skulle det räknas som en arbetsdag, inte som en semesterdag. Under normala omständigheter skulle han resa tillbaka ändå och företaget borde inte straffa honom för att han förlängde sin vistelse med en semester.
Men han har valt att inte resa tillbaka, men istället för att gå på semester, sade dissentrarna. Det är inte företagets problem och vi betalar bara för restid om arbetstagaren använder veckodagen för att resa tillbaka. Eftersom vi inte betalar för någon restid på helgerna och det finns ingen sådan sak som en resedag, ska anställda endast betalas om de arbetar.
Plus, normalt skulle en anställd, om han inte hade tilldelats båtklyftning, förväntas resa tillbaka på onsdagen och rapportera till arbetet på torsdagen. Han kunde ordna sig för sent med sin chef om hans flyg var ett rött öga.
I det fallet borde ingen tvekan torsdag debiteras som en semesterdag. Men vad har tidigare varit i praktiken i företaget? Arbetar medarbetare att resa tillbaka onsdagen, om möjligt, eller är torsdagen den normala dagen för resan att återvända.
Enligt min erfarenhet vill de flesta anställda återvända hemma och arbeta så snart som möjligt. Så reser de hem på onsdag om något flyg är möjligt, istället för att spendera en natt som hänger i sig själva i en konstig stad med inget att göra.
Detta är också en privat mot offentlig sektorfrågeställning. Om du är en offentlig anställd, som ofta arbetar enligt de förhandlade villkoren för ett fackligt kontrakt, förväntar du dig sådana överväganden som betalning för varje minut du arbetar. Om inte i direkt ersättning förväntar sig en offentlig anställd komplikation för arbetade timmar och förväntar sig att bli betald för att resa i helgen också.
Detta tänkande är anathema till en privat sektor arbetsgivare som förväntar sig undantagna anställda att få jobbet gjort och möta målen. Att tänka som en timmes anställd kommer faktiskt att hindra din karriär och göra dig mindre värd som anställd. Här är några tidigare tankar om att kompensera anställda för resetiden.
Om arbetstagaren är en arbetstagare som är timme eller ej, måste arbetsgivarna ta hänsyn till betald restid, plus arbetade timmar på mässan. När en anställd är berättigad till övertid, gäller dessa regler även på vägen.
(Det här är en av mina teorier om varför engagerade medarbetare så sällan blir ombedda att resa för kundhändelser och träning. Regeringsbestämmelserna gör att deras närvaro kostar otillåtna - eller åtminstone - en smärta i ryggen för att ta hänsyn till och betala av arbetsgivare., så mycket som dessa regler kan hämma utnyttjandet av och karriärtillväxten av timmars anställda, mina sympatier är med arbetsgivarna.)
Läs mer om hur HR-personal måste tänka på frågor och det beslut som fattas.
Hatar du inte bara HR-jargong? Börja med ordet: incentivize.
Mer överväganden för HR-beslutet om Trade Show Policy
Nästa problem som HR behöver tänka på är i detta fall att många anställda reser ofta för mässa och andra företagshändelser. Ett beslut fattat i detta fall har vidsträckta konsekvenser för arbetsgivaren och beslut om andra anställdas begäran i framtiden.
Vill HR verkligen fatta besluten från fall till fall? Vid vilken tidpunkt slutar jobbet och semesteret? När mässan slutar klockan 4 på onsdagen?
När det sista planet går på medarbetarens hemstad onsdag kväll? Vad händer om det inte finns något plan på onsdag? Hur mycket dokumentation och forskning kommer HR att kräva i framtiden från andra anställda för att säkerställa att företagets tid för bokföringsbeslut är konsekvent och rättvist?
Vid något tillfälle måste HR bestämma att ett beslut för att tillåta den här medarbetaren att använda torsdagen som en semesterdag har för många konsekvenser för liknande förfrågningar i framtiden. Medarbetaren känner sig begripligt olycklig.
Men ingen i HR, som jag vet, vill tillbringa sin arbetstid som HR-avgiftspolisen. Arbetstagaren väljer att inte resa tillbaka på betald tid; han kan resa tillbaka om han vill betala, och sedan åka på semester. Något annat beslut öppnar sig alltför stort av en burk maskar.
En sista tanke på HR-personen innebär hur anställda har behandlats tidigare. Rider anställda i allmänhet på onsdagskväll eller torsdag? Om torsdagen förväntas de dyka upp på kontoret? Om onsdagskväll, hur mycket på torsdag har de förväntats fungera?
Om han, under normal affärsverksamhet, skulle komma tillbaka onsdagskväll, då ska torsdagen räknas som semester. Om han under normal affärsresa skulle resa på torsdagen, men förväntas också dyka upp på arbetsplatsen på torsdagen, ska torsdagen debiteras som en semesterdag.
Åh, det är första gången du någonsin stött på den här frågan? Bra. Du har möjlighet att ställa prejudikatet och fastställa ditt företags resepolicy och praxis.
Du får nog förmodligen lägga till ditt beslut i arbetstagarhandboken, så alla anställda känner till läget av landet för att styra beslutsfattandet i framtiden.
HR når en lösning
Vad sägs om detta för en lösning på den aktuella frågan? Hur har företaget hanterat anställdas resor till mässor och kundhändelser tidigare? Flytta anställda fly den natten och arbeta nästa dag eller ger företaget dem utrymme och låter dem flyga tillbaka dagen efter evenemanget och rapportera till jobbet den följande dagen?
Bestäm vad som styrde hanteringen av dessa metoder tidigare, enligt flera av dina chefer som ansvarar för de anställda som deltar i kundrelaterade händelser. Tidigare träning bestämmer användningen av en semesterdag - eller inte - för frånvaron på torsdagen.
Vad händer om du upptäcker - som sannolikt - att praxis har varit inkonsekvent över hela linjen och det finns ingen klar tidigare praxis? Jag skulle rita en linje i sanden. Berätta den nuvarande arbetstagaren, som inte hade några regler för att styra honom, att han kan använda en semesterdag för torsdag. Sedan:
- utveckla din policy,
- lägg till policyen i arbetstagarhandboken,
- utbilda anställda som reser om den reviderade politiken,
- låt chefer veta att ledningsbefogenhet inte längre kommer att vägleda arbetstagares resebeslut eftersom besluten inte har varit konsekventa och rättvisa, och
- använd den nya politiken för att göra konsekventa, rättvisa beslut i framtiden.
Resepolitikspråk för framtiden
I ett företag där anställda reser ofta för företag, och särskilt om arbetstagargruppen är stor, skulle det vara en mardröm för företaget att fatta beslut från fall till fall och företaget kunde aldrig vara rättvist över hela linjen. Dokumentationskrav för anställda ger en onödig börda.
Nitpicking med bra, medarbetande anställda under minuters spårning är förolämpande och avskräckande - för chefen, HR och medarbetaren. Och det besegrar ditt syfte att lita på anställda, behandla anställda som vuxna och förväntar sig anställda att fatta ansvarsfulla beslut inom angivna riktlinjer.
Så, beroende på ditt företags behov, här är den policy som jag rekommenderar som en del av din allmänna resepolicy. (Du har många extra beslut för en omfattande policy.)
Och åh, förresten, om du bara har ett par anställda som reser? Ignorera allt detta HR-tänkande och beslutsfattande. Duh! Chefer kan fatta beslut om tidsredovisning från fall till fall.
Resa till och från företag Sponsrade evenemang:
I (företagsnamn), anställda reser ofta för affärer. Anställda deltar i träning eller möten för professionella föreningar, besök leverantörer och konkurrenter, träffa kunder, delta på mässor och andra evenemang för kundinteraktion, för att bara nämna några exempel. Eftersom de här händelserna ofta hålls på önskvärda platser, frågar de anställda ofta att de använder PTO eller semestertid för att förlänga sin vistelse på evenemangets plats.
I dessa fall är bolaget ansvarig för kostnaden för arbetstagares resor, inklusive flygplan, hytter, flygbussar och nödvändiga transportmedel från den dag arbetstagaren reser till evenemanget tills arbetstagaren fullbordar företagets verksamhet vid evenemanget. Arbetstagaren måste redovisa varje ytterligare veckodag som tas bort från arbetet efter händelsen som betald semestertid, PTO-tid eller obetald ledighet med ledarskapstillstånd.
Alla anställda, eller resekamrater som uppkommer för resor, mat, logi, transport och så vidare, medan de tar ledig tid, måste betala av arbetstagaren. Den del av flygbiljetten som köps av bolaget för återbetalning av arbetstagaren efter närvaro vid evenemanget eller som svarat för körsträckan, som normalt betalas för arbetstagarens avkastning från bolaget, kan användas för arbetstagarens hemresa.
Företaget betalar inga extra kostnader. Arbetstagaren måste redovisa varje dag som tas bort efter det sponsrade evenemanget.
Ja, det här ett långt svar på arbetstagarens fråga om att använda semestertid för att förlänga hans företagsevenemangsresa. Men det är ett bra exempel på alla de faktorer som HR måste överväga i HR-tänkande och beslutsfattande. Det är inte kul för HR, men det är nödvändigt med HR-tänkande och beslutsfattande för att tillgodose behoven hos de fem intressenterna.
Läs mer om hur HR-personal måste tänka på problem.
Se tankar om HR-jargong.