När multitasking gör dig mindre produktiv, prova detta
Jag brukade älska multitasking.
Jag trodde att det skulle göra mig mer produktiv och få mig att se superhuman, göra lite av det här och lite av det hela samtidigt, men resultaten visade sig på annat sätt: Jag fick aldrig någonting gjort i slutet av dagen och blev ofta frustrerad.
Stanford University forskning visade mig också fel. Forbes bär en historia om en University of London studie som visar att inte bara multitasking gör dig mindre produktiv, det gör dig även dum!
Sedan gick jag in i GTD-metoden. Det låter fantastiskt och jag har kommit fram till en förenklad version av det för att hjälpa mig att vara mer produktiv och glad på jobbet.
Så här gör jag det.
1. Tänk på det
Först måste du ha ett mål.
Det kan vara allt från att skriva ett företagsavtal för att hålla en välgörenhetskampanj. Eller det kan vara en företags personalresa, som i mitt fall.
Jag visste exakt vad jag vill uppnå, så det var min destination. Det var inte nödvändigt att oroa sig för hur man kommer dit eftersom jag visste att jag skulle fylla i detaljerna senare.
2. Töm det
Precis som David Allen har sagt, är ditt sinne för att ha idéer, inte hålla dem.
Nu har du gjort den enklaste delen, låt oss gå vidare till nästa steg: få alla dina tankar ur ditt huvud.
Jag visste att de flesta av våra anställda skulle vilja besöka Japan, ta med sina familjer och vänner, se de vackra lönnlövarna på hösten, prova den berömda Sanuki udon etc., och jag visste att jag måste hitta en rimlig resebyrå för att hjälpa mig.
Du kan använda en penna eller anteckningsblock för att skriva ner idéerna, eller skriva dem på TextEdit, Anteckningar eller Google Dokument. Eller gör vad jag gjorde, använd en enkel anteckningswebben och mobilapp som Evernote.
Det fina med denna gratis app är att närhelst en tanke kommer till dig, kan du lägga till den direkt i dina anteckningar eftersom den är tillgänglig på alla dina enheter. På så sätt är du mindre sannolikt att missa en viktig detalj, som (på mitt projekt), om någon av personalen var vegetarian eller hade allergier.
3. Bryt det
Därefter lägger du dina idéer där de hör hemma i lämpliga kategorier och bryter dem till handlingar.
Flytta dig från anteckningsuppgifter till något som hjälper dig att göra det här. Verktygshanteringsverktyg, särskilt de med obegränsat antal och nivåer av uppgifter som Quire, kommer att vara till nytta nu.
I mina anteckningar, som var både röriga och fula, gjorde jag en lista över uppgifter som "Resväg" med dotterbolag (eller barn) uppgifter, inklusive "Vilka platser att besöka", "Vilka restauranger att äta på" och "Vilka butiker att handla vid "i ett projekt som jag kallade" Personal Trip 2015 ".
Medan du är på det, kan du lägga till detaljer som förfallodatum och taggar för dina uppgifter som "Urgent" eller "Senare". Detta hjälper bara att påminna dig vad som ska göras först. Du kan också ombeställa dem när som helst om deras prioritet ändras.
4. Gör det
Slutligen är det dags att komma ner till detaljerna.
Det här är förmodligen det mest tidskrävande steget, där du måste diskutera, få hjälp utomhus och slutföra varje uppgift innan du kommer fram till din destination - i mitt fall, Narita Airport, i ditt fall vid stängning av vilket projekt du arbetar med .
Till exempel, månader innan vi landade på Narita Airport, var vi tvungna att diskutera resplanen mellan oss själva. Jag hade brutit ner det här i steg 3 och då var jag tvungen att söka för att hitta de bästa resebyråerna, diskutera om vilka som ska arbeta med, kontakta byrån och så vidare.
Lyckligtvis kunde jag zooma in på en viss uppgift eller ett filter efter förfallodagen och tagga för att hålla mig fokuserad med hjälp av mina arbetshanteringsverktyg, så jag kände mig inte pressad eller överväldigad.
Så här är jag, avslutar det här inlägget med min TV-av, iTunes stängt och min mun käften, medan jag känner mig bra och stolt över mig själv. Du kan också vara.