Hur får anställda betalt när de spenderar pengar på företag?
Kostnadsersättning är en metod för att betala medarbetare tillbaka när de spenderar sina egna pengar medan de arbetar på företagstid. Dessa utgifter uppträder vanligen när en anställd reser i affärer.
Resekostnader kan inkludera logi, flyg, marktransport, tips till bellhops, måltider och andra tillfälliga utgifter som en anställd kan uppleva när han reser på jobbet. Övriga företagskostnader kan innehålla sådana saker som att ta kunder eller potentiella anställda till lunch eller middag, köpa nödvändiga böcker eller annat pedagogiskt material som arbetsgivaren täcker eller körkostnader.
De typer av utgifter som en organisation kommer att ersätta återfinns i företagets affärsresor, underhållning och allmänna ersättningsutgifter i anställningshandboken. I vissa fall omfattas kostnader som kemtvätt och gymmedlemskap på utökade resor. Medan kundunderhållning på affärsresor är en gemensam återbetalningsbar kostnad, ställer de flesta företag utgifter för mat och underhållning.
Hur anställda betalar för utgifter
Företagen lägger allt oftare anställda på låg nivå till medelstora företag som ofta reser med företagskreditkort. I stället för att betala utgifter med sina egna pengar, tar de anställda ut allt annat än tillbud och tips till företagets kreditkort.
Detta är ett praktiskt tillvägagångssätt för kostnadsavgift för arbetstagaren, eftersom kreditkortsräkningarna dokumenterar exakta utgifter utan att arbetstagaren måste spara kvitton och fylla i resekostnadsrapporter.
En annan metod för att betala anställda för resekostnader är med en per diem. Per diem är det förutbestämda dagliga bidraget betalat till anställda för utgifter som uppkommit vid resor för företag. Dessa kostnader kan vara för logi, måltider, tips, taxi och andra avgifter för marktransport.
Fyll ut kostnadsrapporten
I både fallet med företagets kreditkortsanvändning och betalkassa kommer anställda sannolikt att fylla i en kostnadsredovisningsrapport när de återvänder från resan. Med företagskortet måste de förklara mindre än tydliga avgifter som visas på kreditkortsräkningen (till exempel en sen nattmåltid). De kommer också att debitera företaget för de extra tillägg som de betalat för med sina egna pengar eller kreditkort.
När en anställd betalar pengar måste han eller hon lista och ibland motivera varje kostnad för vilken ersättning begärs. De flesta företag ställer in ett datum för vilka kostnadsredovisningsrapporter måste lämnas in och alla kostnader ses över genom redovisning liksom deklarationerna från kreditkortsföretaget. Eventuell obehörig utgift, eller de som inte omfattas av företagspolicy, är inte ersättningskrävande problem för arbetstagaren.
Ovanliga situationer
Låt oss säga att en försäljare tar ett husdjur med dem på en resa och tar ut ett hotelldjur avgift till företagets kreditkort och hävdar att hotellet inte skulle skilja av avgiften och de planerade att ersätta företaget.
Är det en missbruk av företagsmedel? Det verkar så. Oavsett om det är skriftligt eller inte, är det ganska tydligt att användningen av ett företags kreditkort endast ska användas för företagskostnader. I vissa fall kan personligt bruk av ett företag resultera i uppsägning. Men här är vad du behöver tänka på. Gick arbetstagaren till redovisning och förklara problemet att hotellet inte kunde skilja ut sällskapsdjurskostnaderna? Eller var arbetstagaren fångad av en noggrann granskning av hennes utgifter i redovisning?
En annan övervägning är att andra anställda tidigare har ersatts av företaget för liknande kostnader? I så fall är disciplinåtgärd inte i ordning. Men om företagspolicyen tydligt anger att en särskild kostnad inte är tillåten och arbetstagaren är fångad (inte direkt), ska HR ta någon form av allvarliga disciplinära åtgärder. Inte varje situation är tydlig. Ibland måste du fråga och göra lite grävning innan du vidtar åtgärder.