Hur, och varför, att spela in mötesprotokoll
Mötesminuter är den skriftliga eller registrerade dokumentationen som används för att informera deltagare och icke-deltagare om vad som diskuterades och vad som hände under ett möte. Mötet protokoll tas i allmänhet eller spelas in under mötet så att deltagarna har en redogörelse för vad som skedde under mötet.
Protokoll innefattar vanligtvis:
- namnen på deltagarna
- Dagordningspunkterna omfattas
- beslut av deltagarna
- uppföljningsåtgärder som deltagarna åtar sig
- förfallodagar för fullgörandet av åtagandena
- andra händelser eller diskussioner som är värda att dokumentera för framtida översyn eller historia
Möte protokoll som ett historiskt dokument
Som ett historiskt dokument är minuter användbara för att dokumentera de centrala idéerna eller diskussionspunkterna som ledde till ett beslut. Till exempel kan effektiva mötesminuter ange de fem alternativ som laget diskuterade och den viktigaste anledningen till varför en valdes ut över de andra.
Mötesminuter för det typiska affärsmötet behöver inte spela in alla diskussioner. De behöver inte heller, och borde inte, ange vem som sa vad. De ska inte heller dokumentera vad varje deltagare säger i detalj. Naturligtvis är denna regel annorlunda för andra typer av möten som situationer där rättsliga åtgärder diskuteras, domstolsförhandlingar och så vidare. Dessa minuter kräver en exakt rekord av samtalet och uttalandena. Men, om inte HR diskuterar en rättegångskostnad, dokumenterar inte ditt typiska möte på arbetsplatsen varje iota.
När och hur man delar mötesprotokollen
Idealt sett sprids mötesminuterna till mötesdeltagarna elektroniskt i slutet av mötet. På så sätt har deltagarna omedelbart meddelande om sina åtaganden och tidsfrister och kan ta upp några frågor eller söka några klargöranden. Om detta inte är möjligt (t ex notatkonsulatorn vill kontrollera om det finns fel) ska notattagaren alltid sprida mötesminuten inom 24 timmar efter mötet.
Protokoll fungerar också som en påminnelse om de åtaganden som lagts till under mötet. De hjälper deltagarna att överföra sina mötesförpliktelser till sina kalendrar och deras dagliga arbetsuppgifter.
Också, du vill granska ditt föregående mötesminuter i början av nästa möte så att folk kan kontrollera dem för korrekthet och nästa steg.
Hur hanterar organisationerna mötesminuter?
Kritisk till ett mötes framgång, antecknaren eller inspelaren, dokumenterar mötet för deltagarna, har en inspelad historia och för anställda som inte kunde delta i mötet. Utan fullmötet minskar mötets möjligheter till framgång för att människor, i balans, inte kan absorbera och sedan komma ihåg en mängd information på en gång.
Den anställde som tar mötesminuten är vanligtvis medlem i laget och tar anteckningarna medan de deltar i mötet. Vid möten som har juridiska eller statsrelaterade förfaranden eller vid bolagsstämmans sammanträden, tar en icke-deltagande person det officiella protokollet och registrerar ofta förfarandet.
Den anställde som registrerar protokollet måste ha ett öra för detaljer för att spela in korrekt och förmågan att hålla sig fokuserad. Arbetstagaren måste också multitaska effektivt för att delta i mötet medan protokollet registreras.
I vissa möten tar samma medarbetare protokollet vid varje möte. Eller passerar minuters uppdragsgivare från anställd till anställd. Noterens roll bygger upp ledarskap, kommunikation och effektiv mötesledarförmåga och kan vara ett eftertrakat jobb.
Krav på ett mötesprotokoll Anmäl Taker?
Kraven för noteringstagaren inkluderar förmågan att:
- Registrera noggrant de beslut, åtaganden och viktiga diskussionspunkter som fattas vid ett möte
- Spela in de åtgärdsposter som möter medlemmarna åtagit sig att göra tillsammans med det förfallodatum som medlemmarna åtagit sig. (Åtgärdsposter har ett namn bifogat, men den allmänna diskussionen anger inte vem som sa vad på informella arbetsplatsmöten.)
- Granska de stora besluten och uppdragen eller frivilliga åtaganden och åtgärdsposter vid slutet av mötet så att deltagarna kan komma överens om åtaganden innan de lämnar mötet
- Var en lagspelare och vara flexibel eftersom deltagarna kan lägga till eller korrigera något som de inte håller med i protokollet.
- Arbeta med fördel att distribuera kopior av mötesminuten inom 24 timmar efter mötet, vilket har varit standardanmälan av mötesinstruktörer i årtionden. Eftersom de flesta inspelare fångar protokollet på en elektronisk apparat, t.ex. en bärbar dator eller iPad, bör notistagaren distribuera mötesnoterna efter en snabb översyn av stavning, grammatik och klarhet.