Nästan alla är ombedda att skriva ett referensbrev någon gång under sin karriär. Oavsett om det gäller en anställd, en vän eller någon du har arbetat med är det viktigt att vara beredd att skriva ett effektivt rekommendationsbrev. Det är lika viktigt att vara redo att säga "nej" om du inte är bekväm att rekommendera någon för anställning. Läs nedan för tips om hur du svarar på en rekommendationsförfrågan och hur du skriver ett starkt rekommendationsbrev.
När du inte har något positivt att säga
Det är faktiskt i människans bästa intresse att du avskyvärt avstår från att skriva ett referensbrev om du inte kan ge mer än en wishy-washy-godkännande.
En mindre än positiv referens kan orsaka så mycket skada som en negativ referens. Arbetsgivare är vanligtvis bra att läsa mellan linjerna och kommer att hämta upp vad du inte säger.
Om du avslår kan personen gå vidare till en annan referens som kanske kan ge en glödande rekommendation. En enkel väg ut är att du inte är bekant nog med sitt arbete eller bakgrund för att ge en referens. På så sätt kan du minimera eventuella skadliga känslor. Så här avvisar du en begäran om en referens.
Begär information
Om du är glad att bli frågad, men inte säker på vad du ska säga, fråga personen för en kopia av deras CV och en lista över prestationer. Detta ger dig riktlinjer att använda när du skriver ett brev.
Om du skriver ett rekommendationsbrev för en student som söker jobb eller praktik, kan du också begära en lista över deras relaterade kursarbeten.
Be om information om vad rekommendationen gäller. Om det gäller ett visst jobb, be om jobbannonsering. Om det gäller en skola, fråga om vilken typ av program de söker till. Detta kommer att hjälpa dig att fokusera ditt brev på färdigheter och kvaliteter relaterade till positionen eller skolan.
Också vara säker på att fråga personen som du ska skicka brevet till, och hur man skickar det. Vissa bokstäver måste skickas i papperskopia, och andra skickas via e-post, så det är viktigt att följa anvisningarna noggrant.
Börja med grunderna
Börja med att ange hur länge du har känt personen. Ange kortfattat detaljer om hur du känner personen (till exempel om personen arbetade för dig, om du är grannar om personen var din student etc.). Inkludera även relevanta datum - om han eller hon var anställd, inkludera anställningsdatum. Om han eller hon var student, ange när.
Inkludera detaljer
Fortsätt genom att beskriva personens kompetens och prestanda, och vad gör dem till en idealisk kandidat för en potentiell ny arbetsgivare. Inkludera två eller tre utmärkta attribut och försök att ge ett exempel på en tid som personen visade dessa attribut.
Försök att välja attribut som ansluter till den position han eller hon söker. Om möjligt, kolla jobbet i förväg eller fråga personen vilken typ av jobb han eller hon söker på. Titta på arbetsbeskrivningen (eller sök på nätet för jobbannonser för vilken typ av jobb personen söker). Leta efter kvaliteter som ingår i arbetsbeskrivningen som påminner dig om personen du skriver rekommendationen till. Sluta med att summera varför du rekommenderar denna person för anställning.
Erbjuda att följa upp
I slutet av brevet kan du också ge ett telefonnummer eller en e-postadress. På så sätt kan arbetsgivare följa upp om de har frågor eller vill ha mer information.
Här är en lista med information som ska ingå i en rekommendationsbrev och en rekommendationsmall för att använda för att starta ditt eget brev.
Var professionell
Var noga med att noggrant läsa och korrekturläsa ditt brev innan du skickar det, letar efter grammatik eller stavfel. Överväg att be en vän eller familjemedlem att redigera ditt brev till dig. Skriv ditt brev i korrekt företagsformat. Välj en tydlig, lättläst typ som Times New Roman eller Arial.
Följ instruktioner
Skicka ditt brev exakt som personen frågar dig. Om de inte berättar hur du skickar brevet (eller till vem du ska skicka brevet), fråga.