Alla blir sjuka ibland och måste sakna en dag eller två av arbetet. När du saknar arbete på grund av sjukdom, måste du låta din arbetsgivare veta så snart som möjligt.
När du saknar arbete eftersom du är sjuk måste du följa de förfaranden som anges av din chef eller beskrivs av personalavdelningen och din anställdas handbok. Vanligtvis kräver en arbetsgivare att du varnar din chef via brev, e-post eller telefonsamtal.
Även om det inte är nödvändigt, är det en bra idé att berätta för din chef om din frånvaro så snart som möjligt. Att skriva det här meddelandet (antingen via brev eller email) är ofta bäst. Läs nedan för råd om hur du meddelar din chef om din frånvaro, och läs exempel på sjukfrånvaro för ursäkta brev och e-postmeddelanden.
Förstå företagspolicyn och din chefens preferenser
Medan ditt företag kan ha sin egen policy avseende din sjukdag kan din chef ha en annan vy. Vanligtvis frågar företagen anställda om att varna sina chefer om en sjuk dag. För längre tid (mer än fyra dagar) på grund av sjukdom, kommer vissa företag också att behöva en läkarundersökning.
Din chef kan ha en preferens för huruvida du mailar eller ringer för att informera dem om att du tar en sjuk dag. Vissa chefer - och företag - föredrar också att en anteckning om din frånvaro skickas till ditt lag, och inte bara din direkta chef så att alla dina kollegor är medvetna om att du inte är tillgänglig.
Hur man meddelar din chef
Oavsett om det är obligatoriskt eller inte, är det en bra idé att uttrycka sin sjukfrånvaro skriftligen. På så sätt har du ett register över vad som skedde, och din chef kan enkelt dokumentera frånvaron.
Självfallet, om du måste missa arbete på grund av en plötslig sjukdom, bör du göra allt försök att meddela din handledare så snart som möjligt.
Ett snabbt telefonsamtal, text eller e-post för att låta dem veta att du inte kan vara på jobbet den dagen är en absolut prioritering, om möjligt. Använd vilken metod som helst som helst på ditt kontor (till exempel föredrar vissa arbetsgivare textmeddelanden, medan andra avskyr text).
När du återvänder till jobbet ska du då tillhandahålla ett formellt undantag för brev eller e-post, tillsammans med eventuell dokumentation (doktorand, ER-utvärdering etc.).
Vad ska inkluderas i brev eller e-post
När du skriver ett brev följer du affärsbrevsformatet. Ta med din kontaktinformation, datum och kontaktuppgifter för din arbetsgivare. Sedan börja innehållet i ditt brev med en lämplig hälsning.
Förklara därefter kort varför du skriver. Inkludera orsaken till din frånvaro, och nämna om du har någon dokumentation. Inkludera datum (er) för din frånvaro också. Håll dock denna del av ditt brev kortfattat. Du behöver inte gå in i alla detaljer om dina symtom. Var tydlig men kortfattad. Sluta sedan med en professionell stängning och din signatur.
När du skriver ett email, behåll ditt meddelande lika professionellt som alla företagskorrespondenser. Du kan dock lämna datum och kontaktuppgifter längst upp i meddelandet.
Inkludera samma innehåll, men under din signatur, inkludera din kontaktinformation.
Fyll i ämnesraden med ditt namn och din anledning att skriva. Exempelvis kan din ämnesrad helt enkelt vara "Förnamn Efternamn - Frånvaro".
Oavsett om du skriver ett mail eller ett brev, var noga med att korrekturläsa ditt meddelande. Ja, du är sjuk, men det här är fortfarande ett professionellt budskap. Du vill att ditt skrivande ska vara klart och polerat.
Exempel på sjukskrivningar
Här är några exempel på fraktsäkringsbrev som du kan använda som en guide när du behöver ge en skriftlig ursäkt för att du saknar arbete på grund av sjukdom. Använd dessa exempel som mallar för ditt eget brev. Kom dock ihåg att ändra brevet så att det först är dina specifika omständigheter.
Exempel # 1
Ditt Förnamn Efternamn
Titel
Organisation
Adress
Stad, Stat, PostnummerDatum
Arbetsgivarens förnamn Efternamn
Titel
Organisation
Adress
Stad, Stat, Postnummer
Kära fru Efternamn:
Vänligen acceptera detta brev som skriftlig anmälan om att jag inte kunde delta på måndagen den 2 augusti 20XX på grund av sjukdom. Jag var sjuk och kunde inte anmäla mig till jobbet på det datumet.
Vänligen meddela mig om jag kan lämna ytterligare information.
Vänliga hälsningar,
Din signatur
Ditt typade namn
Exempel # 2
Ditt Förnamn Efternamn
Titel
Organisation
Adress
Stad, Stat, PostnummerDatum
Arbetsgivarens förnamn Efternamn
Titel
Organisation
Adress
Stad, Stat, Postnummer
Kära Herr Efternamn,
Godkänn detta brev som dokumentation för min frånvaro från 2 mars till 6 mars, 20XX på grund av sjukdom. Jag har tagit med min läkares anteckning som beskriver hans rekommendation för sjukhusbehandling på grund av komplikationer från influensan. Jag har också bifogat instruktionerna för utskrivning av sjukhuset.
Om jag kan ge ytterligare information, vänligen meddela mig det. Tack för att du förstår.
Vänliga hälsningar,
Din signatur
Ditt typade namn
Exempel på sjukskötsel ursäkta e-post
Här är några exempel på fraktsäkringsmeddelanden som används som vägledning för när du saknar arbete på grund av sjukdom.
Exempel # 1
Ämne: Mary White Absence
Kära Herr Grå
Vänligen acceptera denna skriftliga anmälan om min frånvaro den 16 november 20XX. Jag kunde inte gå på jobbet på grund av sjukdom.
Om du behöver mer information, vänligen meddela mig det.
Vänliga hälsningar,
Mary White
[email protected]
123-456-7890
Exempel # 2
Ämne: Joe Brown-Frånvaro June X, 20XX
Kära Steve,
Jag skriver för att dokumentera min sjukfrånvaro i juni X, 20XX. Jag kunde inte rapportera till arbetet på grund av en akut attack av matförgiftning. Se bifogad rapport om min behandling vid Urgent Care.
Hälsningar,
Joe
[email protected]
555-555-5555
Advance Notice Absence ursäkt E-post
Ämne: Jane Doe - frånvarande från jobbet
Kära tillsynsnamn:
Jag har kommit ner med influensan och kommer inte att komma in tisdagen den 2 mars så jag kan vila och återhämta mig. Jag har bett Patricia att kolla på mina kunder för att se till att alla deras behov är uppfyllda och Tom kommer att förbereda rapporten för vårt möte fredag. Jag kommer att försöka kontrollera e-post om du behöver något brådskande.
Tack,
Jane