Vanligtvis är ett tryckt brev reserverat för det viktigaste av arbetsrelaterade eller andra professionella meddelanden: rekommendationsbrev, försäkringsbrev, uppsägningsbrev, juridisk korrespondens, företagskommunikation etc. Eftersom det är en så formell kommunikationsmetod, vill du ha det för att se till att du vet att du formaterar ett brev.
Korrekt formatering är särskilt viktigt om du skickar en kopia till mottagaren snarare än ett mail - brevet måste passa på sidan korrekt och se bra ut.
Följande provbrevformat innehåller den information som du behöver inkludera när du skriver ett brev tillsammans med råd om lämplig typsnitt, hälsning, avstånd, stängning och signatur för företagskorrespondens.
Exempel på brevformat
Kontaktinformation (Din kontaktinformation. Om du skriver på brevpapper som innehåller din kontaktinformation behöver du inte inkludera den i början av bokstaven.)
Ditt namn
Din adress
Din stad, stat, postnummer
Ditt telefonnummer
Din e-postadress
Datum
Kontaktinformation (den person eller företag du skriver till)
namn
Titel
Företag
Adress
Stad, Stat, Postnummer
Hälsning ( Hälsningsexempel)
Kära Herr / Ms. Efternamn: (Använd en formell hälsning, inte ett förnamn, om du inte känner personen mycket bra. Om du inte känner till personens kön kan du skriva ut sitt fullständiga namn. Till exempel kan du skriva "Kära Pat Crody" istället för "Kära herr Crody" eller "Kära fru Crody". Observera att personens namn alltid följs av ett kolon (:) i ett företagsbrev och inte ett komma. Om du inte känner till mottagarens namn är det fortfarande vanligt (och säkert) att använda den gammaldags "till vilken den kan vara orolig").
Letter of Body
Första stycket i ditt brev bör ge en introduktion till varför du skriver så att ditt syfte är uppenbart från början.
Sedan, i följande punkter, ge mer information och specifika uppgifter om din förfrågan eller informationen du tillhandahåller.
I sista stycket i ditt brev bör du upprepa anledningen till att du skriver och tackar läsaren för att granska din förfrågan.
Om det är lämpligt borde det också artigt fråga om ett skriftligt svar eller om möjligheten att ordna ett möte för att ytterligare diskutera din begäran.
Stängning
Med vänliga hälsningar, ( Slutspråk )
Signatur
Handskriven signatur (för en kopia av brev - använd blått eller svart bläck för att skriva under brevet)
Typad signatur
Om du skickar ett e-postbrev, här är vad du ska inkludera och hur du formaterar din signatur.
Tips för att formatera ditt brev
- När du skriver ett brev ska ditt brev vara enkelt och fokuserat, så att syftet med ditt brev är tydligt.
- Singelrummet ditt brev och lämna ett mellanslag mellan varje stycke. Vänster motivera ditt brev.
- Använd en vanlig typsnitt som Arial, Times New Roman, Courier New eller Verdana. Teckensnittstorleken ska vara 10 eller 12 poäng.
- Lämna en blank linje efter hälsning och före avslutningen.
- Företagsbokstäver ska alltid skrivas ut på blankt papper istället för på färgat papper eller personligt stillastående.
Kontrollera om du har formaterat fel och typsnitt
När du har skrivit ditt företagsbrev, korrekturläsa det (med stavningskontroll) på skärmen. Skriv sedan ut det och läs det igenom minst en gång, kontrollera eventuella fel eller skrivfel. (Det är ofta lättare att upptäcka fel på en hårddisk.)
Var också på utkik efter formateringsfel, till exempel två stycken som inte har mellanslag eller linjer som inte är inriktade felaktigt.
Innan du sätter ditt brev i ett kuvert, glöm inte att skriva under ditt typade namn med blått eller svart bläck.
Om du använder Microsoft Word eller ett annat ordbehandlingsprogram för att skriva ditt brev finns det mallar som kan hjälpa dig att formatera ditt brev korrekt. Här finns mer information om gratis Microsoft Word-brevmallar.
Mer bokstavsinformation
Att veta hur man skriver affärskort är en viktig färdighet, så här finns flera fler artiklar för dig:
Börja med grunderna om hur du skriver ett företagsbrev med ett generellt format och granska olika företagsbrevmallar. Dessutom kan du titta på dessa sysselsättningsrelaterade affärsbrev exempel. Granska mer information om formatering och kolla på ett annat exempel på hur du formaterar ett företagsbrev.
Om du gillar att lära dig genom att titta på exempel finns det många typer av företagsbokstäver att välja mellan, till exempel omslag, intervju tack brev, uppföljningsbokstäver, godkännande av arbetstillfällen och avslagsbrev, uppsägningsbrev och uppskattningsbrev.
Du hittar alla dessa och fler företags- och sysselsättningsrelaterade brevprover i denna översyn av brevprover.
Inte alla affärsbrev skrivs ut och skickas, så det är viktigt att granska dessa riktlinjer för professionell e-post och brevskrivning .