Vid många organisationer är receptionister ansiktet på företaget. Varje ny kund, arbetssökande, anställd eller tredje part kommer att passera eller incheckning med en receptionist, så arbetsgivare är angelägna om att hitta någon som kommer att vara ansvarig, vänlig och lugn.
Receptionistfärdigheter att fokusera på under en intervju
Receptionister måste ha starka organisatoriska och kommunikativa färdigheter, inklusive mjuka färdigheter som kundservice, multitasking och möjligheten att göra snabba domssamtal.
På grund av den ständigt ökande tekniska utvecklingen på arbetsplatsen måste receptionister också ha vissa tekniska färdigheter. Du borde ha erfarenhet av telefonsystem och kontorsmaskiner som skrivare, kopiatorer, skannrar och faxapparater (ja, fortfarande), förutom datorprogram som MS Office och branschspecifik programvara.
Receptionistintervjufrågor
Granska en lista med vanliga frågor till receptionister, med exempel på de bästa svaren.
1. Vad vet du om detta företag och våra tjänster?
Att vara bekant med din potentiella arbetsgivare visar respekt och intresse från din sida. Gör dina läxor före intervjun.
2. Vad motiverar dig att göra mottagnings- och administrativt arbete?
Detta är sannolikt en kulturell eller karaktärsinriktad fråga. Gör ditt svar taktfullt, men ärligt.
3. Vad gör du för att hålla dig i en snabb arbetsmiljö?
Din intervjuare vill vara säker på att du kan fortsätta. Hur du gör det är sannolikt irrelevant, men du borde ha ett tydligt och säkert svar redo.
Provsvar: Den första sak jag gör är att hålla mig lugn, eftersom en stressig, stressad attityd inte är till hjälp och inte heller är en bra titt framför någon personal eller klient. Jag försöker triage uppgifter, så att jag alltid arbetar med den viktigaste uppgiften först. Vanligtvis är det allt som involverar ett av företagets kunder. Jag håller också en löpande lista över allt jag behöver göra, så att jag inte försummar något viktigt ansvar.
4. Hur håller du ditt dagliga schema organiserat?
På samma sätt, hur du organiserar din dag är inte riktigt poängen, poängen är att visa att du är välorganiserad och kommer att fullfölja alla dina uppgifter på ett kompetent och aktuellt sätt.
Provsvar: Jag börjar varje dag genom att göra en lista över allt jag behöver göra. Jag kontrollerar min kalender för eventuella möten eller möten, så jag kan vara medveten om dem och få täckning vid receptionen vid behov. I mitt jobb är kommunikation viktig, så jag svarar ständigt på telefonen och kontrollerar min e-post för nya förfrågningar och uppdaterar sedan min lista med uppföljningsuppgifter i enlighet med detta.
5. Vilka meddelandesystem och kalenderprogram använder du?
Din intervjuare kanske vill veta om du är bekant med din framtida arbetsgivares system, men frågan kan också vara att bedöma din kunskap om ditt område. Om du är bekant med flera olika program och kan förklara dina preferenser intelligent, kommer du att visa en bred kompetens och en stark förståelse för ditt område. Du kan också bli frågad om andra tekniska aspekter av receptionistarbete, eller din datorläsning i allmänhet.
6. Vilken roll spelar en receptionist i kundens första intryck av en organisation?
Din intervjuare måste vara säker på att du förstår den position du ansöker om, men den här frågan kan också vara kulturell, som berör din arbetsfilosofi.
Provsvar: En receptionist kan göra ett stort intryck - positivt eller negativt - på kunder. Eftersom jag är en av de första kunderna som ser, kan en frustrerande eller dålig interaktion verkligen sura sin åsikt om företaget eller den övergripande erfarenheten som de hade. För mig liknar det när värden hälsar dig på en restaurang. Om de verkar häftiga eller agera otrevligt, kan det senare känna sig som att din mat inte smakar så gott. Därför är jag alltid säker på att hälsa folk med ett leende på mitt ansikte och se till att alla kunder känner att de har min fulla uppmärksamhet.
7. Hur mätt du till ditt senaste företag?
Fortsätt och prata om immateriella fördelar - om alla sa att du ljusnade hela kontorsatmosfären, säg det. Men om det är möjligt, kom också ut med siffror också. Har du sparat dina arbetsgivare pengar? Öka försäljning? Om så är fallet, hur mycket pengar var inblandat?
8. Berätta för mig om att du var tvungen att ta itu med en arg kund eller gäst, antingen på telefon eller personligen. Hur hanterade du situationen?
Detta är en av flera frågor som du kan bli ombedd att involvera hur du hanterar stressiga och svåra förhållanden. Du kan också bli frågad hur du svarade på kriminell eller oetisk aktivitet. Var ärlig. Överdriv inte och sälja inte dig själv kort.
Provsvar: Som doktors receptionist behandlade jag ofta frustrerade patienter i telefon. En gång var en kvinna så rasande, faktureringsavdelningen hade inte ringt henne tillbaka samma dag, att hon började skrika på mig i telefon. Det var obehagligt! Vad jag försöker göra i dessa situationer är att tänka på hur stressat personen måste känna sig för att uppträda på detta sätt. Efter en minut av hennes skrik sade jag, "Du måste vara väldigt frustrerad. Kan du berätta mer om vad som händer?" Det bidrog till att sakta ner konversationen och minska hennes volym.
Hon förklarade hela situationen, och jag beräknade henne att vår fakturering var bara ute för dagen och skulle vara i kontakt. Jag berättade också för henne att jag skulle lägga en anteckning på faktureringens skrivbord och be henne att ringa tillbaka kvinnan som sin första uppgift. Vid slutet av samtalet var hon mycket lugnare och ber om ursäkt för sina tidigare hårda ord.
9. Är du villig att arbeta övertid?
Om du inte är villig att arbeta övertid, säg det. Om du är villig att arbeta övertid men bara inom vissa gränser, säg det också. Ja, det finns företag där det inte går att arbeta övertid kommer att kosta dig jobbet, men ett åtagande som du inte kan hålla eller offra din välfärd eller din familj för ditt jobb är inte ett acceptabelt alternativ. Du behöver ett jobb som matchar din tillgänglighet.
Provsvar: Jag är bekväm att arbeta övertid ett par gånger i månaden, så länge jag har en dags uppsägning i förväg. Att ha en heads-up gör det lättare för mig att omorganisera mina planer. I en nypa kan jag med stor sannolikhet göra samma dag övertid, men jag skulle helst föredra att få en dags meddelande.
10. Har du jobbat som receptionist tidigare?
11. Hur många anställda arbetade på ditt senaste kontor?
Provsvar: I mitt senaste kontor var det fem anställda. Det är tillräckligt för att vi började känna sig som en familj. Du vet, alla visste att Martha i faktureringsavdelningen behövde två koppar kaffe innan du kunde fråga komplicerade frågor. Innan det var mitt kontor dock ganska stort - 60 anställda. Jag kände mig bekväm i båda miljöerna, även om den första månaden i det stora kontoret var lite utmanande eftersom jag var tvungen att ta reda på vem som gjorde vad och var att ringa direkt med många alternativ.
12. Hur många personer i genomsnitt har du interagerat med dagligen vid ditt senaste jobb?
13. Beskriv dina tidigare uppgifter som administrativ assistent, sekreterare eller receptionist.
Provsvar : Som receptionist vid ABC Financials var jag den första personen för kunder. Jag svarade på den allmänna telefonlinjen och svarade på telefonerna för företagets fem VP-adresser. Jag var också ansvarig för att ta emot paket och distribuera mail, hälsning och eskortera kunder och säljare till mötesrum och hålla sig till företagets generella informationens e-postadress. Jag hade också ett stort administrativt ansvar: Jag lyckades med de här VP-kalendern, ordnade sin affärsresa och hjälpte till att skapa och förädla PowerPoint-presentationer och andra material för att distribuera vid evenemang.
14. Har du behövt hantera känsliga eller konfidentiella uppgifter tidigare? Var du bekväm att hantera dessa uppgifter?
15. Hur prioriterar du samtal, kunder, leveranser och andra problem som måste åtgärdas omedelbart?
Provsvar: Multitasking är viktigt när kontoret är upptaget. När det inte är oförskämt försöker jag utföra några uppgifter samtidigt. Till exempel kan jag enkelt svara på ett telefonsamtal medan du loggar in för ett paket från leveranspersonen. När multitasking inte är möjligt lägger jag mitt fokus på kunder och kunder som nummer ett prioritet. Om det är nödvändigt frågar jag om de kan ge mig en minut att göra en annan uppgift först - och om sakerna är mycket upptagna försöker jag ringa in en medarbetare för att ge mig täckning.
16. Hur håller du ditt dagliga schema organiserat?
17. Berätta om en tid som du var tvungen att multitaska på jobbet.
18. Hur stark är dina datorkunskaper?
Provsvar: Jag har mycket starka datorkunskaper. Förutom att jag är bekant med Microsoft Office, brukade jag också uppdatera företagets hemsida i min senaste roll, så jag är bekväm med att använda Wordpress också. När jag börjar använda ett nytt program eller en ansökan finner jag oftast att de flesta av mina frågor kan besvaras med en online-sökning, även om jag uppskattar att få en handledning från en medarbetare också.
19. Vilka bidrag har du gjort genom ökade intäkter, minskade kostnader och sparade tid?
20. Vad är din typhastighet och vad är din genomsnittliga felnivå?
21. Berätta om din kundtjänstupplevelse.
Provsvar: Jag har jobbat i kundtjänst sedan jag var tonåring. Mitt första jobb var i en bokhandel, där jag hjälpte kunderna att hitta böcker och ibland täckte kassan. Under högskolan hade jag också ett deltidsanställd jobb, den här gången, säljer kläder. Därefter handlade jag naturligtvis som receptionist på ABC Company, även om jag i denna roll inte direkt gjorde någon försäljning. Jag känner mig väldigt bekväm med att interagera med kunder och lösa sina problem, oavsett om det är att hitta den bok de letar efter eller ändra sin mötetid med en verkställande.
22. Vilken typ av säkerhetsprotokoll följde du vid ditt senaste jobb?
23. Vad var förfarandet för att acceptera leveranser? Personliga paket?
24. Berätta om en tid där du var pressad att dela konfidentiell eller privat information.
25. Berätta för mig om en tid som du gick utöver ett tidigare jobb.
Hur man gör den bästa bilden
En receptionistposition kan betraktas som inträdesnivå, men det kan också vara det första steget upp på företagsstegen. En potentiell arbetsgivare kommer att dras till en självsäker försiktig person. Ofta blir du den första personen som kunder eller patienter kommer att träffas när de går in på kontoret för första gången.
Var säker på att ditt första intryck är det bästa det kan vara. Så här förbereder du dig för en intervju. Tillsammans med en standout CV, ta dig tid att klä på den när du intervjuar. Om du får jobbet ska du vara den främsta personen och det är viktigt att visa arbetsgivaren din professionella bild.
Om du inte är säker på vad du ska ha på din intervju, kolla in de här tipsen om hur du klär dig på en intervju. Om både ditt CV och din professionella klädsel är på väg och du är beredd att svara på troliga frågor kommer du att lyckas med att få den position du intervjuar för.