Företag

Professionella riktlinjer för brev och e-post

Vad är det bästa sättet att skriva ett professionellt brev - med ett brev eller ett mail? En är verkligen inte bättre än den andra. I vissa fall är det meningsfullt att kommunicera via e-post och ibland kan du behöva skicka ett traditionellt skrivet, skrivet och undertecknat brev. Oavsett vad du väljer är det viktigt att följa de bästa professionella brev- och e-postskrivnings- och formatriktlinjerna.

Den typ av meddelande du väljer beror på vem du kommunicerar med och syftet med din korrespondens. E-post är snabbare och enklare, men vissa e-postmeddelanden öppnas aldrig och, beroende på vem du skriver till och varför du skriver, kan du bli skyldig att skicka ett skrivet och skrivet brev eller till och med ladda upp det online.

Professionella riktlinjer för brev och e-post

Alla välskrivna brev innehåller flera avsnitt. Den information du innehåller i varje avsnitt och det övergripande formatet beror på om du skickar ett skrivet brev eller ett e-postmeddelande.

Följande är en riktlinje för att skriva bokstäver och e-postmeddelanden, inklusive hur man skriver, formaterar och korrekturläser dina bokstäver, med exempel på olika typer av företagsbokstäver.

Vad ska inkluderas i ett brev eller e-post

Det är viktigt att du känner till de olika delarna av ett brev och vad som ska listas i var och en. Du behöver också veta hur man adresserar och undertecknar både typad och e-postkommunikation.

Delar av en bokstav

  • Kontakt information
  • Hälsning (hälsning)
  • Letter of Body
  • Stängning
  • Signatur

Kontakt information

Det sätt på vilket du tar med din kontaktinformation kommer att vara annorlunda baserat på hur du skickar ditt brev. I ett e-postmeddelande kommer din kontaktinformation att vara i slutet av meddelandet, medan du i ett skriftligt brev står högst upp på sidan. Här är vad som ska inkluderas i din kontaktinformation, plus prov för både bokstäver och e-postmeddelanden.

Hälsning

Hälsningen är hälsningsavsnittet i ditt brev med något som "Kära herr Peterson" eller "Till vem det kan vara." Här är en lista med exempel på brevhälsningar som fungerar bra för professionell korrespondens.

Letter of Body

Kroppen i ditt brev kommer att innehålla flera stycken. Första stycket ska innehålla en introduktion och en kort förklaring av din anledning till att skriva. Andra stycket (och några följande punkter) borde förklara dina skäl för att skriva vidare. Det sista stycket ska antingen begära åtgärd från läsaren, om du begär något, eller ange hur du ska följa upp. Var noga med att göra syftet med ditt brev tydligt. Läsaren behöver veta vad du ber om och hur de kan hjälpa dig.

Eller, om du erbjuder tjänster eller hjälp, se till att det är klart vad du kan ge.

Stängning

Ett brev är stängt med en term som "Vänliga hälsningar" eller "Med vänliga hälsningar" följt av ett kommatecken, då din signatur om du skickar ett skrivet brev. Om du skickar ett e-postmeddelande, skriv bara ditt namn efter stängningen. Här är en lista över exemplar som stänger bokstäver som är lämpliga för företags- och sysselsättningsrelaterad korrespondens.

Signatur

Den slutliga handen till ditt brev är din signatur, som i ett e-postmeddelande kommer att innehålla din kontaktinformation. Så här skriver du ett brev och hur du konfigurerar och signerar e-post.

Hur man adresserar ett brev

Det är viktigt att ta itu med den person du skriver till formellt, såvida du inte känner dem väldigt bra. Så här adresserar du ett brev, inklusive generisk information som du kan använda om du inte har någon kontaktperson hos företaget.

Formatera din korrespondens

Nu när du har all information som du behöver inkludera i ditt meddelande, granska det standardformat som ska användas för bokstäver och e-postmeddelanden:

  • Brevformat
  • E-postmeddelandeformat

Brevskrivningsriktlinjer

Nästa steg är att polera upp ditt brev. Det ska finnas gott om plats mellan stycken och toppen och botten på sidan. Du vill också välja en läsbar, professionell stil och storlek på teckensnitt. Vad du säger beror på anledningen till att du skriver, så var noga med att skräddarsy ditt brev så att det passar din personliga och professionella situation. Här är stegvisa guider för att skriva en mängd olika typer av bokstäver, inklusive sidmarginaler, teckensnitt, mellanslag och detaljer om vad som ska inkluderas, tillsammans med exempel på varje:

  • Hur man skriver ett företagsbrev
  • Hur man skriver en omslagstavla
  • Så här skriver du en ansökningsbrev
  • Hur man skriver ett referensbrev
  • Hur man skriver ett uppsägningsbrev
  • Hur man skriver ett tackbrev
  • LinkedIn Meddelande och Inbjudan Guidelines
  • Professionella meddelanden om riktlinjer för e-post

Exempel och Mallar

Att använda en mall är ett bra sätt att starta ditt eget brev eller e-postmeddelande eftersom du börjar med det grundläggande formatet på plats. Fyll i din information i lämplig del av brevet.

Titta på exempel är också bra för att du får idéer för vad du ska säga i din egen korrespondens.

  • Brevprover: Granska dessa skriftliga brevprover, inklusive företagsbokstäver, försäkringsbrev, intervju tack brev, uppföljningsbokstäver, godkännande av anställningar och avslagsbrev, uppsägningsbrev, uppskattningsbrev, företagsbokstäver och fler brevprover och mallar.
  • Exempel på e-postmeddelanden : Dessa e-postexemplar inkluderar exempel på sysselsättning, jobbsökning och företagsemail, plus e-postmallar, formaterade meddelandeexempel och ämnesrad, plus hälsningar och signaturexempel.

    Proofread och stavningskontroll

    Slutligen, innan du skriver ut eller laddar upp ditt brev eller skickar ditt e-postmeddelande, stavningskontroll, grammatikkontroll och korrekturläsning. Ett tips för att se till att det inte finns några fel är att läsa det högt. Du kanske märker misstag du missade genom att bara läsa.

    
    Intressanta Artiklar
    Rekommenderas
    Registrering av ditt företagsnamn är vanligtvis något du kan göra på egen hand Fler kvinnliga entreprenörer äger ensamföretagen än någon annan form av verksamhet. Även om en ensam innehavare inte omfattas av samma regler om tillgänglighet som andra företagsstrukturer, måste du fortfarande registrera ditt företags namn i de flesta fall. Partnerskap o
    Oavsett om du får veta "nej" i ett förhållande, på ett jobb eller i nästan allt annat i livet är det ett svårt ord att höra. Många modeller hör ordet "nej" många gånger tills de gör det stort, och det kan vara svårt att vara positiv under denna process. Tyvärr kan ordet "nej" orsaka många framstående modeller att ge upp innan de når sina modelleringsmål. Lyckligtvis finns
    Du tittar runt på Indeed eller en av de andra arbetsplatserna, och du ser ett jobb som är upplagt som låter exakt ditt jobb. Din första tanke kommer sannolikt att vara, "varför annonseras min position?" Då kanske du undrar om du är på väg att förlora ditt jobb. Först, ta ett djupt andetag och läs vidare för att lära dig vad du ska göra om du ser ditt jobb annonserat online. Gör inte pani
    Och inte känner sig skyldig till det! Du har slagit din utmattningspunkt och du behöver bara lite ensam tid. Men hur passar du in i den, vem ska ta hand om barnen, och hur kan du stoppa den skummande skuldkänslan från att ge dig ut? Bestäm ett datum Om du tar en hel dagsplan för en måndag så kan du njuta av en söndagskväll utan rush att förbereda sig för veckan eller en fredag ​​så att du kan börja din helg lite tidigt. Om du planerar e
    Oavsett om du är ny i en bransch eller har decennier av erfarenhet i det, är det viktigt att hålla sig på tekniska nyheter och trender. Här är tio nyhetsbrev för nyhetsbrev som du kan prenumerera på för att hålla dig informerad. HN Digest Ett allmänt tech-nyhetsbrev med abonnenter från Linkedin, Microsoft och andra toppteknologiska företag, som levererar de bästa HackerNews-berättelserna. (Så du blir i
    Att jämföra karriärer i webbutveckling, design och marknadsföring Webens tillväxt under de senaste decennierna har medfört några nya jobbtitel. Till exempel, hade någon någonsin hört talas om en webmaster före mitten av 1990-talet? Det har också omdefinierat några äldre titlar som reklamförsäljare. Reklamförsäljn