Vi spenderar mycket av våra arbetsliv i möten. I många fall leder dåliga möteshanteringspraxis till en oproduktiv användning av deltagarnas tid. I ett relaterat inlägg erbjuder jag vägledning om att ändra fem gemensamma mötescenarier till produktiva händelser. I det här inlägget erbjuder jag ytterligare idéer för att stärka verktyget, produktiviteten och effekten av möten.
Möteshanteringsnyckel - Stativ PAT
Vissa chefer använder ett PAT-tillvägagångssätt för möten, som kräver ett forum, en A- Genda och en T- ram. Att väcka deltagarna med de här kritiska punkterna inför sessionen säkerställer att människor dyker upp beredda att delta och stödja mötes övergripande syfte. En tydlig PAT-skiss hjälper till att garantera en produktiv session.
Du ska kunna definiera syftet med mötet i högst 1 eller 2 meningar. "Detta möte är att planera den nya marknadsföringskampanjen" eller "det här mötet är att se över fraktens nya policy för hantering av avkastning." Syftet är att säkerställa att alla vet varför de är där, vad som behöver göras, och hur man ska styra framsteg och driva till en slutsats.
Ange en agenda. Lista de saker du ska granska / diskutera / inspektera. Jag gillar att tilldela en tidsgräns för varje dagordningspost (se nedan) och identifiera personen som ansvarar för att moderera diskussionen. Ställ in en tidsram i alla fall en start- och sluttid. Jag rekommenderar också att du anger en varaktighet för varje objekt på agendan. Dessa bör vara sammanlagt med den totala mötesperioden.
Börja dina möten i tid
Om du arbetar i en av de kulturer där människor trickle in i möten hela vägen fram till fem eller tio minuter efter den planerade starttiden är det dags att starta en ny trend. Ett företag uppmuntrar sina chefer att stänga dörren vid den planerade starttiden, och de som är sena är inte välkomna att delta. Även om detta kan vara mer drakoniskt än du bryr dig att agera, borde du inte ha några problem med att få mötet att beställa, granska syftet och bekräfta förväntningar och tidpunkt.
Vänta inte på stragglers att dyka upp. När någon kommer sent, gå inte tillbaka och granska vad som redan har täckts. Fortsätt med dina mötesämnen. Detta kommer vara besvärligt för straggleren och förbättra oddsen för honom / henne som kommer fram i tid vid nästa möte.
Om mötesorganisatören / sponsorn inte dyker upp i tid, överväga att mötet avbröts och gå tillbaka till arbetet. En fem till sju minuters väntetid är rimlig. Odds är att mötesorganisatören sprang in i en oväntad svårighet och föredrar att du inte slösar bort din tid som väntar på honom / henne.
Håll mötet på ämnet
En bra övning är att tilldela någon rollen som att hålla alla på spår under mötet. För ofta drar diskussionerna ned och nedbryts till en virvling av åsikter, idéer, fakta och känslor. I stället tilldela rollen och informera alla som deltar i att denna person kommer att interjectera om och när diskussionen kommer bort från dagordningen och specifikt diskussionsämne. I vissa företag är denna roll refererad till som "Traffic Cope", i andra, "Topic Keeper." Oavsett etiketten är rollen mycket hjälpsam för att stärka effektiviteten och produktiviteten i dina möten.
Om det uppstår ytterligare frågor som är oförordnade men viktiga att diskutera, bör de tydligt fångas och placeras i "parkeringsplatsen" för framtida överväganden och diskussioner eller för ett diskret möte. Mötesägaren förbehåller sig rätten att tillåta en mindre avvikande diskussion om den stöder den övergripande mötesformen.
Håll och dela ut mötesnoteringar / protokoll
Någon annan än mötesorganisatören borde hålla protokoll från mötet. En bra inspelning av protokollen kommer att innehålla:
- Mötes tid, datum, plats
- Beskrivning av syftet
- Kopia av dagordningen
- Förteckning över deltagare och en lista över dem som inte deltog
- En detaljerad sammanfattning av slutsatser, åtgärdsposter, ansvarsområden och datum för slutförande. Många notatörer använder agendan som en guide för att notera slutsatserna och åtgärderna.
- Planerat uppföljningsmöte om det verkligen behövs.
Helst fördela mötesnoterna så snart som möjligt efter mötet och absolut inom en arbetsdag. Protokollen och noterna fungerar som en viktig påminnelse för deltagarna samt en informationskälla för andra intressenter eller för dem som missade mötet. Protokollet är ett bra verktyg för att påminna människor och grupper om deras engagerade uppföljningsåtgärder.
Bottenlinjen för nu:
Det är möjligt att ett möte kommer att resultera i ett positivt resultat, som hjälper till att driva projekt och människor framåt, bara räkna inte med det. Någon noggrannhet och avsiktlig förstärkning av dina möteshanteringstekniker förbättrar dina chanser att driva ett bra resultat.
-
Uppdaterad av Art Petty