Om du kör din egen bil för att utföra ditt jobbansvar, kommer din arbetsgivare vanligtvis att ersätta dig för kostnaden för att köra ditt eget fordon, men arbetsgivare behöver inte göra det, förutom i några få stater, inklusive Kalifornien och Massachusetts. Transport till och från din arbetsplats är emellertid inte ersättningsbar.
Medarbetarbidrag för att använda ditt eget fordon
Arbetstagarersättning för att använda egen bil varierar något av arbetsgivare och sektor, men de flesta organisationer kompenserar medarbetare vid ungefär den Standard Mileage Rate som fastställts av IRS eller den privata ägda fordonsbidragsräntan. Hastigheten fastställs varje år av General Services Administration (GSA) baserat på forskning som utförs av ett oberoende konsultföretag avseende nuvarande kostnader för användning av ett fordon.
För år 2018 är IRS-räntan satt till 54, 5 cent per mil reste, upp från 53, 5 cent för 2017 och ned från 54 cent för 2016 och 57, 5 cent i 2015. Denna fasta standardränta inkluderar kostnaderna för försäkring, registrering, gas, olja och underhåll. För den som driver mycket för arbete kan detta resultera i ett ganska betydande avdrag.
De flesta arbetsgivare kommer att ersätta till IRS eller GSA-räntesatsen eftersom de kan dra upp till det beloppet som en kostnad när de lämnar sin företagsbeskattningsavkastning, även om det finns andra komplexa skattesedlar som arbetsgivare kan använda. När kvalificerade arbetstagare är svåra att hitta under ekonomiska expansion, är arbetsgivarna mer benägna att tillhandahålla konkurrenskraftiga ersättningsnivåer.
Internal Revenue Service kräver att ersättningsbetalningar görs separat från lönesumman utan att några skatter tas ut. De flesta arbetsgivare kommer därför att bearbeta utbetalningar via kontosystemet för att hålla dem åtskilda från lön och för att upprätthålla efterlevnaden av IRS-lagar.
Om din arbetsgivare återbetalar vid eller nära GSA eller IRS-räntan, kan du vara säker på att du får en rättvis affär. Om du får mindre än IRS-räntan kan du eventuellt dra av några av utgifterna på dina personliga inkomstskatter.
Statsansvarig ersättning
Offentliga medarbetare kommer alltid att ersättas till exakt GSA-räntan om användningen av en privatägd bil är auktoriserad eller när inget statligt fordon finns tillgängligt.
Fordonsersättningskrav
Du måste tillhandahålla en körsträcka, gas kvitton och dokumentation av eventuella andra tillåtna kvitto kvitto relaterade till din bil. Utan detaljerade register kan din kostnadsrapport bli avvisad. Eller då kan din arbetsgivare eventuellt vidta disciplinära åtgärder om han anser att ditt påstående kan vara bedrägligt. Många arbetsgivare kräver samtidig registrering, precis som IRS. Försök inte att uppskatta din körsträcka eftersom det kan bryta mot din arbetsgivares policy.
Att hålla penna och papper i din bil är en metod, om än en tråkig; Ett bättre val är en körspårningsapplikation som automatiskt spårar dina resor i en samtidig logg som du kan skriva ut eller ladda ner. Det är ett effektivt sätt att hålla koll på körsträckor, start- och slutpunkter och affärsändamålen för att enheten ska inkluderas med din kostnadsrapport.
Skatteeffekter
Mileage-ersättningar anses vara skattefria utbetalningar av arbetsgivare så länge de dokumenteras och inte överstiger dina faktiska kostnader. Däremot kan din arbetsgivare inte direkt betala driftskostnader som reparationer eller underhåll för din bil utan skattekonsekvenser. Övriga kostnader som vägtullar som är direkt relaterade till affärstransport kan återbetalas utan beskattning förutsatt att du har kvitton.
Vissa arbetsgivare ger en månatlig ersättning för bilkostnader. Om anställda är skyldiga att lämna ut register över utgifter kommer de att beskattas endast för eventuellt belopp som erhållits överstigande registrerade kostnader. Om arbetsgivare inte behöver dokumentation, kan ersättningen bli föremål för beskattning.
Från och med taxeringsåret 2018, med genomförandet av lagen om skattelättnader och arbetstillfällen, kommer arbetstagarna inte längre att kunna dra av ej återbetalade bilkostnader. År 2017 och tidigare år var dessa kostnader avdragsgilla i den utsträckning de översteg 2% av den justerade bruttoinkomsten. Så arbetstagare som kommer att köra i stor utsträckning som ett led i att utföra sitt arbetsansvar bör noggrant utvärdera bolagsersättningspolitiken när de granskar arbetserbjudanden. Om en arbetsgivare inte vanligtvis ersätter bilkostnader kan du erbjuda att minska lön i utbyte mot ersättning eftersom ersättningen kommer att skyddas mot beskattning om kostnaderna dokumenteras på lämpligt sätt.
Alternativt kan du förhandla om en högre lön för att ta hänsyn till den extra skattebelastningen enligt den nya skattelagen.
Rådfråga din arbetsgivare eller en skattrevisor om hur bestämmelserna gäller din situation.
Läs mer: Det bästa sättet att ersätta medarbetare för milstolpeutgifter