Hur du behandlar kandidater för dina jobb är verkligen viktigt. Att skicka en kandidatavvisningsbrev till de sökande som inte valdes för jobbet är ett extra, men positivt steg, ditt företag kan ta för att bygga goodwill med kandidater och etablera sig som en valfri arbetsgivare.
Ditt rykte, byggt en kandidat i taget, är avgörande för din pågående förmåga att attrahera den bästa och mest skickliga talangen till ditt företag.
Kandidater fattar beslut om ditt företag baserat på deras behandling och officiellt anmäler dem om dina anställningsbeslut är en punkt till din fördel.
För att behålla ditt rykte som en arbetsgivare som anställda bör överväga finns det fyra gånger under anställningsprocessen som du verkligen behöver kommunicera med dina kandidater. Även ett avvisningsbrev är bättre för dina sökande än att inte höra någonting under långa perioder. Observera dessa riktlinjer för att skriva dina kandidatförkastningsbreve och hitta två provkandidatavvisningsbrev som ska användas som modeller.
Börja med ett uppföljande telefonsamtal
Ett telefonsamtal till kandidaten är det första steget efter att du har bestämt att han eller hon inte är den mest kvalificerade för din öppna position. Under samtalet tackar du kandidaterna för deras ansökan och intervjutiden. Ange klart att du har bestämt att du kommer att erbjuda, eller har erbjudit, ställningen till en annan kandidat.
Därefter följer upp ditt samtal med den officiella kandidatens avvisningsbrev som ger samma information. Denna kontakt ska ske så fort du vet att kandidaten inte är den person du vill anställa. Lämna inte dina kandidater i veckor i slutet om huruvida han eller hon var den som valdes för jobbet.
Tips för att skriva avslag på kandidater
- Känd som ett tack, men inget tackbrev, säger kandidatens avvisningsbrev att den sökande inte är vald för positionen. Om du tror att kandidaten skulle kvalificera sig för andra roller i ditt företag och att han eller hon tycktes passa din kultur, kan du också uppmuntra personen att ansöka igen i framtiden. Avsluta alltid dina kandidatavvisningsbrev på en positiv och önskar personens framgång. Se till att du tackar din kandidat för den tid som investerats i ansökan och intervjuprocessen.
- Anpassa dina kandidatförkastningsbrev med kandidatens namn, position och eventuellt en kommentar om intervjutiden. Du vill inte att din kandidat ska känna som om han eller hon fått ett formulär avvisningsbrev - även om det i grunden är.
- Hämta rakt till punkten i dina avvisningsbrev. Men, särskilt om du har ringt, vet kandidaten redan vad som ska förväntas i avvisningsbrevet.
- Gör din kandidat avslag brev affärsmässigt, men nådig. När allt kommer omkring, punkterar du en persons förhoppningar och drömmar. Gör det med respekt och hänsyn.
- Säg aldrig någonting i kandidatförkastningsbrevet som du inte menar. Till exempel, föreslå inte att kandidaten ansöker om öppningar i framtiden om du vet att kandidaten inte passar framgångsrikt i din organisation.
- Kom ihåg att kandidatavvisningsbrevet är din sista möjlighet att bygga ett förhållande till kandidaten som får honom eller henne att tänka sig positivt av ditt företag. Ditt rykte som arbetsgivare påverkas av den här kandidaten och de personer som påverkas av den här kandidatens åsikter och behandling till hands. Tro aldrig att detta är oväsentligt för ditt rykte som en potentiell arbetsgivare.
Sample Candidate Rejection Letter
Detta är en provkandidatavvisningsbrev för den kandidat som ditt anställningsteam hittade kvalificerade och gillade. Ditt mål är att låta honom veta att han borde fortsätta att ansöka om ditt företag när en position för vilken han är kvalificerad är upplagd.
Datum för brevet
Kandidatens namn
Adress
Stad, postnummer
Kära Ronald,
Du har fått nyheten när jag ringde för att berätta för dig att en annan kandidat valdes till revisors ställning på Mountain Meadow Co. Detta brev bekräftar det telefonsamtalet.
Mitt urvalslag var imponerad av både din erfarenhet av redovisning och de idéer du delade om vad ett all-stjärnigt bokföringslag kan ge till en organisation. Vi uppmanar dig att överväga att ansöka om positioner som kan öppnas i framtiden inom dina kompetensområden.
Tack för att du har tagit dig bort från dina normala dagliga aktiviteter för att komma in för intervjun med mina lagmedlemmar. Vi uppskattar att det här är en investering från din sida och vi var tacksamma att få chansen att lära känna dig.
Bästa önskemål för fortsatt jobbsökning. Håll oss i åtanke för våra öppna positioner i framtiden.
Hälsningar,
Mary Ellen Cordoba
HR-direktör
På begäran av revisors urvalskommitté
Sample Candidate Rejection Letter
Det här är ett provkandidatavvisningsbrev för en potentiell anställd som fast anställningsgruppen bestämde inte var bra med ditt företags mål, mål eller kultur. Du vill inte uppmuntra denna kandidat att ansöka om dina öppna positioner i framtiden.
Datum för brevet
Kandidatens namn
Adress
Stad, postnummer
Kära Emily,
Som jag nämnde under vår senaste telefonsamtal, har vi erbjudit vår öppna position till en annan kandidat. Detta är ditt officiella meddelande om detta beslut så att du kan stänga boken på denna position.
Vi vill också att du ska veta att vi uppskattar den tid du investerade i att komma in i vårt företag för en intervju. Teamet är tacksam för möjligheten att prata med dig.
Bästa önskemål när du fortsätter jobbsökningen.
Bäst,
Ethan Windsor
HR-chef för Hyresgruppen