När du skriver ett brev eller skickar ett mejlmeddelande som innehåller ett brevbrev måste du alltid inkludera din kontaktinformation. Det verkar enkelt, men det är viktigt att göra det ordentligt. Så här tar du med den kontaktinformationen i ditt brev.
Det är bäst att använda samma grundläggande mall varje gång för att dela dina kontaktuppgifter - det här är inte dags att bli kreativ. Du vill inte få mottagaren att göra något arbete för att ta reda på hur du kommer i kontakt med dig, men hur du inkluderar dina kontaktuppgifter varierar beroende på vilken metod du använder för att skicka ditt brev.
Ge information om hur bäst du kan kontakta dig
I ditt brev, oavsett vilken kontaktinformation du inkluderar - gatuadress, telefonnummer eller e-post - ange mottagaren det snabbaste sättet att kontakta dig. Om du skickar ett pappersbrev, kan du till exempel skriva "Du kan nå mig under öppettiderna på telefonnumret ovan."
Eller i ett e-postmeddelande kan du säga "Jag ser fram emot att höra från dig - min e-postadress och telefonnummer finns i min underskrift nedan." En enkel mening i slutet av ditt brevbrev gör det klart för arbetsgivare både var du hittar din kontaktinformation och det bästa sättet att komma i kontakt.
Kontaktavsnitt: Tryckt omslagsbrev
När du skriver ett brev till post eller för att ladda upp till en arbetsblad eller företagswebbplats, bör den första delen av ditt brev innehålla information om hur arbetsgivaren kan kontakta dig. Om du har kontaktuppgifter till arbetsgivaren, inkludera den, annars listar du bara din information.
För ett omslag skrivet på papper, lägg din kontaktinformation längst upp till vänster. Använd enkelavstånd och konsekvent typsnitt och formatera det som ett informationsblock som hör samman.
På papper innehåller du alltid din fullständiga adress (trots allt inkluderar du också mottagarens fullständiga adress, eftersom du skickar brev).
Ytterligare kontaktuppgifter ska innehålla ditt telefonnummer och din e-postadress.
Lämna ett mellanslag, lägg till datumet och skriv sedan mottagarens namn och adress, enkeltavstånd. Inkludera både namnet på den person du skickar brevet till och dennes namn, samt organisationsnamnet.
Experter rekommenderar starkt att du gör din forskning så att du vet namnet på den person som får brevet. Du kan använda företagets hemsida eller LinkedIn för att försöka bestämma anställningsansvarigens namn. Eller ring upp företagets huvudlinje och se om receptionisten kan hjälpa till.
Om du inte kan bestämma en kontakts namn, lämna bara av "namn" och "titel" i arbetsgivarens kontaktinformation. I stället kan du sätta en avdelning. Till exempel "Redaktionsavdelningen" eller "Human Resources".
Så här börjar början på ditt brev:
Din Kontaktinformation
Ditt namn
Din adress
Din stad, stat, postnummer
Ditt telefonnummer
Din e-postadress
Datum
Arbetsgivarens kontaktuppgifter
namn
Titel
Företag
Adress
Stad, Stat, Postnummer
Om du inkluderar din e-postinformation i ett skriftligt brevet, var noga med att kolla din mail ofta så att du inte saknar några potentiella meddelanden, även om du inte använder e-post mycket ofta.
Kontaktavsnitt: E-postmeddelande
E-postkommunikation är en annan historia och inte alls som ett pappersbrev. När du skickar ett epostbrevbrev bör du inte inkludera arbetsuppgifter från arbetsgivaren. Och istället för att lista dina egna kontaktuppgifter högst upp i meddelandet, inkludera det i din signatur, efter ditt namn.
Din signatur kan innehålla din fullständiga kontaktinformation, t.ex. gatuadress, eller bara ditt namn, e-postadress och telefonnummer. Du kan också inkludera relevanta länkar till ditt sociala fotavtryck, till exempel din LinkedIn-profil eller professionell webbplats, om det kommer att ge ytterligare användbar information eller lägga till din karaktär i det yrke som du arbetar med.
Här är exempel på e-signaturer:
E-post signatur Exempel
Förnamn Efternamn
E-postadress
Telefon
E-post signatur med fullständigt adressexempel
Förnamn Efternamn
Gata
Stad, Stat, Zip
E-postadress
Telefon
E-post signatur med LinkedIn Exempel
Förnamn Efternamn
E-postadress
Telefon
LinkedIn Profil
Medan en liten grafik kan vara acceptabel i din signatur, får du inte ta bort med extra stora bilder av din skriftliga signatur eller din företagslogotyp. Håll det enkelt och professionellt.