Här är vad du behöver veta om innehållet i personliga filer
En personalfil är en arbetsgivares sparade dokumentation av historia och status för hela anställningsförhållandet med en enskild anställd. Arbetsgivaren upprätthåller denna anställningsdokumentation i en personalfil av tre skäl.
- Arbetsgivaren vill ha noggrann information som är praktisk och organiserad när du behöver tillgång till informationen av någon anledning. Ändringar i akutkontakter, anställdas adresser, uppföljning av prestationsutvärderingar, disciplinära bokstäver, anställningsigenkänning och material för anställningsansökan är exempel på vilken information arbetsgivaren vill ha tillgång till snabbt.
- Arbetsgivaren behöver behålla dokumentation om personalfrågor som anställningsval, prestanda, arbetshistoria, kompensationsförklaring och internreklam, för att bara nämna några.
En EEOC-fordran, en rättegång eller till och med behovet av att motivera bristen på höjning eller befordran till en anställd kräver att arbetsgivaren har samlat in och behållit denna typ av anställd dokumentation. - Vissa anställningsrekord krävs av federala eller statliga regeringar för arbetsgivare att behålla. Att organisera medarbetarinformationen i en personalfil är meningsfull för tillgång och laglig efterlevnad och beredskap.
Typer av personaldirektorat
En arbetsgivare upprätthåller vanligtvis flera typer av personalfiler, för företagsanvändning, för sekretess för anställda, för medicinsk integritet och för laglig efterlevnad. Jag är omedveten om någon lag som säger hur många filer en arbetsgivare är skyldig att behålla.
Det finns dock många lagar och det finns personliga bästa praxis för sekretess för anställda, som reglerar innehållet i personalfiler och som har tillgång till den informationen.
Det här är de personalfiler som de flesta arbetsgivare i USA upprätthåller. (Världsomspännande lagar och praxis kan skilja sig åt.)
- Personalfil: Det här är den huvudsakliga anställningsfilen som innehåller anställningsförhållandets historia.
- Lönefil: Du vill behålla en separat fil för alla löneproblem avseende löner och förmåner.
- Medarbetarmedicinsk fil: Den federala sjukförsäkringsportabilitets- och ansvarsloven från 1996 (HIPAA) kräver att arbetsgivare skyddar medarbetarnas journaler som konfidentiella.
- I-9 anställda formulär: Du måste behålla en separat fil för alla anställda (inte per anställd) I-9 formulär eftersom du inte vill ha statliga anställda, som är behöriga att kontrollera dessa blanketter under olika omständigheter, tittar igenom din Huvudsakliga, konfidentiella anställdas personalfiler.
Medarbetaråtkomst till personaldirektorat
Medarbetare får tillträde till sina anställdas personalfiler under ledning och tillsyn av personal personal. Arbetstagares personalfiler anses vara arbetsgivarens egendom som har ansvaret för att behålla och skydda dem.
Pröva personalfilens policy
Följande är en programpersonalfilpolicy för användning i ditt företag. Det diskuterar de olika filerna som rekommenderas och vem ska ha tillgång till varje fil.
Provpolicy
Bolaget upprätthåller tre anställningsfiler för varje anställd.
En personalfil hålls för varje anställd av (Ditt företagsnamn). Dessa personalfiler innehåller konfidentiella dokument och hanteras och underhålls av personalpersonalen.
Tillgång till den här filen är begränsad till HR-personal och förutsätter att varje anställds chefer upprätthåller sin egen fil med dokument som är relevanta för arbetstagarens arbetsprestanda.
Typiska dokument i en personaldokument inkluderar anställningsansökan, en familjeanmälningsformulär, dokumenterad disciplinär handlingshistoria, ett CV, anställningshandbok och arbetsgivarens arbetsgivare, underteckna ark, aktuell personlig information och arbetsreferenser.
Inte alla personalfiler innehåller samma dokument, men varje personalfil har vissa dokument som är desamma.
Lönefilerna upprätthålls också; lönefiler innehåller en historia av arbetstagarens jobb, avdelningar, ersättningsändringar och så vidare. Tillgång till lönefilen är begränsad till lämplig redovisning och HR-personal.
En anställds medicinsk fil upprätthålls också. Innehållet i den medicinska filen är inte tillgänglig för någon, utom personal som utses personal och den anställde vars register finns kvar i filen. Med ditt företagsnamn) får medicinska filer högsta grad av säker lagring och konfidentialitet.
En anställd kan se sin personaldokument genom att kontakta personalen hos personalen under normala öppettider. Ingen anställd får ändra eller ta bort något dokument från sin personaldokument som måste ses i närvaro av en HR-personal.
Kallas också som anställningsfiler, anställningsregister, personalresursfiler, dokumentation
Ansvarsfriskrivning - Obs!
Susan Heathfield gör sitt yttersta för att erbjuda korrekt, allsidig, etisk personalhantering, arbetsgivare och arbetsplatsrådgivning både på denna webbplats och länkad till från denna webbplats, men hon är inte advokat och innehållet på webbplatsen, medan auktoritativ, garanteras inte för noggrannhet och laglighet, och ska inte tolkas som juridisk rådgivning.
Webbplatsen har en världsomspännande publik och arbetslagar och regler varierar från stat till land och land, så webbplatsen kan inte vara definitiv på alla för din arbetsplats. När du är i tvivel, sök alltid juridisk råd eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att säkerställa att din juridiska tolkning och beslut är korrekta. Informationen på denna sida är endast för vägledning, idéer och hjälp.