Det är en bra idé för en arbetsgivare att upprätthålla en personalfil för varje anställd. Dokumentation av sysselsättningshistoria, register över bidrag och prestation, disciplinära meddelanden, kampanjer, prestationsutvecklingsplaner och mycket mer hör till en personalfil. Smarta arbetsgivare håller också mer än en personalfil.
Arbetsgivaren har goda skäl att behålla flera personalfiler - några lagliga och några för bästa praxis för anställning.
Dokumentation behövs så att arbetsgivaren har en korrekt bild av en anställdes anställningshistoria. Dokumentation stöder arbetsgivarens beslut och kan skydda arbetsgivaren i en rättegång, bevarad korrekt.
Innehållet i personalfilen ger en historisk översikt över de viktiga händelserna under en anställdas karriär. De stöder de beslut som fattas om arbetstagaren och hans eller hennes karriär. De visar arbetsgivarens motivering bakom anställning, kampanjer, överföring, belöningar och erkännande och avgörande beslut.
Olika riktlinjer är associerade med olika typer av personuppgifter
Eftersom flera typer av personalfiler rekommenderas, är olika regler och riktlinjer förknippade med varje typ av personalfil.
- Varje typ av personalfil har en annan anledning till befintligt och annorlunda innehåll, baserat på den anledningen.
- Varje typ av personalfil lagras annorlunda.
- Tillgång till en personalfil är begränsad till vissa anställda i de flesta organisationer. Olika personaldokumenttyper har olika åtkomstriktlinjer.
- Arbetstagaråtkomst till hans eller hennes personaldokument är tillåten, men de flesta arbetsgivare ställer in riktlinjer för anställdas tillgång med en personalfilåtkomstpolicy i arbetstagarhandboken. (Olika stater och jurisdiktioner har olika regler, så håll dig uppdaterad för din plats.)
De flesta organisationer tillåter inte medarbetarens chef att få tillgång till den övergripande personalfilen. De förväntar sig att cheferna håller relevant dokumentation i sin egen anställningsfil som inte är den officiella personaldirekturen.
- Personalavdelningen äger och ansvarar för personalens personalfiler.
Rekommenderade personaldirektorat
Här är de typer av personalfiler som rekommenderas och vad du behöver veta om att arbeta med dem.
Anställd personalfil
Detta är den huvudsakliga personaldokument som en arbetsgivare upprätthåller för varje anställd. Personalfilen lagrar varje anställdes anställningshistorik. Det här är vad du behöver veta om en personalpersonsfil.
Medicinsk fil
Medarbetarens medicinsk fil har allvarliga lagliga begränsningar som arbetsgivaren måste känna till och beakta. Här är vad du behöver veta om sekretess och innehåll i en anställd medicinsk fil.
Lönelselista
Medarbetarnas tillgång till lönefilen för anställda är mindre restriktiv än tillgång till antingen medicinsk eller personalfil. Lönefilen innehåller information om lön, förmånsval, förändringar av lönefrekvens, garneringar och annan juridisk dokumentation som påverkar en anställds lönecheck. Olika anställda för redovisning och personal har tillgång till informationen i lönelistan.
I-9 formulärfil för anställda
På grund av åtkomsträttigheter för olika myndigheter följer du bästa praxis genom att behålla en separat fil för anställda I-9 formulär. Läs mer om lagring av I-9-formulär.
Översikt över personaldirektorat
Vill du bara ha de snabba och grundläggande detaljerna om personalen medarbetare? Kolla här för en översikt över personalsfackpersonal.
Personalfil Access Policy för anställda
Du vill aktivera varje anställd att veta vad som finns i hans eller hennes personaldokument, men du måste kontrollera filens integritet, fullständighet och grundlighet. Underhållspersonal och arbetsgivarens sekretess och begränsad tillgång säkerställs med en personalfilåtkomstpolicy.
Vad som inte ska inkluderas i en anställd personalfil
Letar du efter riktlinjer för innehåll som aldrig ska ingå i en personalpersonsfil? Här är mina bästa rekommendationer om innehållet som du vill behålla, antingen på en separat, informell plats eller inte alls. Att behålla onödig och rent uppfattad dokumentation kan skada dig.
Dokumentation
Vet du vilken dokumentation som är? Ordet, dokumentationen, växer upp ofta i arbetslivet och mänskliga resurser. Men, betydelsen av dokumentation och varför du kanske vill dokumentera särskilda anställningshändelser är noggrant täckt här.
Ansvarsfriskrivning: Observera att informationen som lämnas, samtidigt som den är auktoritativ, är inte garanterad för noggrannhet och laglighet. Snälla söka juridisk hjälp, eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att se till att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är endast vägledande.