Hur man skriver en RFP

Hur man skapar en ansökan om förslag (RFP) som kommer att få resultat

En begäran om förslag, ibland kallad RFP eller RFQ ("offertförfrågan") är ett dokument som ett företag utfärdar när man vill köpa en produkt och vill göra sina specifikationer tillgängliga för allmänheten. Detta är vanligtvis fallet när flera företag kommer att bjuda på arbetet och RFP bjuder in mer konkurrenskraftiga priser. Men om du inte förbereder RFP korrekt kan din ansträngning producera bud som är slöseri med tid eller värre, inga bud alls. Så här går du till att skapa en RFP för att få de bästa resultaten.

Svårighet: Genomsnitt

Tid krävs: flera dagar

De 12 stegen

1. Gör dina läxor: Ta reda på vad du behöver, vad du vill, och vad som är möjligt innan du börjar skriva din RFP. Utfärda inte en RFP för en maskin som kan producera 1 500 widgets en timme om du aldrig har sålt mer än 25 per månad. Det är ingen mening att utfärda en RFP för en kraftfull bil när en budbärare kan komma igenom trafiken lika snabbt på en cykel.
2. Skiljer mellan dina behov och önskemål: Om du vill köpa ett program som kan överföra bilder mellan huvudkontoret och dina skåpbilar på arbetsplatsen kan du ange antalet bilder du behöver per sekund, maximal storlek på bilderna du behöver och den nödvändiga resolutionen. Medan det kan vara trevligt att få dessa bilder i färg, bestämma om det verkligen är nödvändigt. Om du verkligen behöver en viss specifik, använd ord som "vilja", "ska" och "måste". Detta indikerar att det här är kraven. Specifikationer som bara är "vill" ska identifieras med ord som "maj", "kan" och "valfritt".

1. Bestäm vad vinnaren kommer att se ut : De förslag du får som svar på din RFP kommer att skilja sig åt. Varje svarande företag kommer att ha olika styrkor och svagheter. Vissa kommer att fokusera på lägsta kostnad. Andra kommer att fokusera på bästa kvalitet. Och andra kommer att erbjuda en komplett funktionssats. Bestäm upp framför det du letar efter - den lägsta kostnaden, den snabbaste leveransen eller någon kombination av de två.
2. Organisera dokumentet : Allt du skriver för företag bör ges en hel del tankar och bör organiseras. En skiss är ett bra ställe att börja. Som ett minimum behöver du avsnitt för en introduktion, krav, urvalskriterier, tidslinjer och processer. Många av dessa avsnitt kommer att ha underavsnitt.

1. Skriv introduktionen : Här kommer du att förklara för potentiella budgivare varför du publicerar RFP och vad du hoppas uppnå genom att göra det. Introduktionen kan också innehålla en sammanfattning av de viktigaste punkterna som slängts från de andra sektionerna, inklusive förfallodagen. Introduktionen av en RFP för ett bildöverföringssystem kan läsa något så här: "XYZ Company begär förslag till ett mycket pålitligt, lättanvänt system som kan överföra bilder från huvudkontoret till skåpbilar var som helst i storstadsområdet. måste vara mottagen senast måndag den 5 mars 2007 kl 8:00 PST. "

1. Förklara krav: Det här avsnittet är en av de viktigaste och det tar oftast mest tid. Du måste ange storleken och tydligheten hos de bilder som ska överföras och den nödvändiga hastigheten. Var specifik, men säg inte budgivare hur du vill att arbetet ska uppnås om det inte är nödvändigt. Du kanske vill bryta denna del upp i underavsnitt. Till exempel (a) bildstorlek och kvalitet (b) överföring, som kan innehålla både önskad hastighet och eventuella krav som gör överföringen säker (c) önskade alternativ, där du kanske kan lista färgen som ett önskvärt alternativ.

1. Urvalskriterier : Här anger du budgivare hur du väljer det vinnande budet. Du kan avslöja så mycket eller så lite som du vill. Det är en bra idé att inkludera en mening som "Den vinnande budgivaren, om någon, kommer att väljas uteslutande av domen av XYZ Company." Du kanske vill skapa ett kalkylblad som tilldelar varje bud ett visst antal punkter i varje kategori. Sedan har ett lag välj det bästa budet från de med de tre bästa poängen.
2. Tidslinjer : Detta avsnitt berättar för företag hur snabbt de måste agera och hur länge processen förväntas ta. Var rimlig när du ställer in dina deadlines. Fråga inte om förslag till komplexa system och ge budgivarna bara några dagar att svara. Tillåt mer tid att förbereda ett bud om din RFP är stor, om ditt önskade köp är komplicerat eller om du behöver ett mycket detaljerat svar. Det här är också där du kan berätta budgivare hur länge utvärderingsprocessen kommer att ta när de kommer att bli underrättad om de lyckades och hur snart de måste leverera vad de har lovat.

1. Process: Använd det här avsnittet för att förklara hur processen kommer att fungera - från att skicka ut RFP för att tilldela kontraktet och när arbetet ska börja. I det här avsnittet kan du säga "Bud är förfallna på det datum som anges i steg 8 ovan. Alla bud kommer att ses över för att se till att de uppfyller alla krav och är mottagliga. Alla responsiva bud görs i X-kategorier (du kan namnge kategorierna om du önskar) och de tre bästa buden kommer att utvärderas av förslaget laget för att välja den vinnande budgivaren och en alternativ. Förhandlingar med vinnande budgivare förväntas resultera i en kontraktspris inom två veckor. "

1. Bestäm hur du skickar ut RFP : De flesta RFP-er skickas ut, men de behöver inte vara. Du kan skicka en RFP via e-post, eller du kan posta den på företagets hemsida. Var noga med att ange namn (eller budnummer) som budgivarna borde använda för att identifiera RFP som de svarar på.
2. Bestäm vem som ska få RFP: Du kan redan ha identifierat de leverantörer som du vill köpa. Ditt företag kan till och med ha en lista över acceptabla leverantörer. Om inte, kan du hitta möjliga leverantörer genom ditt professionella nätverk, genom att söka på nätet, eller genom att fråga betrodda säljare av andra material för deras rekommendationer. Begränsa inte din lista över vem som får din RFP till endast stora företag eller etablerade leverantörer. Du kan hitta bättre idéer och ännu bättre prissättning från mindre leverantörer som ofta är mer angelägna om att vinna ditt företag.

1. Meddela vinnaren: När du har slutfört alla steg ovan är det dags att ta språnget och meddela vinnande RFP att det är dags att gå vidare med projektet.