Möten kan antingen vara möjligheter att dela med sig av idéer, diskutera utmaningar och definiera handlingsplaner, eller de kan hamna som ofruktiva tidskrävande. Tyvärr är chefer ofta de största bidragsgivarna till mötesproblem dysfunktion.
Denna artikel erbjuder idéer för chefer på alla nivåer för att stärka deras kompetens för mötesfacilitet för att förbättra mötesproduktiviteten.
Där cheferna går fel med möten
Många chefer tror att de vet hur man ska "springa" ett möte. De ställer upp dagordningen, gör allt talande och gör alla besluten. Även om detta kan känna sig lätt och effektivt för chefer, är det ofta slöseri med människans tid, och det går inte in i teamets kreativa potential. Faktum är att det har motsatt effekt som anställda tenderar att dra sig tillbaka, uppskjutande till chefen som klart vill vara ansvarig.
Det finns många anledningar att chefer inte involverar sina anställda mer i möten, bland annat:
- Rädsla för att släppa taget.
- Den falska tron att de, eftersom de är ansvariga, måste tillhandahålla alla svaren.
- Brist på förtroende för sina anställdas förmågor eller problemlösningsförmåga.
- Brist på mötesfärdigheter.
Medan de tre första punkterna är beteenden hos dåliga chefer kan den sista, förenklingskunskapen läras och stärkas med övning.
Stärka dina mötesfacilitetskunskaper
Enligt definition betyder " underlättande eller mindre svårt att underlätta" hjälp framåt . "För att en chef ska kunna underlätta ett möte (istället för att köra det) måste de vara villiga att släppa sin kraft och vara öppen för olika resultat och tillvägagångssätt.
Korrekt mötesfacilitet innebär att alla involveras i att identifiera och lösa problem. Lag kommer nästan alltid att utvecklas bättre, mer kreativa lösningar än vad någon chef kunde och kommer att vara mer benägna att stödja implementeringen av lösningarna.
Här är nio färdigheter som krävs för att underlätta ett möte, som alla kan läras och förbättras med övning:
- Agenda planering. Ett samarbetsmöte startar med agenda planering. Att välja ämnen som bjuder in deltagande, det vill säga ett problem som ska lösas är mycket mer engagerande än "informativa" ämnen. Men gott om tid måste tilldelas för att möjliggöra gruppmedverkan.
- Miljö och klimat. Logistikfrågor! När människor är obekväma, kan inte se varandra, inte höra, eller är hungriga, kommer mötesresultaten att lida. Lär dig hur du använder logistik som ett sätt att uppmuntra till stort deltagande och ta bort hinder.
- Ställa frågor. Stora frågor stimulerar bra diskussion. Artikeln, "70 Awesome Coaching Questions Using the GROW Model", erbjuder några enastående diskussionsprompter.
- Aktivt lyssnande. När en chef parafraserar, kontrollerar för förståelse och frågar uppföljningsfrågor, uppmuntrar den mer deltagande och håller diskussionen flytande. I "Hur bli en bättre lyssnare" delar jag idéer om att stärka dina aktiva lyssningsförmåga.
- Brainstorming. De flesta tror att de redan vet hur de ska brainstorma. Men de brukar inte. I alltför många inställningar reduceras effektiviteten av brainstorming genom dålig processhantering, starkt socialt eller politiskt tryck och dålig underlättande färdigheter. Många har aldrig upplevt kraften i en välskött brainstorming session. Se "15 sätt att regna på en brainstorming session" för vad du inte gör - gör sedan motsatsen!
- Konsensusbyggande färdigheter. Konsensus betyder inte att alla måste hålla med ett beslut. Det betyder att alla har haft möjlighet att dela sina perspektiv och föreslå idéer. Korrekt underlättande kommer att vägleda gruppen från idédelning till utveckling av ett effektivt beslut. Att nå konsensus tar längre tid, men får vanligtvis starkare inköp från gruppen som helhet. Men kom ihåg att konsensus inte är det ultimata målet. Ett effektivt beslut för det aktuella problemet är det viktigaste problemet. Se ett sexstegs konsensusbeslut som gör ramar för mer om hur man leder ett lag genom en konsensusbeslutsprocess.
- Konfliktlösning. När det finns ett stort antal människor som är involverade i att lösa ett problem är konflikten oundviklig. Faktum är att konflikt över uppgiften eller frågan ses av lagforskare som en del av processen för effektiv beslutsfattande. En chef måste lära sig att utnyttja konfliktens kraft på ett positivt sätt. Se: "Konfliktlösning för små grupper".
- Icke-verbala kommunikationsförmåga. Medan forskare argumenterar för de exakta procentsatserna, skulle de flesta vara överens om att mer än 50 procent av kommunikationen är icke-verbal. En chef måste kunna läsa gruppens ton- och kroppsspråk för att kunna bedöma deras engagemang, godhet och engagemang.
- Inspelning. Kompetent gruppfacilitering innebär att veta när man ska vända sig till ett flipchart eller whiteboard för att fånga vad folk säger. Genom att göra det känns det att deras idéer hörs och värderas och tjänar som en värdefull rekord som ska användas för handlingsplanering och uppföljning.
Poängen:
Tiden är en dyr tillgång i livet och på jobbet. Sträva efter att hantera möten för optimal effektivitet och effektivitet. Att lära, öva och tillämpa de nio färdigheter som beskrivs ovan är ett bra ställe att börja.
-
Uppdaterad av Art Petty