Det tar bara några minuter varje dag att få ett rent kontor
Från att städa köket för att rensa en stig i lekrummet, organiserar arbetande mödrar alltid något. Våra kontor är dock våra privata utrymmen. Här kan vi bli avslappnade och oorganiserade. Det är ett utrymme som inte kommer att hamna med ett spår av guldfiskkakor på mattan eller små leksaker som sitter fast under sittdynorna.
Så varför håll den ren? Din karriär påverkas av rodnad! Och decluttering det är inte så svårt som du tror det är. Rengör och rengör ditt kontor i små steg över fem dagar så det känns inte överväldigande. Så här gör du det.
Rensa, sortera och rensa ditt utrymme
Ta en skräpfat och papperskorgen och börja rensa. Det här är den bästa delen! Målet är att rensa dig själv av denna röra för att skapa plats för många goda saker att komma. Placera saker som måste hållas i en låda eller ett hörn av ditt kontor. Var uppmärksam på om pappersarbetet i papperskorgen måste rivas eller inte.
För att hjälpa till att hålla saker organisera minimerar personliga effekter på ditt kontor eftersom de är något du behöver för att hålla dig ren.
I slutet ska ditt skrivbord eller arbetsområde vara klart. Gör en snabb torka och damm och kom tillbaka till ditt arbete.
Hitta ett hem för allt
Vid din nästa planerade tid för att städa ditt kontor måste du hitta ett hem för alla dina saker.
För att undvika framtida rör måste allt på ditt kontor ha ett hem. När du har använt ett föremål finns det en härlig plats att du ser fram emot att ta bort den. Clutter händer när saker inte har ett hem. Den bästa tiden att hitta ett hem för saker är när ditt utrymme är klart och blott. Du har ett bra öga för vad ditt utrymme kan hålla.
Utveckla ett arkiveringssystem
Nu är det dags att ta itu med den stapeln av pappersarbete som du sätter i den rutan i hörnet.
Om ditt arkivsystem består av kasta noteringar eller mail i en hög på ditt skrivbord, måste du organisera ditt kontor. Börja med att plocka upp mappar från matningskabinen. Organisera dem efter ämne, datum eller dokumenttyp i ett arkivskåp. Varje gång ett papper kommer över ditt skrivbord, slänger du det eller filar det. Tvinga dig att stiga upp från skrivbordet eller öppna lådan och arkivera varje papper på rätt plats.
Rengör din samling av visitkort
Hittade du en massa visitkort när du rensade din arbetsyta eller papper med telefonnummer som pratades på dem? Ta tag i din telefon och leta efter en ny app. Det finns många appar där ute som kan skanna ett visitkort och överföra informationen till din smartphone som Evernote eller ScanBizCards.
Lägg åt dig tid, beroende på hur många kort du behöver skanna, för att säkerställa att alla data överförs säkert innan du återvinner dina kort. Komma fram varje gång du får en ny kontakt eller visitkort, skanna den.
Ordna dokumenten i din dator
Du måste kunna hitta information för din chef eller klient i god tid. Organisation av datafiler är lika viktig som pappersfiler.
Oavsett om du arbetar på kalkylblad, i Microsoft Word eller på andra program, organisera datordokument enligt datum, ämne eller kategori. Innan du börjar flytta dokument skriv ut en organisatorisk hierarki som skulle fungera för ditt pappersarbete som skulle göra ditt arbetsliv enklare. Därefter börjar du flytta dokument när du är på väg.
När du har gått igenom dina dokument får du inte slösa det. Var noga med att säkerhetskopiera filer på en extern hårddisk eller flash-enhet för att undvika att du förlorar arbete om datorns system kraschar.
Uppdatera pappersarbete regelbundet
När din arkivskåpslåda är så fylld kan du inte stänga den, det är dags att minska pappersröret genom att förkasta föråldrade dokument. Planera en viss tid varje vecka för att ta reda på ditt pappersarbete. Undvik att kasta hela filer. I stället ska du bara bli av med gammal material, till exempel filer för kunder som inte har använt dina tjänster inom två år. Kondensera större filer och behåll endast de mest nödvändiga uppdaterade objekten.
Organisera din kontor varje vecka
Ett rörigt kontor är en väg till ett ineffektivt arbetsliv. Reservera 15 minuter efter lunch för att organisera saker. Fil nödvändig pappersarbete, skanna visitkort, organisera datafiler och kalkylblad och lägg tillbaka objekt i sitt hem.
När du har störtat ditt personliga utrymme på jobbet kommer du att känna dig otroligt energiserad. Du kommer att känna ljusare och denna positiva energi kommer att vidarebefordra till andra. Undvik att återgå till din gamla stil genom att göra vana varje vecka. Ditt kontor kommer att börja vara så organiserat att de 15 minuter har du ett schema för att städa upp du kan använda för att göra yoga eller meditera för att hjälpa till att rensa upp ditt sinne! Se? Bra saker händer när du renar och rengör.