Även om du inte får använda e-post för att kommunicera socialt så mycket som du en gång gjorde, brukar du nog använda den för professionell korrespondens. Om du interagerar på det här sättet med dina kollegor, chefer, kunder och kunder och potentiella arbetsgivare, var noga med att följa dessa sex regler för korrekt e-etikett.
1. Tänk på dina Manners
Även i en värld där vi rusar för att göra saker så snabbt som möjligt för att kunna gå vidare till nästa uppgift, ta dig tid att använda bra sätt i din email. Försum inte att säga "tack" och "tack".
När du adresserar personer som du inte vet väl eller alls, eller med vilka du bara har ett formellt förhållande, adressera dem med deras titel och efternamn, såvida de inte har bett dig att göra något annat. Till exempel, säg "Kära Mr White" eller "Kära Ms. Gray." Om du svarar på ett e-postmeddelande och avsändaren av det ursprungliga meddelandet har skrivit det med hans eller hennes förnamn, kan du säkert anta att det är okej att adressera dem på samma sätt.
2. Titta på din ton
Tone är hur du som författare kan uttrycka din attityd i ett e-postmeddelande. Det påverkar hur det mottas. Du brukar vilja se till att komma över till mottagaren som respektfull, vänlig och användbar. Du vill inte låta curt eller krävande. Läs om ditt meddelande flera gånger innan du skickar skicka.
När du skriver till någon med vilken du har kommunicerat innan börjar du med att säga något vänligt som "Jag hoppas du är bra". Medan emojis kan hjälpa dig att förmedla ton lättare, avstå från att använda dem i professionell e-post om du inte skriver till någon med vilken du har ett mycket informellt förhållande. Använd aldrig dem när du skriver till en potentiell arbetsgivare.
Det anses alltid som dålig email etikett att skriva ett e-postmeddelande eller en del av en i alla stora bokstäver. Det kommer att få dig att se ut som du ropar.
3. Var kortfattad
Upptagna människor har varken tid eller lust att spendera mer än en minut att läsa ett individuellt e-postmeddelande. Om du vill tillåta din mottagare att läsa ditt meddelande snabbt och fortfarande förstå det, måste du hålla det kortfattat.
Lämna emellertid inte några relevanta uppgifter. Se till att ditt meddelande tydligt förmedlar din anledning att skriva den i första hand. Ingen sparar tid om du hamnar fram och tillbaka medan du försöker förklara detaljerna som du släppte ut.
4. Undvik att använda textförkortningar
Även om du vill spara tid ska du inte använda förkortningar av textning i ditt professionella email. Om du skriver mycket, så många som möjligt, kan du vara van att använda en slags stenografi för att prata med dina vänner. Du kan till exempel använda "u", "ur" och "plz" istället för "du", "din" och "tack". Dessa förkortningar har ingen plats i företagskorrespondens, såvida inte mottagaren är någon med vilken du har ett ledigt förhållande.
5. Använd en professionell e-postadress
För meddelanden som är relaterade till ditt nuvarande jobb, använd alltid den e-postadress som din arbetsgivare tilldelade dig. Du bör dock aldrig använda den för att skicka meddelanden som inte är relaterade till ditt jobb, till exempel om du letar efter en ny. Använd ett personligt e-postkonto istället.
Om du inte har ett personligt konto, till exempel, den som din internetleverantör gav när du anmälde dig till tjänst, få ett gratis e-postkonto. Använd Gmail eller en annan tjänst för att skapa en adress som låter professionellt. Använd inte något dumt eller suggestivt. Ditt första för- och efternamn eller ditt fullständiga namn är lämpliga val.
6. Glöm inte stavning och grammatikräkning
Det är viktigt att du försiktigt korrekturläser din epost. Försum aldrig detta kritiska steg, oavsett hur upptagen du är. De saker du vill vara uppmärksam på är rätt stavning och korrekt grammatik. Förutom att stava vanliga ord korrekt, vill du också stava personens namn rätt, inklusive ditt mottagarens namn och namnet på hans eller hennes företag.
Var försiktig med att förlita dig för mycket på stavningskontrollerna. De kanske inte märker stavfel när de används felaktigt. Exempelvis kommer en stavningskontroll inte att flagga ordet "till" i meningen "Jag måste ställa frågor till dig", även om det i det här sammanhanget borde vara "två". Dubbelkontrollera stavning du är osäker på genom att använda en gratis online ordbok som Merriam-Webster.