Onlineprogram för videokonferenser som Zoom, WebEx, Skype och GoToMeeting är bra verktyg som gör det möjligt för dem som arbetar hemma att nästan mötas med medarbetare och kollegor. Det möjliggör beslutsfattande i realtid och bygger en personlig rapport med medarbetare samtidigt. Och allt detta professionella samarbete gör det lättare för dem som söker jobbalans balans för att hitta den.
Ja, dessa onlineverktyg är verkligen stora, faktiskt tills de inte är det.
Även om möten med dessa verktyg kan vara effektiva, effektiva sätt för människor att komma ihop, finns det några försiktighetshistorier. Ta till exempel den kvinna som naglar naglarna under ett möte ... medan hon inte var känd för henne, projicerades hon på en väggskärm på företagets andra platser runt om i världen. Och då var killen som arbetade hemifrån och synlig i ett möte bara från bröstet upp. Han hade en fin Oxford skjorta. Hilaritet försäkrade emellertid när han stod upp från sin stol för att hämta en bok. Han bar bara boxare under Oxford.
Trots dessa snafus tar virtuella möten i företagsvärlden - något som de av oss som arbetar hemma verkligen uppskattar. Tekniska framsteg, i kombination med att flera företag vill tillåta anställda att arbeta minst en del av tiden från hemmet, har gjort videokonferenser online ett värdefullt och kostnadseffektivt sätt för arbetstagarna att samarbeta.
Men det finns också en mörk underbeläggning i samband med dessa typer av möten, som kan sträcka sig från rent hysterisk till obotligt förödmjukande för snabb uppsägning från företaget. Om du behöver delta i dessa möten, här är några saker att tänka på.
Video och Video Gaffes
Du kanske tror att det inte behöver sägas, men om du är i en stor mängd människor, och du är engagerad i en videokonferens med andra avlägsna rum av människor och du befinner dig framför din grupp, Det är därför inte i mitten av kamerans skott det är inte en bra tid för manikyr. Glöm inte var du är. Du är på ett arbetsmöte. Ha viss respekt för dina kollegor och ditt företag.
Någonstans på alla videokonferenser finns det ett sätt att stänga av ljudet så att du inte kan höras. Bli uppmärksam på platsen för den här knappen och kunna klicka på den med lätt hastighet.
En gång i ett videokonferenssamtal möte inte för länge sedan, där företagets vicepresident fortsatte med strategiskt detta och såg som en klocka, sa en kvinna som var på samtalet: "Den här killen vet inte vad @@@ ## han pratar om. Han är en sådan @ ** # @ %%. "Med nästan 200 personer på samtalet var tystnaden öronuppdelning. Inte länge därefter separerades den kvinnan från företaget. Dagens lektion: Den dämpa knappen är din vän.
Familjeproblem
En gråtande baby som hörs i ett konferenssamtal är naturligtvis ett problem. Det är uppenbart. Men hur är det med den svärande makan som hörs i bakgrunden eller den nakna småbarnsträckan genom ditt kontor under en videochatt. Om du försöker projicera professionalism medan du arbetar hemma kommer dessa att undergräva dig på ett stort sätt! Se till att din familj känner till (och följer) dina regler för hemtjänst.
Pet Problem
Vem älskar inte Rover? De personer med vilka du håller en videokonferens som måste lyssna på honom skäller. Samma gäller för Kitty som rullar på tangentbordet när du skriver in chatt!
Om det inte finns en väldigt liten grupp i mötet och du känner att du har nått en hög grad av förtroende och förtroende med dessa människor, är det inte en bra idé att sätta din Shih Tzu på dig, du är på ett arbetsmöte!
Ett hemmakontor bör alltid ha en dörr så att du kan stänga av husdjur och andra potentiella distraktioner under videokonferenser och goda gammaldags telefonmöten. Det här är också till hjälp om ditt möte sammanfaller med hundens lyckligaste ögonblick ... ankomst till brevbäraren.
Screen Sharing Snafus
Många videokonferenssystem låter dig dela din skärm med andra i mötet. Detta gör att du kan öppna det kalkylbladet du har arbetat med hela veckan och dela det med dina medarbetare så att de kan se (a) du verkligen vet vad du pratar om när det gäller detta projekt och (b) du är högpresterande eftersom du har behärskat möjligheten att dela din skärm.
Men kom inte framför dig själv. Om du har en känsla för ett videokonferens som du kanske måste dela med dig av skärmen, kom ihåg att din skärm kommer att vara synlig för alla innan du öppnade det kalkylbladet. Det skulle inte vara optimalt, till exempel om du började dela din skärm och alla, inklusive din chef, såg att du bara kollade på den senaste online-försäljningen på Bed Bath & Beyond eller dåligt att skriva ett brev till ett nytt jobb!
Chat Etiquette
Online chattar är snabb och snäll och snäll och rolig. Vad kan eventuellt gå fel? Tja ... när det gäller videokonferenser kan chatt bli ett kaninhål, en digital gränd som suger uppmärksamheten från mötet. Zoom, en populär virtuell möteslösning, har en trevlig chattfunktion som kan vara till hjälp. Chattmeddelanden som "Jag har förlorat ljud" eller "Finns det en länk till presentationen?" Är bra frågor eftersom de kan varna en mötesorganisatör om att det kan vara ett tekniskt problem eller att det finns behov av att dela information mer allmänt.
Men den här typen av sidobar chattar under ett möte - speciellt när det finns dussintals människor i mötet - kan bli distraherande riktigt snabbt. Kom ihåg att alla ser de off-topic-chattarna som "Vad gör du för lunch idag, jag svälter" eller "Du är hunden är den sötaste!"
Upproret: Använd din gemensamma känsla
Som med det mesta av tekniken är videokonferenser online ett fantastiskt verktyg som driver affärsengagemang och gör det möjligt för personer som arbetar utanför det traditionella kontoret att vara viktiga bidragsgivare till arbetsplatslaget.
Men också med den flesta tekniken behöver användarna en stark, sunt förnuft av vad som är och vad som inte är korrekt i videokonferensmöten. Många månar sedan, min första chef hade råd om e-post: "Om du inte skulle skriva ditt meddelande på ett vykort hem till din mamma, så skulle du förmodligen inte skicka det i ett e-postmeddelande." I världen av videokonferenser, den här typen av sunt förnuft är fortfarande en mycket bra rådgivning också.