När projektlag fungerar bra kan de bli mycket färdiga. Så länge som en projektledare har en bra projektplan och lagmedlemmar villiga att arbeta tillsammans, tenderar det att fungera smidigt. Nödvändiga resurser erhålls, deadlines är uppfyllda och kvalitet är i alla fall acceptabel.
När lagmedlemmar inte utför överenskomna normer och standarder hotas ett projekts tidslinje, kvalitet och budget. Dålig prestanda på projekt händer då och då. När det gör måste projektledare hantera det snabbt och effektivt för att minimera skadorna på projektet. Oadresserad dålig prestanda går inte ensam.
Det är viktigt att följa stegen i den ordning de presenteras tills prestationsproblemet är löst. När prestanda förbättras behöver en projektledare inte längre följa stegen. Om problemet uppstår igen kan projektledaren välja att starta stegen över eller plocka upp var han eller hon slutade. En projektledare måste använda professionell bedömning för att bestämma vilken åtgärd som ska vidtas. Råd från projektsponsorn kan vara nödvändigt.
Adressa problemet direkt med gruppmedlemmen
Det första steget att ta itu med dålig prestanda av en projektteammedlem är att få problemet direkt till lagmedlemmen. Innan vi involverar någon annan, talar projektledaren privata till ledamoten om vad som överenskommits eller förväntats och hur lagmedlemmens åtgärder inte har uppfyllt dessa normer. Fokusera konversationen på beteendet och inte personen. Om lagmedlemmen anfaller, är han eller hon osannolikt att lyssna på oro.
Ibland vet människor inte att de utför dåligt och behöver få veta. De flesta människor är villiga att fixa äkta problem när de är kända. Vill du inte veta om du inte uppfyllde en kolas rimliga förväntningar?
Kom till ett avtal om hur du två kommer att fortsätta. Du kan båda behöva göra åtaganden om hur du kommer att bete sig i framtiden. Du kan till exempel behöva vara mer exakt när du kommunicerar vad du förväntar dig, och gruppmedlemmen kan behöva fråga klargörande frågor när han inte förstår vad som förväntas. Genom att ändra ditt beteende, främjar du goodwill från lagmedlemmen mot dig.
Ge ledamoten en chans att korrigera beteende
När en lagmedlem vet om hans eller hennes förolämpande beteende, ge honom eller henne en chans att rätta till det. När du går vidare med projektet, leta efter sätt att konfigurera lagmedlemmen för framgång. Om du till exempel har diskuterat en ledamot saknas tidsfrister, checka in med lagmedlemmen innan hans nästa tidsfrist för att se om det finns något du kan göra för att hjälpa honom att göra nästa tidsfrist.
Escalera problemet till gruppmedlemens handledare
Om du försöker uträtta problemet mellan de två av dig inte fungerar, är nästa steg att eskalera problemet till gruppmedlemens handledare. När du går till handledaren, förklara prestandafrågan och redogöra för de steg du har vidtagit för att lösa det. Om du har gjort ett trovärdigt försök att hantera situationen själv, kommer de flesta handledare att vara villiga att hjälpa dig.
Återigen, ge ledamoten en chans att korrigera beteende
Efter att lagmedlemens handledare är medveten om frågan, behöver du nu ge laget en annan chans att rätta sitt beteende.
Vid punkter i denna korrigeringsprocess kan du bli frestad att repetera steg. Till exempel kanske du vill ta problemet till lagmedlemmen en gång innan du går till hans handledare. Ibland är det en rimlig handling. Andra gånger förlänger du bara den dåliga prestandan. Varje situation är annorlunda, så du använder din bedömning och eventuellt råd från projektsponsor eller din chef.
Escalera utgåvan till projekt sponsorn
Om den dåliga prestandan fortfarande är igång, är du trött på. Du har gett lagmedlemmen möjligheter att korrigera beteende, och han slösade bort dem. Du har gjort allt du kan för att lösa problemet från botten upp, men nu är det dags att ta in den tunga hitteren för att fixa den från toppen ner.
Gilla när du har tagit upp frågan till gruppmedlemens handledare, lägg ut all relevant information för sponsorn. Gå in i mötet med projektsponsorn och veta vad du vill att han eller hon ska göra. Om du vill att en av sponsorns kamrater ska rådgöra med ledamoten, säg så. Om du vill att lagmedlemmen ersätts med någon annan, säg så. Sponsorn finns där för att stödja dig och ge dig vad du behöver för att projektet skall bli framgångsrikt. Berätta projekt sponsor vad du behöver.
Det finns en liten chans att problemet inte kan lösas med projektsponsorens ingripande. Om så är fallet, fråga sponsorn om att prova olika handlingsalternativ för att lösa problemet. När sponsorn har gått med på att ta upp problemet, låt honom eller henne lösa det. Sponsorn kan dock inte lösa det om du inte varnar sponsorn när problemet fortfarande är ett problem.