10 tips som hjälper dig att utföra svåra diskussioner på arbetsplatsen

Utmanande samtal är livsnerven i prestationsförbättring och problemlösning för chefer på alla nivåer . Tyvärr fördröjer för många chefer att de genomför dessa samtal ur rädsla för repressalier eller för att de tror att samtalet äventyrar deras förhållande med den andra parten. Det är viktigt att få kontroll över dessa känslor och det bästa sättet att utveckla självförtroende för att leverera svåra samtal är att följa en strukturerad process.

I det här inlägget erbjuder jag vägledning om att engagera och hantera konversationen.

10 tips för att förbättra din komfort med svåra samtal:

1. Planerar arbetet. Din observation av beteendet i fråga och din förmåga att ansluta dessa beteenden till verksamheten är väsentliga. Vet vart du vill att konversationen ska gå. Sann feedbackmästare utvecklar disciplinen att skriva ut och öva sin planerade konversationsöppnare. Förhandsplanering förhindrar elak prestanda!
2. Aktualitet är viktigt. Om du någonsin fått en årlig prestandaöversikt som inkluderade kritik av något du angivligen gjorde eller inte gjorde för några månader sedan, vet du hur värdelös, otålig feedback är. Det är ditt jobb som chef att se till att feedbacken är beteendemässig, affärsfokuserad och aktuell. Min skrivande partner för min första bok, Praktiska lektioner i ledarskap, föreslog att värdet av konstruktiv feedback minskade med 50% varje dag du försenade med att ge den.
   
   Om känslorna är heta, låt det svalna lite. Medan jag precis avslutat ber om att du ger dig snabb återkoppling - så nära händelsen som möjligt - om sakerna värms upp, ta en dag för att låta dem svalna lite. Låt det inte dröja länge.

1. Välj inställningen . Om ditt hårda ämne är potentiellt pinsamt eller du förväntar dig ett emotionellt svar, undviker öppna kontorsinställningar eller konferenslokaler med glasfönster. Falla inte på andra sidan genom att välja en inställning som är avsedd att skrämma. En neutral, privat miljö är bäst för svåra samtal. Om du är rädd för fysiska konsekvenser, kontakta din HR-representant som kan besluta att vara närvarande hos dig.

1. Förbered din inställning. Det är viktigt att gå in i dessa diskussioner med en känsla av självförtroende och en upplevelse som visar att du är lugn och engagerad i ett positivt resultat. Din tonfall, kroppsspråk och ögonkontakt är alla viktiga. Kom ihåg att den här konversationen är viktig för din verksamhet, ditt lag och den person som sitter mittemot dig. Hantera dig själv för att visa den rätta lösningen med rätt nivå för den andra partens välfärd.
2. Använd den öppningsdom du förberedde i planeringssessionen . En bra öppnare identifierar beteendet, länkar det till företagets påverkan och indikerar behovet av förändring. Känn inte tvungen att sätta det i beröm. Medan vissa återkopplingsutövare uppskattar "smörjande" konstruktiv feedback med positiva, tror många att det bara förvirrar meddelandet. Och självklart bör du ge positiv feedback - när du tjänar - tidigt och ofta.
3. Förlora inte kontrollen över konversationen. Mer än några välmedvetna chefer har befunnit sig upp och ner i dessa konversationer. Om deltagaren svarar på ditt inledande uttalande med något som, "Tja, jag skulle ha gjort det om du var en bättre chef", bli inte defensiv och låt samtalet bli ett argument för din prestation. Ett rimligt svar kan vara, "John, det här samtalet handlar om det beteende jag beskrivit och vilken inverkan den har på vår verksamhet, inte om min prestation."

1. Utsläpp inte av vattenverk. Jag har fått både män och kvinnor att gråta framför mig, och medan det är obekvämt är det ofta individens sätt att reagera på stress. Var beredda med en vävnad. Tillåt tid för dem att komponera. Om det behövs, ta en kort paus. Du kan vara empatisk med situationen, låt inte tårarna spåra ditt fokus på att komma till rätt upplösning.
2. Främja en dialogruta . De bästa feedback- och beteendefokuserade konversationerna är diskussioner, inte monologer. Den andra parten ger dig öppningar för att skapa en diskussion där det är lämpligt. Probe för att bekräfta förståelsen och be om idéer om att stärka eller förändra beteendet i fråga. Du vet att det fungerar när den mottagande parten erbjuder idéer om sina egna förbättringar.
3. Kom ihåg att arbeta mot din planerade riktning för konversationen. Om beteendet är en färdighet eller kunskapsrelaterad, kom och förbered dig med idéer för träning. Om det är coaching för att stärka förtroendet eller uppmuntra individen att ta nästa steg, sätt på din coaching hatt. Om ämnet är inriktat på ett oacceptabelt beteende, upprepa verksamhetspåverkan av beteendet och erbjuda tydlig rådgivning om att undvika detta i framtiden. Vid hantering av de svåraste problemen med prestanda eller beteende måste det finnas konsekvenser för bristande överensstämmelse.

1. Bygg en handlingsplan tillsammans. När du väl har fått klarhet i frågan, jobba tillsammans för att definiera vägen framåt. Samtycka till en handlingsplan och ange ett tydligt datum för uppföljning och diskutera framsteg.

Bottom-Line för nu:

I mitt ursprungliga inlägg delade jag den hemlighet som de flesta chefer stallar på att genomföra vad de uppfattar kommer att bli en svår konversation. Den andra hemligheten är att de flesta vill ha feedback och vill förbättra. I pollen efter poll i mina verkstäder uttrycker individer överväldigande att de önskar att deras chefer skulle ge dem mer feedback - både konstruktiva och positiva. Istället för att fördröja dessa prestations-, karriär- och affärsfrämjande diskussioner planerar du framgång och använder processen och tipsen ovan för att hjälpa dig att stärka din egen prestanda med detta kritiska hanteringsverktyg.