När du går till HR, Vilken konfidentialitet är HR skyldig dig?
Vill du veta vilken konfidentialitet som verkligen betyder i HR?
Mänskliga utövare på nätet tar emot frekventa e-postmeddelanden från anställda som säger "Jag hade problem, så jag gick till HR. Jag sa till HR, och de sa till min chef, och nu är min chef arg på mig. Är inte HR nödvändig att behålla allt konfidentiellt? "
När HR måste vidta åtgärder kan du inte alltid skydda anställdas konfidentialitet
Det är lätt att se hur folk kan tänka på det. HR behandlar mycket information som borde vara konfidentiell. De hanterar till exempel sjukförsäkring (även om de inte omfattas av HIPAA-föreskrifter utom i fall där företag är självförsäkrade), de hanterar löner och hanterar anställd disciplin.
En arbetsgivare skulle avfyra någon HR-person som delade information om något av dessa ämnen utan tillstånd och en bra anledning. Men hur är det med andra områden som en anställd kan få till HR?
Vissa saker som HR måste agera på, och det betyder att de inte kan hålla din information konfidentiell. Chockad? Tja, här är några av de problem som HR måste agera på.
Sexuella trakasserier
Om du lämnar ett klagomål som säger att din chef, kollega eller till och med en leverantör sexuellt trakasserat dig måste HR-avdelningen agera. Lagligen, om de ignorerar ditt påstående, gör de företaget ansvarigt för åtgärderna. Detta är sant även om du säger "Jag vill inte att du ska göra någonting, jag vill bara att du ska vara medveten". Lagligen måste HR agera (eller det kan betraktas som felaktigt).
Hur många personer som ska bli involverade beror på vilken typ av anspråk den anställde gjorde. Om du till exempel säger att Jim ser på porr på datorn och det gör att du känner dig obekväm, kan HR-personen hämta telefonen, ringa IT-avdelningen och be dem att titta på Jims datorhistoria. Om några minuter kan HR knyta Jim, och ingen kommer ens att behöva veta att du klagade i första hand.
Men vad händer om ditt klagomål är att Jim gjort olämpliga framsteg? HR måste undersöka det, och det kommer att innebära att man talar med människor. De kommer att prata med Jim. De kommer att prata med andra potentiella vittnen, och efter att de samlat in informationen fattar de ett beslut.
Många tror att ett krav är tillräckligt för att få HR att straffa personen, men det är det inte. Företaget bör alltid genomföra en grundlig utredning och behålla neutralitetens ställning samtidigt som det görs. Det innebär att de inte automatiskt antar att du är ett offer.
Det här är en bra sak. Du vill att de ska komma till sanningen. Kom ihåg, precis som du kan anklaga någon annan, kan någon annan anklaga dig. Du vill inte ha HR att bara tro på din anklagare och vidta åtgärder utan en opartisk och grundlig utredning.
Medan HR gör sitt yttersta för att hålla så få personer som möjligt involverade i denna typ av utredning, är det omöjligt att hålla det helt tyst. Vissa människor måste veta om det.
Övriga diskrimineringskrav
Om du hävdar att din chef är meningsfull för dig på grund av din ras, kommer HR att utföra en undersökning som ungefär som ett sexuellt trakassemang. Det är omöjligt att hålla det här helt tyst. Men, om du hävdar att din lön är lägre på grund av din ras?
Ibland kan HR-personen undersöka ett krav på ras eller könsdiskriminering genom att bara titta i sin databas. Detta kan låta dem bestämma att nej, din lön överensstämmer med alla andra på din nivå och erfarenhet, så ingen betalningsdiskriminering uppstår. Ärende stängt, ingen annan måste veta.
Men, om du bara vet det, trots att din lön är densamma som dina medarbetare, får du inte de uppdrag som kommer att förbereda dig för marknadsföring? Då måste du göra ditt ärende, och sedan kommer HR att utföra en utredning - och igen kommer människor, inklusive din chef, att veta om det.
Allmänna klagomål
Här är där situationen kan bli sketchy. Du kanske tror att din HR-person bara är en ljudkort, men sedan går hon direkt till din chef och rapporterar vad du sa. Vad hände nyss? Först och främst bör din HR-person göra det mycket tydligt för dig vad hon vill och kommer inte dela utanför ditt stängda dörrmöte.
Du borde också klargöra vad dina förväntningar är. Till exempel, säger, "Jag skulle vilja ha tips om hur du går bättre med min chef, men jag skulle inte vilja att du pratar med honom. Är det okej? "Hon borde säga ja eller nej, och då kan du fortsätta, men med full förståelse att din HR-chef har gått med på att inte gå till chefen för att rapportera.
Tänk på om en av de problem du kämpar med med honom har att göra med att han bryter mot lagen (sexuella trakasserier, stjäl, värdepappersbedrägerier), hon måste agera. Även om hon berättade i början att hon inte skulle, kan arten av dina klagomål få henne att behöva ingripa.
Om ditt klagomål är att din medarbetare alltid är sen och aldrig blir straffad, vad vill du att hon ska göra åt det? Vill du att hon ska prata med din chef? Prata med din kollega? Lyssna bara på din avluftning? Bestäm vad du vill ha innan du går in.
Kom ihåg att en HR-person inte är densamma som din representant. Hon är där för att hjälpa företaget. Visst, det bästa sättet att hjälpa företaget är att se till att anställda behandlas bra, men det betyder ibland att man går till en chef med ditt klagomål eller ignorerar ditt klagomål.
Uppriktigt sagt är det inte ditt problem att din kollega kommer sent om det inte påverkar din arbetsbelastning. Hon kanske påminner om det. Om du klagar för mycket om saker som inte är ditt problem kan du motivera din HR-chef att gå till din chef för att låta chefen veta att du är ett problem medarbetare.
Övergripande råd
Din HR-chef kommer att behålla din lön från dina medarbetare (om du inte arbetar på ett kontor där lönerna är offentliga), bör hålla dina medicinska problem konfidentiella och göra sitt bästa för att hålla känsliga situationer så nära som möjligt - bara de som behöver know-veta.
Men du borde inte räkna med att din HR-chef ska agera som din präst eller din advokat. Hon kommer att skydda verksamheten.
Hon behöver verkligen inte hålla någonting annat än medicinsk information tyst (om ditt företag är föremål för HIPAA). Om du absolut inte vill att din chef ska hitta något, tala med en terapeut istället för HR.