En referensbrev används för att godkänna någon och ger en överblick över sin kompetens, förmåga, kunskap och karaktär. Ett referensbrev krävs ofta under ett jobb eller en akademisk ansökan.
Mallen nedan visar formatet på ett typiskt referensbrev. Detta format är lämpligt för en anställningsreferens, såväl som för en kandidatskola rekommendation. Granskningstips ges också för vad som ska ingå i varje avsnitt i en referensbrev.
Referensbrevsmall
Hälsning
Om du skriver ett personligt referensbrev där du känner till mottagarens namn, inkludera en hälsning (kära herr Marina, kära fru Templeton, etc.). Om du skriver ett generellt brev, säg "till vem det kan vara" eller helt enkelt inte inkludera en hälsning alls.
Paragraf 1
I första stycket i referensbrevsmallen förklaras din anslutning till den person du rekommenderar, inklusive hur du känner till dem, och varför du är kvalificerad att skriva ett referensbrev för att rekommendera dem för anställning eller skolans inskrivning. Vanligtvis beskriver denna del av brevet hur länge du har känt personen, eller specificera de år du arbetade tillsammans, lärde personen, var i samma klass osv.
Punkt 2
Andra stycket i referensbrevsmallen innehåller specifik information om personen du skriver om, bland annat varför de är kvalificerade, vad de kan bidra med och varför du ger en referensbrev.
Du kan och bör innehålla meningsfulla anekdoter eller detaljer här. Sådana korta exempel kommer att skapa ett minnesvärt sammanhang som hjälper den person du rekommenderar att sticka ut från sin tävling.
Om det behövs, använd mer än ett stycke för att ge detaljer.
Punkt 3
När man skriver ett specifikt brev som hänvisar till en kandidat för en viss arbetsöppning bör referensbrevet innehålla information om hur personens kompetens matchar den position som de söker.
Kom ihåg att du faktiskt "marknadsför" den här personens färdigheter - och ju närmare deras färdigheter speglar arbetsbeskrivningen desto mer sannolikt är det att de kommer att kontaktas för en intervju.
Be om en kopia av jobbet och en kopia av personens CV så att du kan rikta in ditt referensbrev i enlighet med detta. Sedan, när du har granskat dessa material, fråga dig själv: "Varför tror jag att [XXX] passar bra för det här jobbet?" Skriv ner en lista med exempel på hur den här personen har visat de färdigheter som beskrivs i arbetsbeskrivningen, och använd sedan dessa för att stärka denna paragraf och göra den "pop".
Sammanfattning
Detta avsnitt i referensbrevsmallen innehåller en kort sammanfattning av varför du rekommenderar personen. Ange att du "rekommenderar" personen eller "rekommenderar" utan förbehåll "eller något liknande.
Slutsats
Slutrapporten i referensbrevsmallen innehåller ett erbjudande att ge mer information. Du kan antingen innehålla ett telefonnummer i stycket eller hänvisa till telefonnummer och e-postadress i returadressen i ditt brev ("För mer information, kontakta mig på telefonnummer eller e-postadress som anges ovan"). Inkludera en artig nära och sedan ditt namn och din titel.
Vänliga hälsningar,
Författarens namn
Titel
Vad ska du inkludera i en referensbrev?
Om du behöver skriva ett referensbrev till någon, kanske du undrar vilka detaljer som ska ingå, och vad man ska lämna ut. Ett referensbrev ska ge sammanhang om vem du är och vad din anslutning är med den person du rekommenderar.
Det är också viktigt att inkludera information om varför personen är kvalificerad och detaljerad om hans eller hennes specifika färdigheter. Ange också din kontaktinformation om företaget eller skolan har några uppföljningsfrågor.
Var ärlig i ditt referensbrev, eftersom det speglar både dig och kandidaten - du bör inte skriva en glödande referens till någon som du inte vet väl eller tror inte vara en bra medarbetare. Med detta sagt, undvik att vara negativ eller få upp fel eller svaghet.
Om du har starka tvivel om en persons kandidatur, var ärlig och låt dem veta att du inte är bekväm att skriva en referens för dem.
Referens Letter Samples
Det är till hjälp att granska referensblockprover för att se hur andra referensförfattare har införlivat sina rekommendationer i referensbrevsmallen. Vänligen besök länken ovan för att se några exempel.