Arbetsgivare behöver förstå när en PIP inte rekommenderas
Prestationsförbättringsplaner (PIP) är guldstandarden för anställd disciplin. När du har ett allvarligt problem, bryr du inte bara medarbetaren, du gör en formell plan för hans förbättring, träffar medarbetaren ofta och hoppas kunna se förbättringar. Om du inte ser någon förbättring, brandar du arbetstagaren.
Detta krävs inte enligt lag. I alla stater men Montana är sysselsättningen på viljan. Det innebär att du kan avfyra en anställd av någon anledning (så länge som det inte är förbjudet enligt lagen, till exempel på grund av ras, graviditet eller funktionshinder) och att en anställd kan sluta utan varning av någon anledning.
Du kan ofta göra saker som kommer att uppmuntra en anställningsperiod på två veckor eller mer, men det krävs inte enligt lag. Om inte dina anställda omfattas av ett kontrakt av något slag (som en facklig situation) behöver du inte göra någon form av progressiv disciplin.
Men de flesta företag hoppa inte över disciplin. De gör anställningsförbättringsplaner. De gör en serie varningsbrev och meddelanden. Anställda förväntar sig det. Domstolarna föredrar att se det. Och eftersom omsättningen är dyr och upprätthåller god vilja bland andra anställda är viktigt, är det mycket ekonomiskt förnuft att försöka lösa problem snarare än att skjuta dem. Men finns det några situationer där du bara ska avfyra en anställd utan en lång varningsperiod? Ja. Absolut. Här är några av dem.
Stöld, Fighting eller Sex i Copier Room
Om du går in på John och Jane som uppträder på ett olämpligt sätt bakom fillådorna, berätta för dem att klä dem igen och samla resten av sina personliga saker från sina skrivbord, eftersom idag är deras sista dag. Du såg det själv, ingen utredning behövs, och beteendet är allvarligt nog att det inte finns något behov av att ha och haw över det.
Om du i stället får John att gå ut till sin bil med en skrivare eller Jane har ett paket av inköpta cigaretter i hennes handväska är det också dags att avfyra arbetstagaren. Stöld är inte något att ignorera eller tillåta - inte ens en liten bit.
Du vill inte ha en miljö där medarbetarna känner att de kan stjäla från företaget utan konsekvenser. Företagen förlorar miljontals dollar per år till stöld av arbetstagare, och du vill inte att dina företagstab ska lägga till dessa nummer.
Men hur är det med en kamp? Denna situation är svårare att sortera ut. Om Jane går och slår John i ansiktet utan provokation är det lätt att säga att Jane är avfyrade. Men när det är mindre klart vem startade kampen, vill du ta dig tid att reda ut detaljerna istället för att bara skjuta båda anställda.
Jane kan ha slagit John i ansiktet, men var det för att det var 33: e gången som han hade gjort en oförskämd kommentar till henne? Om båda kämpar, är en som verkar i självförsvar? Se till att du vet historien innan du brinner någon. Och samla uttalanden från några vittnen om andra anställda såg altercationen.
Uppskov i stället för en prestationsförbättringsplan
I flera av fallen ovan kanske du vill vänta innan du avfyrar arbetstagaren - avbryt arbetstagaren när du undersöker omständigheterna. Nej, striderna är inte något som du vanligtvis behöver skriva en PIP, men du vill ha båda människor ute på arbetsplatsen medan du sorterar ut vem som var ansvarig och bestämmer en rimlig lösning på problemet.
Medan Jane inte borde slå någon, om John gjorde oförskämda kommentarer till henne, vill du inte avfyra Jane om hon hade anmält sexuella trakasserier och företaget hade inte stoppat det. En domstol kan väl se detta skjutande som vedergällning.
Suspensioner är användbara verktyg vid bestämning av fel i ett problem. Ofta ser du inte arbetstagaren stjäler - någon annan gör det. Du kan få ett kundklagomål om att en anställd var oskäligt oförskämd eller att hon brutit mot HIPAA-krav och delade patientens diagnos med en vän. Du vill inte ta dessa rapporter till nominellt värde.
Kunderna är inte alltid rätt (och ofta är fel). En medarbetare kan tro att något är fallet, och hon kan misstas. Eller den rapporterande medarbetaren kan bara vara en hemsk vindriktad person. Du måste ta reda på innan du vidtar åtgärder.
Att ta bort den anklagade arbetstagaren från arbetsplatsen medan du undersöker kan hjälpa till att sänka kontorspänningen medan du jobbar ut. Och om det visar sig att John verkligen stjäl, vill du inte ha honom runt längre ändå.
Om du gör din utredning och bestämmer att arbetstagaren var skyldig till felet, så brandar du arbetstagaren. Om du bestämmer dig för att arbetstagaren är oskyldig, ska du återställa och betala personen för uppsägningstiden. Det är rätt och rättvis sak att göra.
Ta hand om med snabb bränning
Även till synes svartvita fall kräver ofta lite försiktighet. Varför? För att du vill vara rättvis över hela linjen. Du brandar John för att stjäla en skrivare. Det är vettigt, eller hur? Men när du får reda på att fyra andra anställda har tagit dyr utrustning och andra chefer var medvetna och ingenting gjordes, har du just behandlat John orättvist.
Visst, ingen ska stjäla en skrivare, men många företag tillåter anställda att använda företagets utrustning hemma, eller de blundar för lite stöld. (Vem har inte minst ett par arbetsplatspennor ände i sitt hem?) Du vill se till att företagspolicyn tillämpas på alla - inträdesnivå eller verkställande.
Om du vill ha mer flexibilitet med chefer, gör då den officiella politiken: Medarbetare som är 15 eller högre kan ta hemutrustning med hemma, med förståelsen att de kommer att returnera den när de lämnar företaget.
Nyckeln här är konsekvens och håller sig inom riktlinjerna. Alla chefer måste hantera frågor med samma riktlinjer. Ett enkelt sätt att säkerställa detta är att kräva HR-godkännande vid alla uppsägningar. Med detta krav kan en centralgrupp säga "Nej, du kan inte avfyra den anställden eftersom vi har tillåtit detta beteende i det förflutna."
Vad om insubordination?
När du har en anställd som vägrar att göra vad du har bett, bör du branda den personen på plats. Höger? Fel? Vad sägs om förmodligen fel? Varför vägrar arbetstagaren? Är din förfrågan rimlig? Är arbetstagaren ordentligt utbildad?
Ska detta sätta sina timmar i övertid, som du upprepade gånger har sagt till dem att inte arbeta? Får medarbetaren inte förstå omfattningen av sitt jobb? Ska du ge arbetstagaren mer bakgrundsinformation?
Du måste överväga alla dessa problem innan du brinner en anställd. Ett enstaka fall av insubordination är en utmärkt tid att sätta en anställd på en prestationsförbättringsplan så att medarbetaren förstår att han behöver göra som chefen leder. Du kan bli förvånad över hur många människor inte förstår helt hur arbetsvärlden fungerar.
Kom ihåg, bara för att du kan skjuta någon utan att gå igenom en lång prestationsförbättringsplan betyder processen inte att du borde. PIP är fortfarande guldstandarden för anställd disciplin. Du behöver använda dem när det är möjligt för att hjälpa en anställd att förbättra beteende och prestanda. Firing är sista utväg, inte ett första alternativ.