Projektledarens roll
Jag blir ofta frågad om vad en projektledare gör, eftersom rollen är så omfattande. Här är min roll som projektledare. Detta är vad projektledare gör hela dagen.
Projektledare…
Utveckla den stora idén
Projektledarens första jobb är att utveckla den stora idén. Det har inte alltid varit så här. Inte så länge sedan var projektledare förväntas hämta en heltäckande idé, förmodligen en hel affärssituation, och omvandla den till en projektplan som skulle kunna utföras. Idag har projektledarens roll utvecklats något, och du kommer sannolikt att hitta dig själv involverad tidigare och tidigare i projektet innan det ens har blivit ett "projekt".
Du kommer att arbeta med projektsponsorn för att klara av tanken att bilda en första bild av projektet och se om det är möjligt.
Sätt ihop laget
Om din stora idé anses vara genomförbar, så är ditt nästa steg att sätta ihop ett team som kan arbeta för att göra den här idén till verklighet. Du behöver ett antal personer som kan uppfylla olika roller på ett projektteam.
Helst letar du efter ämnesexperter i varje funktionsområde, men du måste också ta hänsyn till tillgänglighet. Projektledare kan inte alltid få den personal de vill ha på ett team eftersom de experterna är upptagna på andra projekt. Om du inte kan vänta på att de ska bli tillgängliga måste du arbeta med de personer som är tillgängliga.
Du behöver inte alla som är involverade i laget hela tiden. Vissa funktionella experter, som advokater eller pressansvariga, behöver bara gå med i laget på relevanta punkter längs vägen. En del av kunskapen i projektledning och resurshantering är att se till att de meddelar att deras uppgifter kommer upp och sedan tar dem på farten på projektet så snart som deras kompetens behövs.
Organisera vad som ska hända
Under projektinitiativet och de tidiga startfasen arbetar du med ditt team för att definiera exakt vad som behöver göras. Det innebär att man fastställer en tydlig definition för arbetet och ser till att alla förstår målen.
Det är värt att formulera allt detta när det gäller affärsvärde eller fördelar: Med andra ord, förklara varför du börjar på det här nya arbetet.
Leda laget
Nu har du satt ihop ditt lag, och du vet alla vad du måste uppnå tillsammans, det är projektledarens jobb att se till att hela laget arbetar tillsammans för att uppnå det.
Det är svårare än det låter! Att leda ett lag framgångsrikt innebär att man förhandlar utmaningarna av meningsskiljaktigheter, konflikter och att vara överallt i kommunikationen hela tiden. Du måste motivera ditt lag att göra ett bra jobb, även när tiderna är tuffa. Det handlar också om coaching, utbildning, mentorskap och utveckling av de personer som arbetar med projektet, även om de inte arbetar direkt för dig. Det är en överskott som ofta glömmas bort på projekt, men kom ihåg att människor fungerar bättre om de känner att de respekteras och uppmuntras att göra sitt bästa arbete.
Om du kan göra ditt projekt till en plats där människor växer och utvecklar nya färdigheter, så vill folk arbeta med dig.
Ledande laget innebär också att man skapar och hanterar samarbete på laget. Detta kan vara genom verktyg för online-projekthantering eller möten mellan ansikte mot ansikte eller något däremellan. Samarbete och uppbyggnad av en känsla av "team" kommer att hjälpa dina projektresurser att klara sig när det finns konflikter eller svåra tider på projektet, till exempel en tidsfrist som plötsligt kommit framåt.
Hantera pengarna
Projekt kostar pengar, och att kunna sätta ihop en projektbudget är en nyckelkompetens för en projektledare. Men din roll slutar inte där. Du måste kunna hantera pengarna och kontrollera kostnaderna för projektet framåt.
Du kan göra detta genom att:
- Utveckla uppskattningar som täcker alla projektuppgifter och nödvändiga resurser.
- Arbeta med dina ämnesexperter för att se till att dessa är omfattande och fullständiga.
- Använd dina uppskattningar för att skapa en projektbudget.
- Använd din budget för att förklara för projektsponsor och vara tydlig om hur mycket projektet ska kosta.
Sedan kan du genom hela projektet hantera dina kostnader genom exakt kostnadskontroll. Det här innebär att jämföra vad du spenderar i verkligheten till de uppskattningar och projektbudget som du sammanställer. Förhoppningsvis är de inte för långt ifrån varandra, men om du märker en trend mot att spendera för mycket eller felaktiga uppskattningar, så kommer du vara tillräckligt tidigt för att rätta till det, utan lycka till. Du kan bara fixa det du märker, så bra kostnadskontroll är viktigt.
Expert tips: Bra kostnadskontroll innebär mer än bara spårningsutgifter. Du måste också övervaka hur mycket arbete som utförs på projektet. Det är kombinationen av pengar och uppgifter som är färdiga som ger dig en bild av om projektet spenderar utöver dess medel.
Ta beslut
Låt oss få en sak rakt: medan projektsponsorn finns för de gigantiska besluten, är du projektledare och ansvarig för de flesta beslut som fattas i projektet. Även de stora. Även när du inte fattar beslutet kommer du att lägga fram en rekommendation för vilket beslut du tycker att sponsorn ska ta, för att du har alla detaljer och har spenderat åldrar med tanke på det, och de kanske inte har förmågan att göra den där.
Engagande intressenter
Inte så länge sedan pratade projektledningslitteraturen om "stakeholder management". Idag är det erkänt att du inte kan "hantera" en intressent. Det är naivt och lite förolämpande att föreslå att vi så talar om att "engagera" dem istället.
I praktiken har de berörda verktygen inte förändrats - det är bara retoriken och den attityd som är annorlunda. Du kommer fortfarande att lista ut vilka intressenter som är på projektet och om de är särskilt kraftfulla eller inflytelserika i förhållande till det arbete du gör. Utveckla en kommunikationsplan och sätt den i praktiken.
Intressent engagemang innebär att arbeta med de personer som påverkas av projektet för att se till att de förstår de förändringar som kommer.
Läs nästa: Hantera svåra intressenter (för att inte alla kommer att vara lätta att arbeta med).
Leverera projektets mål
Du kommer att göra detta med ditt teams engagemang, och det är vad allt arbete hittills har ledt till.
Att kunna leverera effektivt på vad du lovade beror på att vara mycket tydlig om vad det ska vara. Du måste dokumentera viktiga framgångsfaktorer och de åtgärder som ska användas för att bedöma huruvida du har uppnått det du tänkt göra.
Detta bör anges i projektets affärsfall eller projektinitieringsdokument (eller båda, till varierande detaljnivåer). Därför borde det vara relativt enkelt att se vad dessa mål är - det är mindre lätt att se till att du levererar dem.
Bra planering, starkt ledarskap och förmåga att se den stora bilden såväl som detaljerna kommer att hjälpa oerhört.
Hantera överlämningen att leva
Att leverera projektets mål är inte slutet på din roll som projektledare. Det viktigaste i slutet av genomförandefasen är att se till att du ger en klar och fullständig överlämning till laget som ska hantera projektet framåt.
En bra överlåtelse innebär att du kan ta ett steg tillbaka. Du kommer inte längre att vara "gå till" personen om projektet och du kommer kunna fortsätta till ditt nästa projekt och veta att företagsteamet kan göra det bästa av det du har levererat till dem.
Dela Kunskapen
"Lärdomar" är hur vi beskriver vad som lärt sig genom projektet som kan användas för andra initiativ i framtiden. Projektledaren ska hålla ett lektionslärande möte i slutet av projektet. Detta hjälper laget att växa och upprätthålla organisatorisk kunskap. Med andra ord stannar företaget företaget med samma misstag igen.
Så det är vad en projektledare gör hela dagen. Din faktiska att göra-lista kan se lite annorlunda ut från den här listan, men i huvudsak alla uppgifter på det kommer att bidra till att dessa element är projektledare. Det är ett brett och utmanande jobb, men det är också varierat och ett bra karriärval!