Vad arbetsgivare borde inte behålla i personuppgifter

Vad ska (och borde inte) du placera i en anställd personalfil

Arbetsgivare bör aldrig placera särskilda saker i din generella personalrekord. Innehållet i dina personalfiler och register är allmänt tillgängligt för personalpersonal, anställd och medarbetares chef och handledare, i vissa företag.

I andra är tillgången begränsad till HR-personal och anställda kan begära tillgång till sina register. Advokater kan också döma innehållet i personaldokumenten för rättegångar och EEOC-klagomål.

En tidigare anställd kan också begära en kopia av hans eller hennes personaldokument.

Med alla dessa potentiella användningsområden och potentiella tittare av dina personaldokument måste en arbetsgivare ta hand om att upprätthålla en objektiv, faktuell dokumentation av en anställdes anställningshistoria i personaldokumenten. Följ därför dessa allmänna riktlinjer till dokumentationen som du behåller i organisationens personaldokument.

Allmänna riktlinjer för innehållet i personaldokumentet för anställda

• Information i personaldokument måste vara faktiskt. Personalutlåtanden slumpmässiga anteckningar skvaller; ogrundade rykten frågor, rapporter eller tattelära påståenden från andra anställda som inte är utforskade; anklagelser som inte eftersträvas, utreds och ingåtts och annan icke-saklig information, kommentar eller anteckningar bör uteslutas från en anställds personaldokument.
  
  Ett av de värsta exemplen på offensiv kommentar som en HR-chef hittade i en personalrekord involverade en anställningschefs intervjuanteckningar. En sa: "Möjligen för fet att gå upp och ner för trappan efter behov." Tänk dig att arbetstagaren, en advokat och även framtida anställda och handledare läser kommentarer som dessa.
  
  I ett annat företag hittade chefen obestämda anteckningar som chefer och andra hade placerat i medarbetarens filer, som "Mary är arg på att hon inte fick en höjning. Hon saktade sitt arbete försiktigt för att bli jämn med sin chef." Se problemet?

• Personalrekord måste vara noggrant tilldelade till sina lämpliga filplatser. Bestäm ett protokoll för ditt företags personalrekord baserat på statliga och federala lagar, anställningslagar, såsom HIPAA, och arbetsgivarens bästa praxis.
  
  Håll sedan med protokollet. Du vill inte hitta slumpmässig doktorns ursäkter i personalfilen när de tillhör en medicinsk fil. Inte heller vill du ha motiveringen och motiveringen för en anställdes kampanj i lönefilen.
  
  Du vill inte heller ha rekord av ett anställningsbeslut som innebär bakgrundskontroll eller anteckningar från diskussioner med tidigare arbetsgivare i personalfilen.

• Handledare, chefer och andra anställda som lägger dokumentation i personaldokument måste utbildas för att skriva dokumentationen på lämpligt sätt. Om man anger att en anställd var fullständig dödsbonat, vinner inte dina personalkostnader några priser, men otraderade handledare har varit kända för att skriva liknande uttalanden.
  
  Bättre än, begränsa tillgången till filerna till din HR-personal som ansvarar för journalerna och vet vad som ska och ska inte placeras i en personalfil.
• Balansera informationen du placerar i personaldokument för att inkludera både de positiva och negativa aspekterna av en anställds anställningshistoria. Alltför ofta betonar personaldokument varje negativ förekomst och saknar de positiva komponenterna.
• Erkänna skillnaden mellan en handledares personliga anteckningar om hans eller hennes rapporterande personal och de officiella personaldokumenten från företaget. Handledarens anteckningar som används för prestationsförbättring, spårning av projekt och måluppfyllelse, och till exempel bestämma höjningar och prestationsutvecklingsplaner hör till exempel i en handledares privata fil, inte i företagets officiella personaldokument.
  
  Anta också behovet av att utbilda handledare om hur man tar anteckningar och underhåller dokumentation i sin hanteringsfil. Samma kriterier för fakta, inte åsikter och specifika exempel, inte hörsäsong, gäller för privata anteckningar.
  
  Handledarens privata anteckningar kan dömas i samband med en rättegång, varför försiktighet rekommenderas även för privata anteckningar. Det rekommenderas inte att handledare håller kopior av poster som finns i den officiella personalen för personalen i deras hanteringsfil.

• Anställningsdokumentation och intervju noteringar presenterar lite av en quandary. Den bästa praxisen är att behålla en separat fil för varje position du fyller på som innehåller all dokumentation som är relaterad till att fylla den positionen från jobbet till referenskontrollen. Sökandens återupptas, omslagsbokstäver och ansökningar hör till den här filen, förutom att du ska flytta den anställda medarbetarens ansökan till personalens personalfil.
  
  Den här filen har de officiella checklistorna och formulären som strävar efter en objektiv representation av en potentiell medarbetares kvalifikationer och stöder ditt beslut att anställa den mest kvalificerade kandidaten. Hyresgästens åsikter och anteckningar som togs under anställningsprocessen hör inte till den här filen. Personal kan samla dessa anteckningar för att upprätthålla fullständig dokumentation om ett anställningsbeslut, men de hör inte i personaldokumenten.

• Faktumdokumentation om anställningsbeslut som främjande, överföring till sidoläge och löneökningar hör till personaldokumenten. Handledarens eller HR: s åsikter om arbetstagaren gör det inte. Officiell disciplinär handling dokumentation som en skriftlig varning hör också i anställdas personaldokument.

Specifika exempel på dokumentation som inte borde vara i personaldokument

Följande uppgifter ska inte placeras i personaldokument. Dokumentationen kan kräva en separat fil, kan klassificeras som tillsyns eller ledningsnoteringar, eller bör inte innehas av en arbetsgivare alls.

• All medicinsk information tillhör den medicinska filen.
• Löneinformation hör till lönefilen.
• Dokument som innehåller anställda Social Security Numbers eller information om anställdas skyddade klassificeringar som ålder, ras, kön, nationellt ursprung, funktionshinder, civilstånd, religiösa övertygelser och så vidare bör aldrig sparas i personaldatorna.
• Övervakningsdokumentation för att hantera arbetstagarens arbete, uppsättning av mål, återkoppling och så vidare ska lämnas in i en privat, handledare eller managerägd mapp.
• Undersökningsmaterial, inklusive arbetsklagomål, vittneintervjuer, anställningsintervju, resultat, advokatrekommendationer och upplösning samt uppföljning för att säkerställa ingen vedergällning, borde finnas i en utredningsfil som är skild från personaldokument.
• Filansvarig I-9 formulär i en I-9-fil eller -plats, borta från personaldokumentet.
• Placera bakgrundskontroller, inklusive kriminell historia, kreditrapporter mm och resultaten av drogtestning i en separat fil som handledare, chefer och medarbetare inte kan komma åt. SHRM rekommenderar antingen denna separata fil eller rekommenderar att denna information också kan arkiveras i medarbetarens medicinska fil.
• Arbetstagare jämställdhetsregister som självidentifieringsformulär och regeringsrapporter bör inte sparas i personalfilen eller någon som handledaren har tillgång till.

Om du följer dessa riktlinjer lagrar din organisation faktiskt, stödjande anställningshistoria och personaldokument på lämpliga platser.

Ansvarsfriskrivning: Observera att informationen som lämnas, samtidigt som den är auktoritativ, är inte garanterad för noggrannhet och laglighet. Webbplatsen läses av en världsomspännande publik och arbetslagar och regler varierar från stat till land och land till land. Snälla söka juridisk hjälp, eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att se till att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är för vägledning, idéer och hjälp.