Förstå grunderna för kritisk vägprojektledning

Projektledningsfältet erbjuder en mängd olika verktyg och tekniker för att förenkla och hjälpa till att styra arbetet med att göra något nytt. Per definition är projekten allt det arbete vi gör en gång - de är tillfälliga och unika aktiviteter - i motsats till de många dagliga verksamhetsaktiviteterna i ett företag.

Disciplinen för kritisk vägprojektledning (CPM) grundades i slutet av 1950-talet och fortsätter att användas i stor utsträckning idag. Den här artikeln ger en översikt över hur den kritiska bananvändningen används för att hjälpa team att slutföra sina projektinitiativ.

Definition av den kritiska vägen:

Den kritiska vägen per definition är den längsta sekvensen av händelser i en projektplan. Det är de händelser som måste slutföras utan dröjsmål eller att projektets risker löper längre än den planerade varaktigheten.

En annan syn på den kritiska vägen tyder på att det är händelsens följd med den minsta släckningen (förlängd tid). Denna tekniska terminologi är lättare att förstå genom att beskriva processen att identifiera den kritiska sökvägen för ett provprojekt.

Med hjälp av exemplet att bygga ett hus definierar stegen nedan processen för att identifiera och använda den kritiska banan.

Först definiera ditt projektomfattning och nyckelfunktioner:

När en grupp är monterad för att arbeta på ett projektinitiativ, är det spänning och energi att snabbt gå vidare med arbetet. En disciplinerad projektledare förstår dock hur viktigt planeringsfasen är för initiativets ultimata framgång. Arbetet med att identifiera den kritiska vägen börjar med att förtydliga projektets omfattning och bestämma de viktigaste utgångarna eller funktionerna.

Tänk dig att du bygger ett hus. Innan du påbörjar ett verkligt arbete på huset är det viktigt att du täcker projektet och beskriver de viktigaste funktionerna. I det här exemplet, låt oss anta att ditt omfång kräver ett 2.000 kvadratmeter hem med tre sovrum, ett vardagsrum, matsal, kök, tre badrum och en oavslutad källare till en kostnad som inte överstiger 200 000 dollar.

Medan specifikationerna erbjuder en bra utgångspunkt för omfattningen behöver du fortfarande definiera byggmaterialet-trä eller tegelstenen - och identifiera andra viktiga funktioner, inklusive uppvärmning, luftkonditionering och andra. Sist och inte minst behöver du ett mål för slutförandet av detta hus.

Därefter definierar du det detaljerade arbetet som ska slutföras:

Projektledaren som använder den kritiska sökmetoden ska arbeta med sitt team för att översätta omfattningen och nyckelfunktionerna till en lista över allt arbete som måste fyllas i för att skapa projektet. Ett verktyg som används för att identifiera arbetsuppgifterna är arbetsfördelningsstrukturen.

Projektledaren arbetar med det utökade teamet för att brainstormera alla de uppgifter som behövs för att producera hemmet, komplett med de viktigaste funktionerna som vi beskrivit i våra omfattningsaktiviteter. En enkel teknik för att jocka varje nyckeluppgift ner på en klistermärke resulterar ofta i väggar som omfattas av resultatet av denna brainstorming. Processen ignorerar händelsens sekvens och tillgången på resurser och fokuserar uteslutande på att identifiera uppgifter. När gruppen har bekräftat att allt arbete som krävs för att leverera projektet har identifierats, skapar de tid- och kostnadsberäkningar för varje diskret aktivitet och vänder sig sedan till att identifiera den kritiska vägen.

Sekvensera arbetsuppgifterna för att hitta den kritiska sökvägen:

Beväpnad med innehållet i arbetsfördelningsstrukturen, inklusive tidsuppskattningar för var och en av arbetsobjekten (även kallade arbetspaket), fokuserar gruppmedlemmarna på att definiera den händelseföljd som krävs för att slutföra projektet. De använder de viktigaste funktionerna eller leveranserna som identifieras i materialet som utgångspunkt och bygger ut de olika projektvägarna.

I vårt exempel på att bygga ett hus skulle vi logiskt sett gräva och hälla fundamentet och ställa in huset innan du lägger taket. Vår utmaning är att hitta rätt händelsehändelse som gör det möjligt för projektet att gå smidigt utan betydande driftstopp.

Vad som kommer efter denna sekvenseringsaktivitet är ett projektnätdiagram som är komplett med olika vägar. Med hjälp av varaktighetsberäkningarna beräknas projektledaren som regel förlita sig på projekthanteringsprogramvara, beräkna den tidigaste och senaste tiden varje aktivitet kan börja och slutföra. Processen identifierar de objekten i sekvensen som har extra tid (float eller slak) och de objekt som absolut inte kan försenas utan att försena hela projektet.

Banan som definierar den längsta varaktigheten eller minst slacken genom nätverket är den kritiska vägen. Och medan tekniskt kan det finnas flera kritiska vägar i ett projektnätverk arbetar de flesta projektledare och team med att justera händelsernas längd för att minimera denna möjlighet.

Hur projektansvarig använder den kritiska vägen:

Beväpnad med tydlighet om de objekt som måste slutföras i tid eller projektets risker försenas, fokuserar projektledaren stor tid och uppmärksamhet vid övervakning och kontroll av dessa aktiviteter. Om ett objekt på den kritiska sökvägen eventuellt kommer att gå sent, kan projektledaren tilldela ytterligare resurser för att påskynda slutförandet. Om det finns en resurskonflikt mellan två aktiviteter på den kritiska vägen, kommer projektledaren att lösa detta på ett sätt som minimerar eventuella förseningar.

Förstå den kritiska vägen förenklar processen för att planera resurser dramatiskt. Projektgruppen kan fokusera på att säkerställa tillgången till rätt resurser vid rätt tidpunkt. Såsom beskrivs nedan kan resurser lånas från icke-kritiska aktiviteter om det behövs för att hålla de tidskänsliga uppgifterna på rätt spår.

Även om objekt som inte är på den kritiska vägen är ytterst viktiga för projektets slutförandeskap, har de per definition extra tid eller slack och deras fördröjning är osannolikt att fördröja initiativets mål slutdatum. För att kompensera för potentiella kritiska sökfördröjningar lånar projektledare ofta resurser från icke kritiska objekt, dra nytta av flexibiliteten hos slar för dessa objekt.

Poängen:

Den kritiska banprojekttekniken ger projektledaren en uppsättning verktyg som är kritiska för att hantera risker och optimera chanserna att slutföra projekt i tid. Bakgrundsplaneringstiden är stor med denna metod, men fördelarna med kontroll och samordning är ovärderliga.