Rapporteringskrav för ACA för arbetsgivare

Förstå de överenskomna vårdlagen, former och mer

Arbetsgivarens mandatstycke av Prisvärd Care Act har full effekt. Det innebär att arbetsgivare måste erbjuda en viss hälsotäckning till sina heltidsanställda (och beroende barn) som börjar 2015 och följa specifika IRS-rapporteringskrav som börjar 2016 (för kalenderåret 2015). Arbetsgivare måste överensstämma med mandatet eller möta en skattestraff.

Vilka arbetsgivare påverkas?

Arbetsgivarmandatet påverkar i första hand stora arbetsgivare med 50 eller fler heltidskvalificerade anställda (känd som en "tillämplig stor arbetsgivare").

Tillämpliga stora arbetsgivare som inte följer arbetsgivarens mandat kommer att möta antingen $ 2000 eller $ 3000 straff om en eller flera av dess heltidsanställda (de som arbetar i genomsnitt minst 30 timmar per vecka) köper täckning i en stat eller federal utbyta och kvalificera sig för subvention.

Ett potentiellt årligt straff på $ 2 000 ($ 166, 67 per månad) kan bedömas mot varje heltidsanställd, om den arbetsgivaren inte får erbjuda minsta viktiga täckning till minst 95% av heltidsanställda och deras anhöriga (70% år 2015) bara en heltidsanställd kvalificerar sig till ett bidrag.

Dessutom, även om arbetsgivaren uppfyller minimikraven för grundläggande täckning, skulle ett årligt straff på $ 3000 (250 dollar per månad) fortfarande kunna bedömas mot varje heltidsanställd som kvalificerar sig för subvention, om den erbjudna täckningen inte uppfyller både en överkomlig kostnad och minimikrav.

Detta innebär att täckningen inte får kosta den anställde mer än 9, 5% av sin inkomst för enbart anställd täckning (som en säker hamn) och måste ha ett aktuariellt värde på 60% eller mer.

En tillämplig stor arbetsgivare måste också rapportera till Internal Revenue Service (IRS) att dess täckning uppfyller dessa krav.

För att rapportera denna information har arbetsgivare nya rapporteringskrav enligt Internal Revenue Code sektionerna 6055 och 6056.

I dessa avsnitt krävs att arbetsgivare och sjukförsäkringsbolag rapporterar information om täckningsskydd till IRS och ger de anställda den information som de behöver rapportera om sina egna individuella avkastningar.

Former som är kopplade till rapporteringskraven

Följande formulär är associerade med det enskilda mandatet (kodavsnitt 6055):

• Form 1094-B: Det här är den överföringsform som arbetsgivarna ska använda för att fila med Forms 1095-B.
• Formulär 1095-B : Försäkringsbolag kommer att utfärda detta formulär senast den 31 januari 2016, om arbetsgivarens hälsoplan är fullt försäkrad och används som bevis för täckning för individer vid inlämning av sina 2015-avkastningar. Formulär 1095-B förberedd för varje omfattas anställd (och beroende) måste också lämnas in till IRS senast den 29 februari 2016 (31 mars 2016, om de lämnas in elektroniskt).
• För tillämpliga stora arbetsgivare som sponsrar självförsäkrade planer kan arbetsgivaren antingen fylla i formuläret 1095-B eller förenkla processen och slutföra avsnitt III i formuläret 1095-C (diskuteras nedan).

Följande formulär är kopplade till Employer Mandate (Code Section 6056):

• Form 1094-C: Det här är en transmittalform som innehåller kumulativ information om arbetsgivarens anställda och dess täckningserbjudanden.

• Formulär 1095-C: Arbetsgivare måste förbereda formulär 1095-C på uppdrag av alla heltidsanställda senast den 31 januari 2016 och lämnas in till IRS (tillsammans med formuläret 1094-C ) senast den 29 februari 2016 (31 mars), 2016, om arkivering elektroniskt) .
  Arbetsgivare med 50 eller fler heltidskvalificerade anställda måste fylla i del I och II i detta formulär på uppdrag av varje heltidsanställd, oavsett om de erbjuds täckning eller ej. Om arbetsgivaren själv försäkrar sina hälsofördelar, kommer de också att behöva slutföra del III. Dessutom måste arbetsgivarna utarbeta en förenklad blankett 1095-C för de icke-heltidsanställda som är inskrivna på planen för att uppfylla kraven enligt Code Section 6055.
• Dessa formulär beror på IRS senast 29 februari 2016, om de lämnas in per papper eller 31 mars 2016, om de lämnas in elektroniskt. Observera att elektronisk överföring krävs av arbetsgivare med 250 + avkastning. Detta kommer att fortsätta varje år framåt.

IRS-indikatorkoder

En arbetsgivare behöver en tydlig förståelse för IRS-indikatorkoderna som en kritisk komponent för att förbereda rapportering. En arbetsgivare bör ha en stark förståelse för hur man bestämmer överkomligheten för arbetstagarens andel av kostnaden (beräkning, formel etc.), om det var erbjudande om täckning till varje heltidsanställd, och huruvida eller inte Hälsovården var överkomlig för de anställda som var inskrivna.

Komma igång: För det första måste arbetsgivarna säkerställa lönesystem och / eller förmånsadministrationssystem är aktuella och beredda att fånga och lagra informationen som krävs för rapportering. Arbetsgivare bör börja bygga en strategi idag med sina löneavdelningar eller säljare och överväga engagerade konsulter för att hjälpa sina företag att förbereda sig för att följa.

Ett företags personalresurser, förmåner och finanslag har också nyckelroller när det gäller att förbereda en rapporteringsstrategi. Sjukförsäkringsutgivare, mäklare, CPA, eller skatte- och finansrådgivare och ibland tredjepartsadministratörer, är partners som en arbetsgivare behöver hjälpa till att samla och rapportera täckningsinformation exakt.

Arbetsgivare bör börja träffa dessa partners och engagera dem i en rapporteringsstrategi så snart som möjligt.

Påföljder och befrielse: Tillämpliga arbetsgivare kommer att utsättas för generella anmälningsavsättningar enligt kod 6721 (underlåtenhet att lämna rätt information) och avsnitt 6722 (underlåtenhet att lämna in korrekt betalningsmottagande) . I stort sett sträcker sig sanktionerna från $ 100 upp till $ 1, 5 miljoner för att misslyckas med att fila eller arkivera felaktigt.

Om arbetsgivaren kan visa att det har gjort en trovärdig insats för att uppfylla rapporteringskraven på ett korrekt och korrekt sätt, kan vissa kortfristiga befrielser från rapporteringstraff vara tillgängliga.

Denna lättnad ger ytterligare tid att utveckla processer, samla in nödvändiga uppgifter och rapportera företagets täckningsinformation på lämpligt sätt. Därför kan förberedelserna i förväg rädda chansen att en arbetsgivare får straff.

Takeaway

Arbetsgivare bör börja slutföra en strategi för rapportering i enlighet med federal lag nu. En arbetsgivare bör se till att arbeta med sin HR-avdelning, löneavdelning eller lönförsäljare, förmånsadministrationssystem, fördelar mäklare / konsult och skatterådgivare för att erhålla all nödvändig information.

En strategi som inkluderar dessa partner är nyckeln till att rapportera exakt, undvika påföljder och upprätthålla företagets övergripande välbefinnande. Arbetsgivare som är beredda och vet vad som behöver hända före tiden kommer till slut att uppfylla rapporteringskraven.

Varning:

Susan Heathfield och hennes gästförfattare gör sitt yttersta för att erbjuda korrekt, allsidig, etisk personalhantering, arbetsgivare och arbetsplatsrådgivning både på denna webbplats och länkad till från denna webbplats, men de är inte advokater och innehållet på plats, samtidigt som auktoritativ, är inte garanterad för noggrannhet och laglighet, och ska inte tolkas som juridisk rådgivning.

Webbplatsen har en världsomspännande publik och arbetslagar och regler varierar från stat till land och land, så webbplatsen kan inte vara definitiv på alla för din arbetsplats. När du är i tvivel, söka alltid juridisk rådgivning eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser för att säkerställa att din juridiska tolkning och beslut är korrekta. Informationen på denna sida är endast för vägledning, idéer och hjälp.

Mer om den billiga vårdlagen

• Företagen har alternativ för att hantera den rimliga vårdlagen
• Hur arbetsgivare hanterar sjukvårdsreformen och dess osäkerhet
• Vad är ACA och Health Care Reform?
• Individuellt gemensamt ansvar Betalning (Skatter)