Låt oss möta det: ingen gillar den årliga prestationsöversynen. Ingen . Granskare (chefer) hatar att göra dem, anställda hatar att få dem, och mänskliga resurser hatar att administrera dem.
Varje år finns det minst en bok och otaliga artiklar om varför de borde förbjudas eller fixas. Detta har gått så länge som vi kan komma ihåg, och det verkar som om det inte har gjorts några små förbättringar. Vad handlar det om denna årliga företagsritual som verkar orsaka sådan bedrövelse och smärta? Och ännu viktigare, kan det lösas?
Vi hatar att vara en pessimist, men efter att ha studerat ämnet prestationsbedömningar i mer än 25 år har många försök att återuppfinna eller reparera brutna system, att vara på mottagningsänden och avsluta hundratals recensioner och göra varje misstag som kan göras, vi har kommit till slutsatsen att prestanda recensioner alltid kommer att vara en mindre än trevlig upplevelse för alla inblandade. Varför?
Låt oss först sätta de oundvikliga anledningarna till att anställda, chefer och HR hatar dem på bordet som bara inte kan lösas och acceptera dem som givens. Låt oss sedan prata om hur vi kan, slutligen göra processen mindre smärtsam. Varför vi hatar resultatrecensioner: givens att vi bara behöver suga upp och acceptera:
Människans natur
Folk hatar att ha sina brister påpekade och chefer hatar att ge negativ feedback. Men vänta, säger inte alla studierna att folk vill ha och älskar feedback? Visst de gör så länge det är positiv feedback. När vi får feedback som utmanar våra antaganden om oss själva, går vi automatiskt i ett skyddande "fight or flight" överlevnadsläge. Vi förnekar, blir arg, bli defensiv eller dra tillbaka. Ingen konstnär gillar att få en negativ kritisk recension, ingen restaurangägare gillar att få en kritisk TripAdvisor recension, och ingen anställd gillar att höra deras brister pekade ut av deras chef.
Och om inte chefen är en sadist och åtnjuter smärta, tycker de flesta chefer verkligen inte om att ge dåliga nyheter till sina anställda. Faktum är att de flesta i allmänhet inte tycker om att ge negativ feedback. Det är därför anonyma 360 bedömningsrecensioner är så populära eftersom de ger människor möjlighet att säga vad de verkligen känner utan att behöva konfronteras eller ifrågasättas.
Formality and Bureaucracy
Typiska prestationsbedömningar innefattar en föreskriven process, formulär och en formell diskussion. Det är ofta inte den faktiska diskussionen att anställda (och chefer) finner smärtsamma, det är "styvhet" och känns som om du tvingas följa något som du hellre inte behöver göra.
Det är extra arbete
Alla är terminalt upptagen idag, faktiskt har vi alltid varit. Vi jobbar hårt och hoppas kunna se positiva resultat. Den årliga översynen följer med och det känns som "extra" arbete som kommer i vägen för vårt verkliga arbete. Chefer, särskilt chefer med många direkta rapporter, spenderar oändliga timmar att fylla i blanketter, skriver kommentarer, granskar dokument, diskuterar (ibland i flera möten) och skickar in pappersarbete. Anställda är ofta uppmanade att göra självbedömningar och vara beredda att försvara sig, och HR slutar med ett omöjligt berg av pappersarbete som måste överensstämma med alla slags statliga och federala bestämmelser.
Okej, så om vi bara kan acceptera att prestationsbedömningar kan innebära negativ feedback, är en nödvändig del av arbetslivet och kommer att innebära lite extra arbete som inte är särskilt uppfyllande, måste vi hata dem eller finns det några sätt vi kan göra dem mindre smärtsamma än en rotkanal? Absolut! Här är tre enkla sätt att göra resultatrecensioner mindre smärtsamma:
Eliminera överraskningar
Människor hatar negativ återkoppling oftast första gången de hör det, eller när det handlar om någonting som de var clueless om (blinda fläckar). Sättet att minimera smärtan av att höra om svagheter för första gången under den årliga prestationsöversynen är att vana att ge och fråga om återkoppling regelbundet. När feedback ges och tas emot tidigt, ofta, specifikt och på ett balanserat sätt, har anställda tid att bearbeta det och göra något åt det. Chefer kan skapa en miljö som uppmuntrar till tvåvägsutbyte av informell feedback på ett sätt som bygger tillit och eliminerar överraskningar.
Bättre än, skapa system där anställda kan mäta och övervaka sin egen prestation. Till exempel, ingen chef måste påpeka en försäljare att de har en dålig månad. De är redan redan smärtsamt medvetna om att de inte uppfyller sina försäljningsmål, och krypterar för att hitta sätt att förbättra sig. Det är då en försäljningschef kan ge värdefull coachning för att hjälpa försäljningsrepresentanten att komma tillbaka på rätt spår.
Få bättre på att ge och ta emot feedback
Ju mer skickliga vi är desto bekvämare blir vi med. Se "Hur får du feedback" och "Hur ger du feedback."
Förenkla processen
Varför är prestanda recensioner så darn komplicerade? Jag har sett versioner som innehåller 14-sidiga formulär och en serie av tre möten. Det är oftast för att de är utformade av välutrustade HR-avdelningar (eller konsulter eller advokater) som försöker att hantera alla aspekter av prestationshantering i en enda form och process.
Lösningen? Det är inte fancy programvarusystem som bara automatiserar (och ibland ytterligare komplicerar) en dålig process. Jag skulle rekommendera en enda sida - eller högst två sidor - Prestanda granskningsformulär. Jag har sett detta implementerat och det har mottagits mycket bra av chefer, anställda och HR.
Genomför dessa tre relativt enkla lösningar och din årliga prestandaöversikt kan fortfarande känna sig som en resa till tandläkaren, men mer som tänderrengöring, i stället för en grov rotkanal.