Varje projekt kan dra nytta av en granskning från tid till annan. Men oroa dig inte, det är inte så läskigt som det låter. En projektgranskning är där en opartisk person granskar ditt projekt och ger vägledning om vad som skulle kunna göras annorlunda för att förbättra sina chanser att bli framgångsrika. Denna artikel förklarar allt och tar dig igenom hur du förbereder dig för en projektgranskning.
Hur formell en projektgranskning är
En projektrevision är normalt en formell övning. Den informella motsvarigheten kallas vanligen en peer review. Det här är en kollega som tittar på ditt projekt och den därtill hörande dokumentationen och ger dig feedback om var du ska spendera lite mer tid.
Projektrevisioner är formella genom att de vanligtvis har en definierad uppsättning frågor och utförs av någon som gör den typen av regelbundet.
Vem utför projektrevisioner
Den person som gör din projektrevision kan vara en annan projektledare (förmodligen någon med stor erfarenhet av att köra projekt) men det är mer sannolikt att vara någon från projektkontoret som kör revisioner ofta.
Det kommer att vara någon som kan betrakta sig opartisk så det blir inte din linjeledare eller projektsponsor. Det kan till och med vara ett team av människor, beroende på projektets storlek.
Hur man förbereder sig för en projektrevision
Den första och viktigaste grejen är att få kopior av din projektdokumentation för att revisor ska granska. Om du har en projektkoordinator, be dem att sammanfoga ett dokumentpaket (helst elektroniskt). Du ska ha all din information lättillgänglig men även om du gör det kan det här steget ta en stund. Som ett minimum, se till att du har projektplanen, riskloggen, utgåva logg, budget och schema tillgängligt för revisoren.
Vem behöver engagera sig
Det beror på vilken typ av saker som revisor vill titta på. Du som projektledare kommer att behöva spendera tid med dem. Förvänta dig att dina lagmedlemmar också ringas in för att chatta med revisorn.
Tänk på att ju längre de lägger på att arbeta med revisionsrelaterade uppgifter, desto mindre tid har de för projektarbete, så du kan behöva omlägga vissa aktiviteter och arbeta långsammare under revisionsperioden.
Hur lång tid tar en projektrevision
Det finns ingen fast tidsperiod för en projektrevision. På stora projekt hittar du det tar mycket längre tid. På små projekt kan revisorn göras inom några timmar. Så fort du vet att ditt projekt ska granskas, fråga ditt revisionslag hur länge de förutser deras arbete.
Vad revisionen ser ut för
Om revisionen kallades på grund av en särskild oro, till exempel att misslyckas med att träffa kvalitetsmål, förvänta sig att det ska undersöka området djupt. En rutinrevision kommer att se i stor utsträckning på projektledningens olika områden och de resultat som projektet arbetar med. Det kommer att täcka tid, kostnad och kvalitet på ditt projekt och intressentansvar.
Syftet med revisionen är att ta reda på om projektet ska uppfylla sina mål eller inte. Om revisorn känner det baserat på nuvarande resultat kommer projektet inte att nå dessa mål, han eller hon kommer att lägga fram rekommendationer för åtgärder.
Rekommendationer Beroende på vad som hittats
Rekommendationerna i revisors rapport beror på vad de har hittat. Förvänta dem att vara positiva och formulerade på ett sätt som bör låta dig anta dem enkelt. De borde vara praktiska.
I en extremitet kan revisor rekommendera att ditt projekt är stängd, även om det bara skulle hända om de kände att det inte fanns någon chans att något projekt från denna punkt skulle ge någon form av värde för organisationen.
Titta på din projektrevision som en positiv upplevelse. Det borde ge dig tidig varning om några tecken på att ditt projekt är i trubbel och det är en möjlighet att arbeta med en erfaren projektprofessor. Genomförandet av rekommendationerna bör göra dig, ditt team och ditt projekt mer framgångsrika, och det kan bara vara bra.