En arbetsspecifikation beskriver kunskap, färdigheter, utbildning, erfarenhet och förmågor du tror är avgörande för att utföra ett visst jobb.
Arbetsspecifikationen är utvecklad från jobbanalysen.
Betydelsen av jobanalysen
Arbetsanalysen är en process som används för att samla information om uppgifter, ansvar, nödvändiga färdigheter, resultat och arbetsmiljö för ett visst jobb. Arbetsanalysen är användbar för att ge en översikt över de grundläggande kraven i en position. Du behöver så mycket data som möjligt för att sammanställa en arbetsbeskrivning, vilket är det vanliga resultatet av arbetsanalysen.
Om du saknar viktig information kan du sluta att inte betala en anställd korrekt eller anställa någon som saknar en nödvändig kompetens som behövs för att utföra jobbet.
Idealiskt, som också utvecklats från en detaljerad arbetsbeskrivelse, beskriver jobbspecifikationen den person du vill anställa för ett visst jobb.
3 viktiga komponenter i en jobbspecifikation
Huvudelementen i jobbet en specifikation inkluderar följande:
Erfarenhet. Det definierar hur många års erfarenhet man behöver vara väl lämpad för det jobb du vill fylla på. Detta kan vara ett exakt antal (t.ex. minst 20 års erfarenhet) eller det kan vara ett intervall (t.ex. 15 till 20 års erfarenhet). Det här är också det område där du specifikt noterar om positionen kräver progressivt mer komplex och ansvarsfull erfarenhet, såväl som tillsyns- eller ledarskapsupplevelse. Erfarenheten kan också vara extremt specifik. Till exempel, om den position som ska fyllas är en läkemedelsmarknadschef, kan jobbet specificeras att man behöver 20 års kännedom om marknadsföring av specifika varumärken eller generiska läkemedel.
Utbildning. Denna kategori varierar kraftigt. Till exempel kan jobbet kräva en tvåårig eller fyraårig akademisk examen, eller en examen eller forskarutbildning. Du kan också behöva notera att viss utbildning var nödvändig, eller certifieringar krävs för positionen. Om det inte finns några utbildningskrav för jobbet, bör det också anges.
Erforderliga färdigheter, kunskaper och egenskaper. Denna kategori undersöker de färdigheter, kunskap och personliga egenskaper hos individer som framgångsrikt har utfört jobbet i det förflutna. Eller du kan välja att använda uppgifterna om jobbanalys för att bestämma vilka attribut du behöver från din "ideal" -kandidat. Ditt rekryteringsplaneringsmöte eller e-postdeltagare kan också hjälpa till med att bestämma dessa krav för jobbspecifikationen. Hur som helst, det här är ett område där du måste vara extremt detaljerad för att locka de skickliga kandidaterna.
Andra sätt jobbspecifikation Hjälper HR-processen
En jobbspecifikation är användbar för rekrytering, eftersom det hjälper dig att skriva dina jobbposter och ditt rekryteringsmaterial på webbplatsen. Arbetsspecifikationen är också användbar för att sprida information om jobbpostning på alla populära sociala medier-plattformar, som Twitter, Facebook och Instagram. Du kan också använda informationen för att återge screening och kommer att vara till nytta när du intervjuar.
Det gör det också möjligt för medarbetare att noggrant mäta vad som behövs dagligen för att lyckas i jobbet. Och om du tenderar att vara översvämd med hundratals återupptag, är en arbetsspecifikation ett användbart tillvägagångssätt och verktyg för att begränsa fältet till de kandidater som verkligen ger mening.
Om du aldrig har utvecklat en arbetsspecifikation, så hjälper det om du vill ta en titt på en provjobbspecifikation.