Lär dig kommunikationskomponenterna på arbetsplatsen

Frågor som Aid Efficiency, Exhibit Competence och Build Report

Kommunikation delar information mellan två eller flera individer, en handling av att förmedla information. Kommunikation har så många komponenter, och misslyckande att kommunicera på arbetsplatsen effektivt är vanligt.

Effektiv kommunikation kräver att alla komponenter i en kommunikation samverkar perfekt för "delad mening", min favoritdefinition för kommunikation. Det är särskilt viktigt när frågor ställs och besvaras.

Komponenter i kommunikation

Det finns fem komponenter till någon kommunikation och en sjätte som är den övergripande miljön på den arbetsplats där kommunikationen sker. Komponenterna i kommunikationen är:

• Den person som skickar meddelandet. Avsändaren måste presentera meddelandet tydligt och tillräckligt med detaljer så att mottagaren delar mening med avsändaren.
• Kontextet för meddelandet. Kontextet är hur meddelandet levereras av avsändaren av meddelandet. Innehållet innefattar icke-verbal kommunikation som gester, kroppsspråk, ansiktsuttryck och element som tonfall. Det mesta av sammanhanget för ett meddelande är endast tillgängligt när mottagaren kan se och höra meddelandets avsändare. E-post och IM-emoticons är till exempel en dålig substitution, eftersom avsändaren formulerar dem utan inmatning från mottagaren.
  
  En annan del av sammanhanget är de känslor som är involverade i kommunikationscirkeln. Är avsändaren arg? Är mottagaren likgiltig till innehållet i kommunikationen eller förakt av avsändaren? Normala mänskliga känslor påverkar huruvida ett meddelande delas med framgång.

• Den person som tar emot meddelandet. Mottagaren måste lyssna noggrant och noggrant, ställa frågor för klarhet och parafrasera för att se till att mottagaren delar mening med avsändaren. Om mottagaren litar på avsändaren ökar chanserna för effektiv kommunikation.
• Den leveransmetod du väljer. Leveransmetoden bör väljas utifrån mediet som är mest effektivt för att förmedla innebörden av meddelandet. Eftersom kommunikationsmetoderna är så olika sedan gryningen av datorer och mobila enheter har beslut om leveransmetoden blivit mer komplexa. Leveransmetoden måste passa kommunikationsbehoven hos både avsändaren och mottagaren.
  
  Kommunikationsmetoder inkluderar verbal kommunikation, snabbmeddelanden (IM), e-post, brev, tecken, affischer, videor, skärmdumpar, telefoner, anteckningar, blanketter, skrivna dokument och mycket mer. Dessa metoder fortsätter att expandera, och medarbetarnas förväntningar på omedelbar kommunikation om allt som har att göra med sitt arbete fortsätter att växa.
  
  Personlig kommunikation har ökat i betydelse, särskilt för organisationsinformation som kan kräva förändring, ge medarbetarigenkänning eller tillåta frågor på plats. Personlig kommunikation är också gynnad eftersom anställda har tillgång till komponenten, kontext.

• Innehållet i meddelandet. Innehållet i meddelandet ska vara klart och presenterat och beskrivet i tillräckligt detalj för att få förståelse från mottagaren. Om meddelandets innehåll resonanserar och ansluter, på en viss nivå, med mottagarens befintliga övertygelse, är det mest effektivt.

Hur att ställa bra frågor förbättrar kommunikation

James O. Pyle och Maryann Karinch lägger till följande för att stödja effektiv kommunikation.

Från mänskliga resurser till kundtjänst förorenar dåliga frågor nästan varje arbetsplats. Dåliga frågor leder ofta ofullständiga eller vilseledande svar och kan undergräva rapport. Å andra sidan är bra frågor ett värdefullt verktyg för effektivitet, kompetens och rapportuppbyggnad.

Det finns sex typer av bra frågor: direkt, kontroll, upprepa, beständig, sammanfattande och icke relevant. För att beskriva dem kortfattat:

• Direkt: Du ställer en enkel fråga med en grundläggande frågeställning.
• Kontroll: Du vet redan svaret när du frågar det. Det är ett sätt att ta reda på om personen ljuger, oförinformerad och / eller inte uppmärksammar.
• Upprepa: Du frågar två olika frågor som är efter samma information.
• Persistent: Du ställer samma fråga på olika sätt att utforska alla aspekter av önskad information.

• Sammanfattning: Du ställer en fråga som är avsedd att ge källan möjlighet att besöka svaret.
• Icke-relevant: Det gäller inte det ämne du vill veta om, men det är en som troligtvis inte kommer att ljuga om; Det tjänar syftet att se hur sanningen "ser ut" och få personen att öppna upp för dig. Det kan också kopplas samman i frågan om utbyte.

Detaljer om de 6 typerna av goda frågor

Direkt

Direkta frågor är bäst: En frågande, ett verb och ett substantiv eller pronomen.

• Vem är du?
• Vad hände vid festen?
• När anlände du till kontoret?

• Var är bilnycklarna?
• Varför lämnade du mötet tidigt?
• Hur mycket betalade du för iPad?

Kontrollera

När säger du "Jag kommer medvetet inte att ställa en direkt fråga?" När du kontrollerar sannolikheten eller noggrannheten i ett svar, använder du en kontrollfråga och letar efter konsekvens.

Kontrollfrågor är avsiktliga frågor som du vet svaret på så att de inte handlar om upptäckten av information. De handlar om upptäckten av beteende, mönster av tal och sanningsenhet eller noggrannhet. Kanske är det någonting du pratade med tidigare med personen.

Om du vet att någon i ditt personalresurser avskedade en anställd eftersom arbetstagaren skickade ett mail för att klaga på personen, kan du fråga en kontrollfråga som, "Hur gick det i prestationsöversynen med Pamela idag?" Du har redan informationen; du vill bara ta reda på hur din HR-person svarar på frågan.

Upprepa

Du vill komma på samma information på två olika sätt. Om du till exempel frågade "Hur många personer är på säljkåren?" Kan personen du pratar med svara: "Det finns 22 i fältet." Senare när du pratar med honom om något annat - Områden där företaget har fotfäste, till exempel - du kanske frågar, "Hur många försäljningsregioner har du?"

Han kan svara, "22", vilket är ett sätt att bekräfta antalet anställda på säljkåren. Det är inte ett absolut test, men det ger värde och trovärdighet till vad han sa tidigare. Det är två olika frågor som kryssrutar informationen.

Vid användning av upprepade frågor kan du också upptäcka avvikelser. Om din källa i det här exemplet svarar på att det finns 28 försäljningsregioner, skulle du vilja ha någon förtydligande. Kanske finns det en helt bra anledning - säljkåren har normalt ett komplement på 28, men det har varit så mycket omsättning på senare tid att de är sex korta - men svaret ger upphov till tvivel om att det finns en skillnad mellan antalet av personal och antal försäljningsområden. Den otillbörliga matchningen måste leda till ytterligare ifrågasättning för att lösa problemet.

Beständig

I varje utbyte där mer än ett svar kan ges på en fråga, använd uthållig ifrågasättning för att få ett komplett svar. I likhet med upprepade frågor är vidhållna frågor också användbara om du misstänker att personen inte är sanningsenlig.

"Var gick du på din semester till Kalifornien?" Kan få svaret "Disneyland". Även om det är möjligt att Disneyland är det enda stället är det logiskt att följa den frågan med "Var annars?"

Genomgå den upprepade frågan och gå direkt till frågor om Disneyland innebär att du saknar chansen att få en komplett bild av din väns resa i Kalifornien om inte informationen råkar läcka ut vid någon annan tidpunkt.

Sammanfattning

Sammanfattningsfrågor handlar inte om att bestämma sannheten lika mycket som att mata tillbaka till källan vad hon har sagt, så hon har möjlighet att tänka, "Har jag faktiskt sagt vad jag menade att säga?"

Du säljer bilar av alla slag, från dubbeldörrluckor till fullstora lyxmodeller. Ett ungt par kommer till showroomet och frågar att provköra en av lyxmodellerna.

"Vad ska du använda bilen för det mesta?" Frågar du.

"Pendlar fram och tillbaka till jobbet. Vi arbetar i samma byggnad, säger hon.

"Vad ska du använda bilen för?"

"Resor på helgerna för att se mina föräldrar. Stuff som det. "Hon pausar och lägger till, " De bor hundra miles bort. "

"Varför tror du att lyxbilen är det bästa valet?"

De byter ut en blick. Han säger, "Vi gillar det bättre än de andra."

"Vad är din favoritfärg, " frågar du och tittar rakt på henne.

"Röd."

"Så låt mig se om jag fick det här. Jag hör dig att du vill ha en röd bil i fullstorlek i lyxklassen. Hur bra passar den här beskrivningen vad du vill?" (Du har ramat in din sammanfattande fråga med relevant information I detta fall.)

De byter ut en annan blick. Han sa, "Vi tror att en mer dämpad färg kan vara bättre."

"Hur är det med lyxmodellen att du tycker att det är det bästa för dig?" (Återigen, det här är ett sätt att sammanfatta och verifiera vad du har hört. Du vill ta reda på om de bara är så förtjusta med de dyra bil att de inte vill överväga något annat, eller om det första svaret förklarade ett framträdande faktum.)

"Min pappa säger att det här är den säkraste bilen på vägen."

Svaret på den sammanfattande frågan berättar att de faktiskt kan tyckas om det, men inte på grund av hur det ser ut. Du läser mellan linjerna. De är bara igång i sitt liv tillsammans. Hennes pappa har förmodligen skickat dem till återförsäljaren för att köpa "den säkraste bilen på vägen", som han kommer att hjälpa dem att köpa. Du bestämmer dig för att fortsätta med försäljningen, med vetskap om att betalningsbetalningen och lånansökan kommer att ge dig resten av berättelsen.

Vissa människor kanske inte är bekväma och frågar en sammanfattande fråga som de som är inbäddade i den här försäljningssammenhängningen, eftersom de inte vill se enkla eller ouppmärksamma. Om du ställer frågan exakt på samma sätt som du frågade det första gången, kan de ha en giltig slutsats.

Du vill inte heller ställa samma fråga två gånger i rad, även om du ändrar fraseringen. Genom att placera ett stycke mellan första gången ställer du frågan och den andra och omformulerar frågan något, du stöter helt enkelt på som någon som verkligen är intresserad av vad den andra personen har att säga.

Icke-Relevant

Du kan upptäcka att personen som svarar på dina frågor verkar stressad. en icke relevant fråga skulle kunna mildra spänningen. Eller kanske du behöver tid att tänka eller hänvisa till dina anteckningar, så du använder frågan bara för att köpa lite tid och plats.

När du frågar spetsiga frågor som "Vilket projekt har du tidigare gjort som misslyckades?" Och "Hur försökte du åtgärda problemet?" Du kan enkelt göra jobbetkandidatkänsla som om han är mitt i ett slagfältförhör .

Kandidaten kan säga, "Jag försökte ta itu med problemet genom att rallya avdelningen kring ett gemensamt mål - hur jag får min sons litet lagslag att fokusera på att slå bollen."

Du kan ge kandidaten en paus genom att fråga, "Hur länge har du coachat lite liga?" Innan du återvänder till diskussionen om hans skruv och hur han försökte fixa den.

Slutligen, här är två sätt att förstöra frågor som börjar med alla nödvändiga komponenter och hamnar slutligen bra .

1. Lägga till för många kvalifikationer eller andra ord och fraser som distraherar frågan. Till exempel, "Vad hade du till frukost på middagen där vinylbentens avföring är knäckt och täckt med kanaltape?"
2. Att inte vänta på ett svar är också vanligt. Du frågar, "Vad är din favoritmåltid?" Personen tänker en stund snarare än att svara omedelbart. Du chime in, "rostbiff?" Tystnad är ett effektivt frågeverktyg.

   Förlora inte upptäckten, informationen, lederna som ett resultat av att du öppnar munnen när du behöver öppna öronen. Kom ihåg regeln om "två öron, en mun" för att få ut det mesta av frågan.

   Miljö och kommunikation

   Ovanstående komponenter i kommunikation främjar gemensam betydelse när de arbetar tillsammans för att effektivt leverera ett meddelande. Arbetsmiljön där dessa komponenter äger rum påverkar också kommunikationen och huruvida kommunikationen är mottagen.

   När du frågar giltiga frågor bygger du rapport och inspirerar tilltro. Frågor utgör en annan del av grunden för arbetsplatskommunikation som delar mening

   I en arbetsmiljö som betonar öppen kommunikation, medarbetarnas engagemang och gemensamma mål, kommunikation oftare och effektivare. Men förväntan på betydande kommunikation sätter stången högre på dessa bästa arbetsplatser. Så, även i hög moral, medarbetarfokuserade arbetsmiljöer klagar anställda att de inte vet vad som händer.

   På grund av alla komponenter och den övergripande miljön på en enskild arbetsplats är kommunikationen fortfarande utmanande. De gamla frågorna om vem behöver veta vad och när behöver de veta det, svaras aldrig helt på någontingens tillfredsställelse.

   Medarbetarens klagomål om för mycket information, inte tillräckligt med information, och till och med information överbelastning, fortsätter att resonera på arbetsplatser. Du kommer aldrig att bota kommunikationsproblemet, men med engagemang och genomtänkthet kan du öka effektiviteten hos både din interpersonella kommunikation och din kommunikation på arbetsplatsen.

   Mer relaterat till effektiv kommunikation på arbetsplatsen

   • Få feedback med nåd och värdighet
   • Hur man utvecklar din känslomässiga intelligens
   • Hur man håller en svår konversation
   • Återkoppling