Se exempel på korrekt och felaktig dokumentation i personalresurserna
Dokumentation är det skriftliga och behållna rekordet av anställningshändelser. Dokumentation består av statliga och juridiskt uppdragna delar, dokument som krävs enligt företagets policy och praxis, dokument som föreslagits av bästa personalhanteringsmetoder och formell och informell registrering av anställningshändelser.
Dokumentation Om en anställningsrekord
Dokumentation är en skriftlig rekord av en anställdes handlingar, diskussioner, incidenter för prestationsutbildning, bevittnade brott mot politiken, disciplinära åtgärder, positiva bidrag, belöning och erkännande, utredningar, bristande uppnåelse av krav och mål, prestationsutvärdering och mer.
Dokumentation gör det möjligt för arbetsgivaren eller medarbetaren att bevara en skriftlig rapport över händelserna och diskussionerna som inträffade kring en viss händelse. Dokumentation av anställningsförhållandet ger en skriftlig rekord som kan vara nödvändig för att stödja sådana åtgärder som anställningsfrämjande, lönehöjningar och disciplinära åtgärder inklusive uppsägning av anställda.
Dokumentation om anställda är i allmänhet både positivt och negativt, vid behov. Det är faktiskt och inte dömande. Det beskriver händelser som de inte uppträder, och inte heller vad som händer. Dokumentationen beskriver också de åtgärder som vidtagits i anmärkningsvärda fall, t.ex. när du ger ett formellt erkännande av anställda eller vidtar disciplinära åtgärder.
Kom ihåg att du behöver skapa dokumentation så nära när händelsen inträffar som möjligt så att dokumentationen är korrekt, detaljerad och korrekt.
I ett rättsligt förfarande är dokumentation om anställdas tidigare resultat ofta kritisk för resultatet arbetsgivaren upplever från händelsen. Att uppnå en rättvis bild av arbetstagarens prestation utan att fokusera rent på de negativa händelserna är målet.
Typer av dokumentation
Politik, rutiner, handbok för anställda och prestationsutvecklingsplaner är också former av dokumentation som registrerar förväntat anställningsbeteende och arbetsplatsbehov för att upprätthålla en ordnad, rättvis arbetsplats där medarbetarna vet vad som förväntas av dem.
Dokumentation är också den skriftliga förteckningen över de anklagades, anklagarens och vittnen om fientliga arbetsplatshändelser som involverar missbruk av anställda som sexuella trakasserier.
Dokumentationen kan vara formell och behållas i medarbetarens personaldokument. Anställda förväntas skriva under denna dokumentation för att bekräfta att de har fått en kopia och har granskat innehållet. (Signaturen betyder inte överenskommelse med deklarationerna i dokumentationen.)
Denna dokumentation innehåller även sådana permanenta register som den undertecknade anställningsansökan, skriftliga anställningsreferenser, ansökningsmaterial som återupptagning och omslag och bakgrundskontroller. Bortsett från personaldokumentet för anställda behålls sådan dokumentation som I-9-formuläret som verifierar att arbetstagaren är berättigad att arbeta i USA, liksom även journaler, FMLA-poster och så vidare.
Dokumentation kan också vara informell som i en chefs rekord av hans eller hennes diskussioner med en anställd under ett år. Det är viktigt att chefer upprätthåller denna dokumentation på alla sina rapporterande medarbetare. ingen anställd bör utpekas på grund av prestanda. (Detta kan tolkas som diskriminering vid ett senare tillfälle.)
Användning av dokumentation
Dokumentation av kritiska incidenter, oavsett om det är positivt eller negativt, rekommenderas också så att cheferna har en rekord över anställdas prestanda över en tidsperiod.
Dokumentation används på andra sätt i organisationer. Dessa kan innehålla procedurer, arbetsinstruktioner och instruktioner för datorsoftware, för att nämna några, men för Human Resources-funktionen är dessa vanliga användningsområden för dokumentation. Och det här är instruktioner om hur man dokumenterar på lämpligt sätt.
Prestationsdokumentationsprover
Dokumentation om anställdas prestation gör att du kan disciplinera, avsluta eller rättvist främja, belöna och erkänna anställda. Utan dokumentation är det svårt och potentiellt riskabelt för arbetsgivaren att göra ett ärende för någon av dessa åtgärder.
Arbetsgivaren måste undvika eventuell anklagelse om diskriminerande behandling av anställda. Lagligheten åt sidan, bra arbetsgivare vill skapa en arbetsmiljö som är rättvis, konsekvent och stödjande för anställdas mål och karriärplaner.
Denna miljö stöds av chefsens professionella dokumentation av anställdas prestation, både löpande beteende och åtgärder som behöver korrigering eller förbättring. Tidigare var hur man dokumenterade diskuterades i detalj. Dessa prover ger dig fler exempel på lämplig dokumentation.
Dokumentationsprover
Fel :
Mark är vanligtvis sent för arbete. Mark saknar för mycket arbete.
Höger
1 april: Mark ringde in sjuk och missade 8 timmars arbete.
4 april: Mark anlände till arbetet klockan 10, två timmar sent från sin planerade starttid.
6 april: Mark schemalagde en läkarmottagning och stannade sedan hem för att ha en ny ugn installerad.
12 april: Mark ringde in sjuk och missade 8 timmars arbete.
Fel :
Maria är opålitlig. Hon gör aldrig någonting vad hon åtagit sig att göra.
Höger
2 maj: Maria lovade det första utkastet till produktförslaget skulle vara tillgängligt för granskning vid dagens veckosamtal. Mary producerade inte ett utkast till dokument som förväntat. Sade att hon hade varit för upptagen och de människor vars hjälp hon behövde inte hade kommit tillbaka med henne.
Chefen svarade: Vilken hjälp hade du behövt? Information? Vem har inte kommit tillbaka till dig och vad behövde du från dem?
Carl och Michael behövde uppdatera Mary om deras framsteg.
Vad gör dig så upptagen att du inte har tid att följa igenom på ditt åtagande? Gör för många åtaganden med begränsade timmar för att uppfylla dem.
Vad kan jag göra för att hjälpa dig?
När kommer du att göra utkastet till dokument tillgängligt för granskning?
Dessa prover ger en översikt över hur effektiv dokumentation ser ut jämfört med dokumentation som skrivits felaktigt. Följ detta råd för att effektivt och juridiskt dokumentera policy, prestanda och händelser på din arbetsplats.
Ansvarsfriskrivning: Observera att informationen som lämnas, samtidigt som den är auktoritativ, är inte garanterad för noggrannhet och laglighet. Webbplatsen läses av en världsomspännande publik och arbetslagar och regler varierar från stat till land och land till land. Snälla söka juridisk hjälp, eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att se till att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är för vägledning, idéer och hjälp.