Det är viktigt att veta hur man skriver ett referensbrev, eftersom nästan alla ombeds att hänvisa någon gång under sin karriär. Oavsett om det gäller en anställd, en vän eller någon du har arbetat med är det viktigt att vara beredd att skriva ett effektivt rekommendationsbrev.
Läs nedan för tips om hur man skriver ett referensbrev, vilka material som ska fråga kandidaten för, och när man ska säga nej (och hur man säger nej) att skriva ett brev till någon.
Vad är en referensbrev?
Ett referensbrev, även känt som ett rekommendationsbrev, är ett brev som talar om någons yrkeserfarenhet, kompetens, kompetens, personliga egenskaper och / eller akademisk prestation. Det är skrivet av en tidigare arbetsgivare, kollega, klient, lärare eller någon annan som kan tala positivt om den personen.
När du behöver referensbrev
Du behöver referensbrev, vanligtvis om tre av dem, när du ansöker om jobb, praktikplatser, frivilliga positioner, högskolor och forskarutbildningsprogram. Ett referensbrev är ett positivt godkännande av dina färdigheter och attribut, skrivet av någon som känner till ditt arbete, karaktär och prestationer.
I referensbrevet förklaras varför läsaren ska välja dig, och vad kvalificerar dig för den möjlighet du ansöker om. Brev kan beställas av organisationen som överväger individen för anställning eller acceptans hos en institution, eller de kan erbjudas av arbetssökande eller sökande.
Vad ingår i ett referensbrev
Ett referensbrev är ett positivt godkännande av dina färdigheter och attribut. Det förklarar varför läsaren ska välja dig och vad kvalificerar dig för den möjlighet du ansöker om.
En professionell referensbrev skrivs vanligtvis av en handledare, kollega, klient, lärare eller professor som är väl bekant med dina prestationer i en arbetsformsinställning.
Det innehåller vanligtvis en beskrivning av din position och ditt ansvar, hur länge din tid är på företaget och dina förmågor, kvalifikationer och bidrag till organisationen.
Ett tecken eller personligt referensbrev kan skrivas av en familjvän, mentor eller granne som kan intyga de drag som skulle göra dig till en bra kandidat för den position du söker. Det förklarar hur författaren känner till dig och diskuterar dina personliga attribut som de skulle gälla i en arbetsinställning.
Vad ska man göra innan man skriver ett referensbrev
Tänk innan du säger "Ja". Innan du godkänner att skriva brevet, se till att du känner att du kan skriva ett positivt referensbrev till den här personen. Om du inte känner personen väl eller tror inte att du kan prata mycket om personens färdigheter eller förmågor, är det bra att sätta ner begäran om en rekommendation. Det är faktiskt bättre att säga nej till att skriva en rekommendation än att skriva en negativ referens för personen. Du kan vara vag när du stänger av begäran, helt enkelt säger "Jag känner inte att jag skulle vara den bästa personen att skriva en rekommendation." Om möjligt, föreslå någon annan de kanske frågar.
Begär information. Det är en bra idé att fråga personen för en kopia av sitt CV eller CV, även om du har känt dem länge.
De kan ha ny ackreditering eller prestationer, och du vill ge så mycket aktuell information som möjligt. Detta hjälper också att ge dig riktlinjer att använda när du skriver brevet.
Om referensbrevet gäller för en särskild anställningstillfälle, fråga också om en kopia av jobbet. På samma sätt, om referensbrevet är för en viss skola eller ett program, fråga om lite information om skolan. Ju mer information du har desto lättare blir det att skriva brevet.
Få alla detaljer. Tillsammans med att fråga om information om kandidaten, få all information du behöver om hur du skickar in brevet. Fråga vem du ska skicka brevet till, när tidsfristen är och vilken format brevet ska vara in. Fråga också om det finns några uppgifter som skolan eller arbetsgivaren vill att du ska inkludera i ditt brev.
Vad ska inkluderas i en referensbrev
Om inte kandidaten ger dig en blankett för att skriva din rekommendation bör du skriva referensen som en formell skrivelse. Ett referensbrev bör börja med både dig och arbetsgivarens kontaktuppgifter (namn, adress, telefonnummer, email) följt av datumet. Om det här är ett mail snarare än ett verkligt brev, ta med din kontaktinformation i slutet av brevet, efter din signatur.
Kontaktinformation och hälsning: Om du skriver brevet till en individ eller anställningskommitté, ta med deras kontaktuppgifter längst upp i brevet och i hälsning. Om du skriver ett generellt brev kan du skriva till "Vem det kan vara" eller helt enkelt starta ditt brev med första stycket.
Hälsning: Börja ditt brev med "Kära Herr / Ms. Efternamn." Om du inte känner till arbetsgivarens efternamn, skriv bara "Kära Hyreschef." Om kandidaten ansöker om ett akademiskt program kan du skriva "Kära Admissions Committee."
Inledning: Förklara ditt förhållande med den person du skriver brevet för. Du kan inkludera hur länge du har känt personen. Förklara sedan varför du skriver brevet. Var noga med att inkludera namnet på företaget, jobbet, skolan eller möjligheten som personen tillämpar. Till exempel, "Jag har varit James Smiths handledare hos XYZ Company under de senaste fem åren. Jag är glad att rekommendera honom till positionen som revisor på ABC Company.
Kroppsöversikt: I brevets kropp ingår specifik information om kandidatens personliga egenskaper (kreativitet, tålamod, förtroende etc.), specifika färdigheter (utmärkt kommunikationsförmåga, organisatoriska färdigheter etc.). Var så specifik som möjligt.
Första stycket: Referensbrevets första stycke förklarar din anslutning till den person du rekommenderar, inklusive hur du känner till dem, och varför du är kvalificerad att skriva ett referensbrev för att rekommendera anställning eller forskarskola. Nämn förhållandet (personligt eller professionellt) du har med den person du rekommenderar.
Andra stycket (och tredje och fjärde)
Mellersta punkterna i referensbrevet innehåller information om den person du skriver om, bland annat varför de är kvalificerade och vad de kan bidra med. Om det behövs, använd mer än ett stycke för att ge detaljer. Var specifik och dela exempel på varför den här personen är en kvalificerad kandidat. Om du kan, relatera specifika fall där du observerade personen framgångsrikt med hjälp av färdigheter som krävs för positionen.
Försök beskriva kvaliteter och färdigheter som är relaterade till det specifika jobbet, skolan eller möjligheten. Om personen till exempel söker ett jobb som chef fokuserar man på personens ledarskap och kommunikationsförmåga.
Brev stängning
I sista stycket erbjuds att ge mer information och inkludera din kontaktinformation (telefon och email) så att du är tillgänglig för att ge en muntlig rekommendation, eller svara på ytterligare frågor om det behövs. Du kan också upprepa att du rekommenderar denna person "helhjärtat" eller "utan reservation".
Signatur: Avsluta brevet med din signatur, handskriven, följt av ditt typnamn. Om det här är ett e-postmeddelande, använd bara ditt typnamn, följt av din kontaktinformation. Så här avslutar du ett brev med exempel på stängningar av affärer.
Rekommendation Letter Längd, Format och Font
Innan du börjar skriva bokstaven: Fråga kandidaten att skicka ditt CV, transkript, CV eller annat material som hjälper dig att beskriva personen noggrant. Du kan också begära en beskrivning av den position som han söker och information om företaget. Ju mer information du har desto lättare blir det att skriva en stark rekommendation.
Längd: En rekommendationsbrev ska vara mer än en eller två stycken; ett brev som kortfattat antyder att du inte heller känner personen väl eller inte stöder dem helt. Men du vill behålla brevet noggrant och fokusera på några viktiga punkter, så undvik att skriva mer än en sida. Tre eller fyra stycken som förklarar hur du känner personen och varför du rekommenderar dem är en lämplig längd.
Format: Ett rekommendationsbrev bör vara separerat med ett mellanslag mellan varje stycke. Använd ungefär 1 "marginaler för topp, botten, vänster och höger om sidan, och rikta texten till vänster (justeringen för de flesta dokument).
Teckensnitt: Använd en traditionell typsnitt, t.ex. Times New Roman, Arial eller Calibri. Teckenstorleken ska vara mellan 10 och 12 poäng, så det är lätt att läsa. Justera stilsorten är ett bra sätt att hålla ditt brev till en enda sida.
Redigera: Var noga med att läsa igenom ditt brev innan du skickar det. Du kan få någon annan att ändra brevet, men dölja kandidatens namn för att bevara hans integritet.
Granska ett exempel
Kära fru Johnson,
Jag är stolt över att rekommendera Sarah Jones till positionen för digital marknadschef på Saber Marketing & PR. Som marknadschef vid A & B Media hade jag nöjet att arbeta som Sarahs handledare när hon var empyed här som marknadsföringsassistent. Ansvarig, punktlig och extremt ljus, Sarah var bland de bästa talangerna hos A & B Media, och jag stöder helt och hållet hennes kvalifikation och hennes färdighetsuppsättning.
Jag blev ständigt imponerad av den kunskap hon tog med sig till bordet och hennes engagemang för att hålla sig högst upp på fältet. Sarah kombinerar skarpa analysförmågor med en stark intuition, och jag visste alltid att jag kunde förlita sig på henne för att träffa deadlines och överträffa våra förväntningar. Under sina två år med oss uppnådde hon många prestationer, från att öka vårt sociala medier engagemang med 20%, att sänka vår webbadress avvisningsfrekvens med 10%, för att öka vår avkastning på digitala kampanjer med 15%.
Medan Sarahs professionella anseende var oerhört värdefull för A & B Media var hon också en underbar lagspelare. Optimistisk, engagerande och lätt att komma överens med, Sarah var en sann glädje att ha på kontoret och främja många positiva relationer inom vår avdelning såväl som hela företaget.
Med det sagt är jag mycket självsäker i min rekommendation och tror att Sarah skulle vara en bra passform för Saber Marketing & PR. Om du vill prata mer om min erfarenhet av att arbeta med Sarah, vänligen maila mig på [email protected] eller ring mig på 555-555-5555.
Vänliga hälsningar,
Melissa Bradley
Marknadschef
A & B Media
[email protected]
555-555-5555
Formatera ditt brev
Om du skickar brevet till en arbetsgivare eller skola, var noga med att följa korrekt företagsformat. Detta inkluderar att ange dina kontaktuppgifter, datumet och kontaktuppgifterna för den person som mottar ditt brev (vanligtvis den anställande chefen) längst upp i brevet. Ta även med din handskriven signatur längst ned i en fysisk bokstav.
Om du emitterar det här brevet behöver du dock inte ta med någon kontaktinformation eller datumet längst upp i brevet. I stället lista dina kontaktuppgifter efter din e-post signatur. Också vara säker på att ha en tydlig, kortfattad ämnesrad som anger kandidatens namn, det jobb de ansöker om (om tillämpligt) och syftet med ditt brev. Till exempel kan en ämnesrad läsa: "Rekommendation för Förnamn Efternamn - Personal Assistant Job."
Använd en referensbrevsmall
Om du inte är säker på vad du ska skriva använder du en referensbrevsmall och anpassar den till att inkludera din information. En mall är ett användbart sätt att se hur du formaterar ditt brev och vad du ska inkludera i brevet.
Du kan också se exempelreferensbrev för idéer om vad du ska inkludera i ditt eget brev. Kom dock ihåg att ändra brevet så att det gäller den specifika personen du skriver brevet för.
Fler exempel: Referensbrevsexempel