Behöver du skriva ett företagsbrev? Är du osäker på den bästa layouten att använda eller vad du ska inkludera i ditt brev? Det är viktigt att alla affärsbrev du skriver är korrekt formaterade och professionella i utseende.
När du skriver till potentiella arbetsgivare, kollegor, professionella och affärsförbindelser är layouten i ditt brev nästan lika viktig som vad du skriver.
Om brevet inte är formaterat korrekt, inte har tillräckligt med mellanrum mellan punkter och använder en icke-traditionell typsnitt eller storlek, kan den spegla dåligt på dig.
Riktlinjer för företagsbokstäver
Här är riktlinjer för att skriva ett företagsbrev, så all din korrespondens ger det bästa intrycket.
marginaler
Affärsbrevsmarginalerna borde vara ungefär 1 "runt, vilket ger ditt professionella brev ett snyggt utseende. Du borde anpassa din text till vänster, så är det så att de flesta dokument är anpassade, så det kommer att göra ditt brev läsbart.
Teckenavstånd
Att lämna utrymme i ditt brev skapar en tydlig, enkel och lättläst utseende som läsaren kommer att uppskatta. Ditt brev borde vara i blockformat: hela bokstaven bör anpassas till vänster och enkelavstånd utom för dubbelt mellanslag mellan stycken.
Textstorlek
Den traditionella teckensnittstorleken för ett professionellt brev är 12. Teckensnittet ska vara Times New Roman eller Arial. Om du använder brevpapper kan brevhuvudet emellertid vara i olika teckensnitt och stil.
Typsnitt
Det finns ingen anledning att använda olika stilar inom ett professionellt brev.
Använd en enhetlig typsnitt (bokstäver som Times New Roman eller Arial) och undvik underlining, kursivisering eller fetstil. Om du använder brevpapper kan brevposten dock vara i en annan typsnitt.
Brevtext
Brevtext bör vara ren och läsbar. Undvik att skriva ditt brev i ett stort textblock.
Bryt din text i flera korta avsnitt. Dessa stycken ska anpassas till vänster; Detta möjliggör enklare läsning. När du har fyllt i ditt brev, fråga någon annan att läsa den för dig. Låt dem blicka kort vid brevet. Finns det för mycket text på sidan? Är det lätt att se de olika styckena?
Kontakt information
Den första delen av ditt brev ska innehålla dina kontaktuppgifter och kontaktuppgifter för den person du skriver också. Inkludera även det datum du skriver högst upp i ditt brev.
Brevhälsning
Om du inte känner läsaren bra och adresserar dem vanligtvis enligt deras förnamn, bör du inkludera personens personliga titel och fullständiga namn i hälsningen (dvs "kära herr James Franklin"). Om du är osäker på läsarens namn, inkludera hans eller hennes titel (dvs. "Kära Executive of Marketing"). Om du är osäker på läsarens kön, ange helt deras namn och undvik personliga titlar (dvs. "Kära Jamie Smith"). Om du är osäker på läsarens kön, namn och titel, skriv bara "till vem det kan vara." Lämna en rad tom efter hälsningen.
Brevparagraf
Professionella brevparagrafer bör vara relativt korta.
Första stycket kan innehålla en kort vänlig öppning och en kortfattad förklaring av din anledning att skriva. Den andra stycket (och eventuella efterföljande punkter) borde expandera på grund av din skrivelse. I sista stycket ska du redogöra för din anledning till att skriva och, om tillämpligt, ange din handlingsplan (eller begära att någon typ av åtgärd tas av läsaren).
Stängning
När du skriver ett företagsbrev eller ett e-postmeddelande är det viktigt att du stänger ditt brev professionellt, så att din bokstav är i sin helhet välskriven och professionell.
Signatur
När du skickar ett pappersbrev, avsluta brevet med din signatur, handskriven, följt av ditt typnamn. Om det här är ett e-postmeddelande, fyll bara med ditt typnamn.
Slutligen glöm inte att stava och bekräfta ditt brev innan du skickar det.
Återigen, fråga en familjemedlem, kompis eller kollega att granska det för dig. Det är alltid bra för ett annat par ögon att ta en titt eftersom det är svårt att fånga våra egna misstag.
Business Letter Format
Granska ett formaterat företagsbrev med information om vad du ska inkludera i varje avsnitt i ditt brev.
Exempel på affärsbrev
Exempel på affärsbrev för en mängd olika affärer, professionella och sysselsättningsrelaterade korrespondenser, inklusive brev och e-postmeddelanden och mallar.