Hur man planerar ett företagsmöte

Ett exempel på företags mötesprojekt för att få dig igång

grattis! Ditt företag kommer att hålla ett möte för en grupp anställda utvalda från alla nivåer i företaget. VD har gett dig ansvaret för projektledare för evenemanget. Dessa tips och provprojektplan visar på ett sätt som en projektledare kan närma sig byggandet av projektplanen för ett företagsmöte eller ett liknande komplext projekt.

Förplanera projektet

Ditt första steg är att planera planen. Du börjar med att diskutera händelsen med intressenterna. Om detta gjordes förra året gick det rätt? Vad gick fel? Vem lyckades projektet och kan de hjälpa dig att undvika fallgruvor i år? Eftersom VD har tilldelat projektet till dig, vad vill han / hon av händelsen? När kommer händelsen att vara? Var? Vad är budgeten?

Samla så mycket information som möjligt. Detta blir det skelett som du bygger projektplanen på.

Bygg laget

Vilka andra resurser behöver du för att lyckas med detta projekt? Finns det personer i andra avdelningar som kan hjälpa dig att göra denna händelse till en framgång? Vad behöver du göra för att komma dit hjälp? Kan du bara fråga eller behöver du få formellt godkännande från sin chef? Hur mycket tid behöver du från dem? Vilka specifika färdigheter behöver du att tillhandahålla? Kan någon annan tillhandahålla den färdigheten om personen du vill ha inte är tillgänglig?

Eftersom det här är ett företagsövergripande möte, hur kan HR hjälpa till? Behöver du hjälp från utrustningsavdelningen? Vad sägs om marknadsavdelningen? Behöver du hjälp i det området?

Planera dagordningen

När du vet hur länge mötet kommer att gå, börjar du fylla i tidsblocken. Behöver du en öppningshögtalare? Vem ska det vara? Ska du hålla deltagarna ihop eller kommer du att bryta dem i mindre grupper för en del av programmet? Hur många andra högtalare behöver du? Vem arrangerar mindre sessioner om du bryter ut?

Kommer händelsen ta mer än en dag? Hur stänger du Dag One? Hur öppnar du på dag två?

Hur kommer du att sätta ihop i slutet? Behöver du ett avslutande tal? Hur hanterar du logistiken hos personer som checkar ut från hotellet om du bokar en?

Hitta rymden

Ta reda på hur många människor som kommer. Därefter bestämma hur stor av ett utrymme du behöver. Var kommer händelsen att hållas? Finns det utrymme på företagets kontor eller behöver du ett större utrymme? Vill verkställande direktören mötet hållas på plats så att människor kan koncentrera sig, eller vill han / hon hålla det på kontoret för att minimera kostnaden?

Vilka egenskaper i ditt område kan ge det utrymme du behöver? Är ett hotell nära flygplatsen ett bra val för att minimera restiden för personer som kommer ifrån staden eller borde du hitta något ur staden som blir tystare?

Vad tar de olika platserna ut för sina anläggningar? Vad innehåller de och vad ska du köpa och ha tagit in? Kommer de att tilldela en individ för att du ska arbeta med? Vad är deras policy om material och människor från utsidan?

Dra bort det

Efter att ha samlat svaren på åtminstone de flesta av dessa frågor kan du börja sammanställa projektplanen. Kom ihåg att det vi visar här är listan över projektuppgifter, arbetsavdelningsstrukturen (WBS). Det innehåller inte något av beroendet mellan uppgifterna eller tidslinjerna. De skulle läggas till senare.

Projektplan för företagsmöte

I hur man planerar ett projekt med hjälp av de grundläggande verktygen för projektledning diskuterade vi tanken bakom projektplanering och användning av projektledningskompetens under planeringsprocessen. Så här kan en projektplanens arbetsfördelningsstruktur (WBS) leta efter ett projekt för att planera ett företagsmöte:

1. Planera projektet

1. Bestäm budgeten
2. Diskutera med VD för att fastställa projektmål
3. Kontakta tidigare projektledare (PM) för tips
4. Bestäm intressentlistan
5. Kontakta intressenter för inmatning.
6. Upprätta föredraget datum för evenemanget
7. Bestäm hur många talare / presentatörer som behövs
8. Bestäm hur många supportpersonal som behövs
9. Bestäm hur många anställda som ska delta
10. Lista eventuella platser för händelsen

2. Bygg projektgruppen

1. Få rep från marknadsföring
2. Få rep från HR
3. Se om inköp kommer att tilldela någon att hjälpa till
4. Fråga Susan att hantera alla högtalares detaljer
5. Få rep från Faciliteter
6. Schemalägga projektlagets kick-off-möte

3. Utveckla agendan

3a Plan dag ett

1. Ställ in starttid
2. Ställ in tid, ordna plats och bemanning för registrering
3. Ställ in längden på morgonsessionen
4. Ställ in talens längd
5. Beräkna antalet högtalare som behövs för morgonsessionen
6. Rekrytera högtalare
7. Planera mitt på morgonen paus (tid och längd)
8. Ordna uppdatering av konferensrum under pausen (vatten, papperskorgen, etc.)
9. Planera lunchpausen (tid, längd, plats, meny, vem betalar)
10. Planera eftermiddagsessionen (längd, antal högtalare)
11. Rekrytera eftermiddags högtalare
12. Planera dag ett slut (tid, vem, längd)

3b Plan dag två

1. Ställ in starttid
2. Ställ in längden på morgonsessionen
3. Beräkna antalet högtalare som behövs för morgonsessionen
4. Rekrytera högtalare
5. Planera mitt på morgonen paus (tid och längd)
6. Ordna uppdatering av konferensrum under pausen (vatten, papperskorgen, etc.)
7. Planera lunchpausen (tid, längd, plats, meny, vem betalar)
8. Planera eftermiddagsessionen (längd, antal högtalare)
9. Rekrytera eftermiddags högtalare
10. Planera avslutande tal (tid, vem, längd)
11. Ordna check-out timing med hotell

4. Planera rymden

1. Bestäm antalet deltagare
2. Planera sittplatser arrangemang (rader vs tabeller)
3. Beräkna utrymme som behövs
4. Undersök platser som är tillgängliga med den mängden utrymme (kostnader, plats, tjänster ingår)
5. Räkna antalet högtalare varje dag och totalt
6. Bestäm antal och typ av supportpersonal som behövs
7. Ta reda på hur många deltagare / högtalare / personal som behöver rum
8. Förhandla kostnader och datum med lediga platser
9. Teckna kontrakt med vald plats

5. Publicera händelsen

1. Slutför alla detaljer med händelseplatsen
2. Se till att deltagare får ett meddelande
3. Meddela alla högtalare av ämne och presentationstid / dag
4. Meddela all supportpersonal på arbetsuppgifter och skift
5. Få RSVP från deltagare
6. Meddela utbytesdeltagare vid behov

6. Uppföljning

1. Få förslag till tal från alla högtalare
2. Granska slutliga tal
3. Få namnetiketter för alla deltagare, högtalare, personal
4. Köp några material och gåvor för deltagare
5. Bekräfta med händelse plats

7. Granska och betygsätta

1. Skicka tillfredsställande undersökning till alla deltagare
2. Skicka granskning till alla högtalare
3. Skicka tack till alla talare och personal
4. Håll ett nära möte med projektteamet

Ytterligare planering

Projektplanens arbetsfördelningsstruktur (WBS) ovan visar ett prov för att planera ett företagsmöte. Det är bara en skiss. Projektgruppen skulle fortfarande behöva arbeta med dessa objekt och expandera på många av dem. Dessutom skulle de behöva arbeta med den tid som behövs för varje uppgift, den relativa betydelsen av uppgifterna och de relationer / beroenden mellan uppgifterna.