Om du går in i arbetskraften med ett gymnasieexamen ska du överväga ett jobb som sekreterare eller administrativ assistent. Du kan få en kant i fältet genom att anmäla dig i en associerad examen eller delta i sekreterarutbildningen efter gymnasiet.
I ett växande antal sektorer har sekreterare en kandidatexamen eller tjänar specialitetsfokuserade certifieringar som ackrediterad juridisk sekreterare eller certifierad medicinsk administrativ assistent.
Arbetsvillkor för sekreterare / administrativa assistenter
För att arbeta i ett administrativt läge förväntas du vara bekväm med att använda teknik på olika sätt. Du kan behöva skapa dokument, sammanställa presentationer, skapa kalkylblad, hantera databaser och upprätthålla webbplatser. Du borde vara bekväm med att använda Microsoft Office, e-post och internet. För ett jobb i ett litet företag kan du behöva vara bekant med QuickBooks eller andra redovisningsprogram.
Goda muntliga och skriftliga kommunikationsförmåga är avgörande. När du arbetar på ett kontorjobb måste du vara detaljorienterad och ha korrekturläsning. Du borde ha ett solidt budskap i det engelska språket, inklusive skrift / redigering. Vissa arbetsansvar kan innebära att du skapar dokument och / eller webbplatser. Du måste vara bekväm att ändra eller komponera kommunikation eller webbinnehåll.
Kontorschefens roll kan vara en del av ditt ansvar. För att vara en framgångsrik chef måste du kunna göra multitask och vara välorganiserad. Som chef planerar du ofta personalhändelser som utmärkelsemiddagar och insamlingshändelser eller schemalägger kundmöten och ordnar scheman för dina medarbetare.
Hur man hittar ett jobb som sekreterare / administrativ assistent
Innan du börjar din sökning, samla referenser från tidigare arbetsgivare. Om du inte har mycket arbetserfarenhet kan du använda en personlig referens.
Arbetsgivare som anställer en sekreterare eller en administrativ assistent letar efter en individ som de kan arbeta med bekvämt, vem kommer att blanda sig bra med andra anställda och vem kan lita på konfidentiell information. Starka rekommendationsbrev kan visa dessa egenskaper.
Knacka in i dina nätverk för att få lediga jobb. Nå ut till Facebook och LinkedIn kontakter, familjemedlemmar, grannar och tidigare arbetsgivare och låt dem veta att du skulle uppskatta introduktioner till alla som de vet kan vara anställda.
Om du fokuserar din sökning på en sektor som lagstiftning, medicin, publicering eller högre utbildning, fråga dina kontakter specifikt för hänvisningar till yrkesverksamma som de vet inom de anställningsområdena.
Ansökan i person
Du kommer att vara en representant för företaget som anställer dig och ger ofta det första intrycket till kunder eller kunder. Det betyder att en ren bild och starka interpersonella färdigheter är viktiga för sekreterare och administrativa assistenter att ha.
Om du kan hitta ett sätt att få märkt av potentiella arbetsgivare kan det ge dig en kanten som kandidat. Med dina rekommenderade brev och återuppta i hand, besök lokala organisationer och företag. Så här söker du ett jobb i person.
Charm gatekeepersna och fråga om du kan prata med någon av cheferna eller cheferna om supportpersonalens positioner med organisationen. Om chefer inte är tillgängliga berätta receptionisten några viktiga fakta om dina uppgifter och fråga om de kan vara vänliga nog att dela ditt CV med sina chefer.
Sök jobb online
Gör en Google-sökning för jobböppningar med nyckelord som administrativ assistent, marknadsassistent, redaktionell assistent, medicinsk sekreterare, juridisk sekreterare och kontorsassistent för att generera jobbannonser. Många administrativa jobb kommer också att annonseras på anställningsdelen av webbplatsen för din lokala tidning eller handelskammare.
Intervjuer för administrativa assistentjobb
Din personliga bild och interpersonella färdigheter kommer att utvärderas av arbetsgivare när du intervjuar för en öppen position. Se till att du är oklanderligt klädd och preparerad. Häls din intervjuare med ett varmt leende och fast handslag. Gör lämplig ögonkontakt med var och en av dina intervjuare i gruppsituationer.
Var beredd på intervjun genom att undersöka verksamheten i förväg. Bli bekant med vad de gör på kontoret och vem deras kundkrets är. Förbered dig också att sälja dig själv genom att markera 5 - 7 tillgångar som gör att du kan vara effektiv i din roll som sekreterare eller administrativ assistent i organisationen. För varje tillgång nämner du, var redo att referera till en roll, ett projekt eller ett jobb där du använde den styrkan och genererade några positiva resultat.
Att berätta om dessa historier om hur du har utmärkat i det förflutna kan gå långt till övertygande arbetsgivare att du har rätt saker att utmärka i jobbet. Granska försiktigt annonsen eller arbetsbeskrivningen för positionen och gör en lista över deras preferenser / krav. För varje kvalificering, tänk på ett exempel på hur du uppvisade den kvaliteten eller tillämpade den färdigheten.
Förbered svar på andra vanliga frågor för administrativa intervjuer som dina svagheter och utmaningar som du har träffat tidigare. Arbetsgivare kommer sannolikt att fråga dig om relationer med chefer i det förflutna så var redo att referera till hur du har fungerat bra med chefer och hanterat utmanande personligheter effektivt och få de skriftliga referenserna praktiska.
Följ upp efter intervjun
Omedelbart efter intervjun ska du skriva ett tackkort eller brev som tydligt visar att du skulle vilja arbeta med den arbetsgivaren. Uttryck hur mycket du uppskattar dem att ta sig tid att träffa dig och förklara kort hur du är en utmärkt passform för positionen.
Om du har träffat flera intervjuare, försök med att inkludera något annat i varje kommunikation för att visa att du är en extremt motiverad och tankeväckande person.