Nyckelfärdigheter för CV, omslagsbrev och intervjuer
Executive assistenter liknar administrativa assistenter eller sekreterare genom att de alla stöder någon annans arbete - vanligtvis en verkställande - genom att hantera eller övervaka arbetsuppgifterna. Skillnaden är att en verkställande assistent är specifikt senioransvarig för en toppledare. Det innebär att övervaka och utbilda annan kontorspersonal och också ta itu med uppgifter som kan ha en dramatisk inverkan på företagets framgång.
Medan många företag förväntar sig att de verkställande assistenterna har genomfört några relevanta college-studier, behöver få en examen. Omfattande relevant arbetslivserfarenhet är viktigare, helst flera år som administrativ eller administrativ assistent.
Executive Assistant Plikt
Executive assistentuppgifter inkluderar samma uppgifter som en administrativ assistent: att göra och ta emot telefonsamtal; skicka meddelanden, e-postmeddelanden och brev på uppdragsförarens vägnar tar emot besökare och hantering schemaläggning. Men de agerar också som gatekeeper, fattar beslut om vem som får tillgång till verkställande direktören och vilken information verkställande direktören får.
De genomför ofta forskning och utarbetar rapporter som påverkar företagspolitiken. Dessa ansvarsområden innebär att verkställande assistenter måste förstå deras arbetsgivares arbete ordentligt. Som ett resultat kan dessa arbetstagare också fungera som ett samband mellan verkställande och övriga anställda.
Hur man använder färdighetslistor
Var noga med att skriva ditt brev och fortsätt för att markera de färdigheter som din potentiella arbetsgivare vill ha. Du kan använda följande lista för att få en uppfattning om vad dessa önskade färdigheter kan vara, men kom ihåg att alltid läsa igenom jobbet noggrant, för inte alla företag letar efter samma sak i en verkställande assistent.
Kolla även våra kompileringar av färdigheter som anges av jobb och typer av skicklighet. När du förbereder din intervju, planerar att ge exempel på specifika tider, har du förkroppsligat de olika färdigheter som din potentiella arbetsgivare vill ha.
Exempel på Executive Assistant Färdigheter
Följande lista är inte uttömmande, och nödvändiga färdigheter kan variera något från ett företag till ett annat, eller till och med från ett kontor till ett annat inom samma företag. Ändå måste de flesta av de viktigaste och eftertraktade färdigheter som en potentiell verkställande assistent måste ha är här.
Skriftlig och muntlig kommunikation
Ett sätt att tänka på den verkställande assistentrollen är faktiskt som specialist i kommunikation. En betydande del av jobbet innefattar kommunikation och samordning med människor i hela företaget, och ibland med kunder, beroende på vilken typ av verksamhet som helst. Möjligheten att vara professionell, tydlig, formulerad och korrekt, både muntligt och skriftligt, överstiger listan över krav på oklanderliga kommunikationsförmåga.
Datorfärdigheter
Executive assistenter behöver mer än enkel kunskap med ordbehandlings- och kalkylprogram. Nödvändiga datorbaserade färdigheter inkluderar också möjligheten att skapa och underhålla e-postsystem, fildelssystem och kalendrar, samt kunskaper i statistisk programvara, publiceringsprogramvara och databaser.
Att vara en egen tekniker för tekniskt support är alltid ett plus, speciellt eftersom de verkställande assistenterna ofta förväntas göra allt från att fixa skrivaren för att föreslå ny programvara.
Social förmåga
Starka interpersonella färdigheter är också en nödvändighet för att interagera med kunder, träna annan administrativ personal och arbeta med VD och chefer på toppnivå. Eftersom administrativa assistenter ofta hanterar känslig företagsinformation är det viktigt att inte bara kunna upprätthålla korrekt konfidentialitet utan också att alltid verka på ett sätt som föreslår personligt utrymme och integritet. Kort sagt är det nödvändigt att inspirera tilltro.
Tidsplanering
En verkställande assistent behöver inte bara hantera sin egen tid, utan också chefen. Det innebär att samordna behoven och kraven hos flera människor för att skapa ett fungerande schema och sedan byta ofta det schemat med kort varsel när situationer förändras.
Arbetet kanske också inkluderar taktfullt att se till att verkställande stannar kvar i tid utan att bli distraherad.
Forskningsfärdigheter
Forskning är i sig en färdighet som kräver en förtrogenhet med flera sökmotorer samt de informationsresurser som är relevanta inom de särskilda områden som är av intresse för företaget. Utan dessa förmågor skulle en verkställande assistent inte kunna förbereda de rapporter som den verkställande behoven kräver.
Executive Assistant Färdighetslista
Tekniska förmågor
- Koordinera video- och ljudkonferenssamtal
- Skapa och underhålla databaser
- Microsoft excel
- Microsoft Office
- Microsoft Outlook
- Microsoft powerpoint
- Microsoft Word
- Kontors material
Administrativa färdigheter
- Redovisning / bokföring
- Administrativt stöd
- utnämningar
- Kalenderhantering
- Prästerlig
- Klientrelationer
- Design och underhåll av arkiveringssystem
- Organisera möten
- Underhålla kalendrar
- Journalföring
- Researrangemang
- Skriver
- Evenemangsplanering
- Förbereder rapporter
- Bearbetning av kostnadsrapporter
- Korrekturläsning
- schemaläggning
- Tar mötesprotokoll
Kommunikationsfärdigheter
- Korrespondens
- Kundservice
- Hantera relationer med kunder
- Behandling av telefonsamtal och förfrågningar
- Skriftlig / verbal kommunikation
Personlighetsdrag
- Noggrannhet
- Aktivt lyssnande
- Möjlighet att följa instruktioner
- Möjlighet att arbeta självständigt
- Självsäkerhet
- Analytisk
- Samarbete
- Energisk
- Diplomatisk
- Beslutsfattande
- Pålitlighet
- Detaljorienterad
- Flexibilitet
- Följ igenom
- Initiativ
- Bra dom
- Motiverad
- Göra flera saker samtidigt
- Underhålla konfidentiell information
- Mötesfrister
- prioritera
- Proactive
- Problemlösning
- Projektledning
- Pålitlighet
- Självförtroende
- Självstyrd
- Lagarbete
- Tidsplanering
- Arbetar snabbt
- Arbetar väl under tryck
Mer om Executive Assistant Jobb och färdigheter
- Hur man får ett jobb som administrativ assistent
- Office Manager Färdigheter
- 7 tips för effektiv tidshantering
- Hur man arbetar snabbare och mer effektivt