Babyhjärnan kan vara grovt, så använd det här provet för att skapa en klientmorgonbrev
Omkring den 26: e veckan av din graviditet är det dags att skriva upp en klients mammaledighet. Även om din graviditet kan komma till ett slut och det är allt du kan tänka på dina kunder kan inte ana vad som händer i ditt personliga liv. Så här är varför du bör överväga att skicka en, vad du ska inkludera i den, och ett provbrev som du kan använda.
Varför att skicka ett klientföräldrabrev är en bra idé
Nu vet de flesta av dina kunder att du är gravid.
Om de inte känner till en klient är föräldrabrev ett bekvämt sätt att informera dem.
Ett brev skräddarsydd för dina kunder kommer att vara en bra resurs för dem. De får fråga någon, "När kommer Sally tillbaka från mammaledighet?" och med ett klienters mammabrev kan du svara på deras fråga. Brevet är en tidsbesparare för dem, eftersom de inte behöver försöka jaga dig genom att ringa eller maila dina medarbetare.
Detta brev visar dina kunder att du tänkte på dem. De kommer att ha något skriftligt att de kan hänvisa till hur man får stöd från ditt företag i din frånvaro. Denna typ av brev är inte ett krav utan en bra gest som säkerställer att din klient tas hand om.
Vilka ämnen kan du täcka
Innehållet i ditt brev beror på vem din kund är och hur ofta du är i kontakt med dem. Om du skickar samma e-post till 200 kunder vill du hålla den kort och söt.
Om du skickar ut det till 5 eller 10 klienter kan du göra det mer personligt och dela mer information. Här är några ämnen som du kan inkludera i din klient för mammaledighet:
- Hur många veckor kommer du att vara ute av kontoret.
- När du kommer att lämna kontoret.
- När du kommer tillbaka till kontoret.
- Vem de kan kontakta för stöd medan du är ute.
- Att du inte kommer att vara tillgänglig när du är på semester.
Se detta brev som att ställa in förväntningar hos din klient. Detta kommer i sin tur att skydda den tid du kommer att ha med din nyfödda och familj och får dig att känna att du inte lämnade några lösa ändar på jobbet.
Använd denna provklient för mammaledighet
Där du ser (parentes), bör du infoga lämpliga ord eller fraser för dina omständigheter.
(Datum)
Till (Din kunds namn),
Jag är gravid (eller i färd med att anta ett barn) och förväntar mig att ta ett (fyll i antal veckor) mammaledighet som börjar på (det datum du önskar din semester att börja) och återvända på (det datum du förväntar dig att återvända från mammaledighet).
Som du vet är jag mycket stolt över min prestation och kvaliteten på mitt arbete för (kundens företagsnamn). Jag har redan skickat en detaljerad plan till chefen för att se till att dina behov kommer att tas hand om i min frånvaro.
Medan jag är ledig kommer jag inte att vara tillgänglig för samråd så mina arbetsansvar kommer att hanteras av följande medarbetare.
(Här kan du antingen bestämma vilka uppgifter som ska omfattas av vem eller hoppa över dessa uppgifter och lämna endast en persons namn.)
Under min frånvaro kommer din kontaktpunkt att vara (namn på kollega som täcker för dig, med kontaktuppgifter som e-postadress och direkt telefonnummer).
Vänligen meddela mig om du har några speciella problem eller frågor om hur dina behov kommer att lösas under min mammaledighet. Jag meddelar dig om eventuella förändringar inträffar som kan påverka dig.
Tack för ditt förtroende för mitt arbete. Jag ser fram emot att jobba med dig fram till min mammaledighet och sedan igen när jag återvänder till kontoret.
Med vänlig hälsning,
(Ditt namn)
Om du skickar ett brev är det inte typiskt för ditt förhållande till din klient, det här brevet kan skickas via e-post.
Var noga med att använda en ämnesrad som tar upp din kunds uppmärksamhet och du kan också föreslå att de flaggar e-postmeddelandet som viktigt.