En projektplan är kulminationen av noggrann planering av en projektledare. Det är huvuddokumentet som styr hur ett projekt ska köras, och enligt projekthanteringsinstitutet är det "ett formellt, godkänt dokument som används för att styra både projektkörning och projektkontroll." Det är planen för planer eftersom det dokumenteras inom det är projektledarens avsikter för varje nyckelfasett av projektet.
Organisationer har egna processer och protokoll för vad som behöver vara i en projektplan och mer generellt hur projekt ska köras, så de har inte alla de element som listas här. Projektledare bör emellertid överväga alla dessa element under planeringsfasen för att undvika förvirring och tvungen improvisation under projektets genomförandefas.
Projektmål
Projektmål definieras i ett projektcharter, men de bör också ingå i projektplanen. Det finns flera sätt att göra detta. Projektplanen kan ytterligare förklara projektets mål, eller det kan innehålla stadgan som bilaga. Oavsett hur en projektledare väljer att införliva målen i projektplanen är det viktigt att upprätthålla en tydlig koppling mellan projektcharteret - ett projektets första nyckeldokument - och projektets andra nyckeldokument, dess projektplan.
Projektets omfattning
Liksom projektmål definieras räckvidd i stadgan. En projektledare bör emellertid ytterligare förfina omfattningen i projektplanen. Till exempel skulle ett projekt för att automatisera en manuell process behöva definiera räckvidden genom att definiera var den processen börjar och slutar.
Milstolpar och stora leveranser
De viktigaste resultaten för ett projekt kallas milstolpar. De viktigaste arbetsprodukterna kallas stora leveranser. De representerar de stora komponenterna i arbetet med ett projekt. En projektplan ska identifiera dessa objekt, definiera dem och sätta in tidsfrister för deras slutförande.
Om en organisation åtar sig ett projekt för att utveckla ny programvara, kan stora leveranser vara den slutliga listan över företagskrav och hur man genomför dem. Efter dessa kan projektet ha milstolpar för konstruktionsfärdigande, systemtestning, användaraccepttestning och programmets utrullningsdatum. Dessa milstolpar har arbetsprodukter som är associerade med dem, men de handlar mer om processerna än produkterna själva.
Milstolpe och viktiga leveransfrister behöver inte vara exakta datum, men ju mer exakt, desto bättre. Exakta datum hjälper projektledare att bryta ner arbetsstrukturerna mer exakt.
Arbetsuppdelningsstruktur
En arbetsfördelningsstruktur, eller WBS, dekonstruerar milstolparna och större leveranser i ett projekt i mindre bitar, så att en person kan tilldelas ansvar för varje bit. Vid utveckling av arbetsfördelningsstrukturen beaktar projektledaren många faktorer som projektgruppsledamöternas styrkor och svagheter, de ömsesidiga beroendet mellan uppgifter, tillgängliga resurser och den totala projektfristen.
Projektledaren är slutligen ansvarig för projektets framgång, men hon kan inte göra jobbet ensam. WBS är ett verktyg som projektledaren använder för att säkerställa ansvar för projektet eftersom det berättar för projektsponsor, projektteammedlemmar och intressenter som är ansvariga för vad. Om projektledaren är orolig för en uppgift, vet hon exakt vem man ska träffa med avseende på den uppgiften.
Budget
Ett projektets budget visar hur mycket pengar som fördelas för att slutföra projektet. Projektledaren ansvarar för att sprida dessa resurser på lämpligt sätt. För ett projekt som har säljare, säkerställer projektledaren att leveranser är färdiga enligt kontraktsvillkor, med särskild uppmärksamhet på kvalitet. Några projektbudgetar länkar till personalplanen.
Personalplan
Personalplanen visar hur projektet ska bemannas. Det är ibland känt som personalplanen. I denna plan definieras vem som kommer att vara på projektgruppen och hur mycket tidsåtgång varje person förväntas göra. Vid utarbetandet av denna plan förhandlar projektledaren med lagmedlemmar och deras handledare om hur mycket tid varje lagmedlem kan ägna sig åt projektet. Om det behövs personal att samråda om projektet men ingår i projektgruppen, dokumenteras det också i personalplanen. Återigen hörs lämpliga handledare.
Riskhanteringsplan
Många saker kan gå fel på ett projekt. Medan alla möjliga katastrofer eller mindre håg är oförutsägbara kan många förutsägas. I riskhanteringsplanen identifierar projektledaren risker för projektet, sannolikheten för att dessa risker kommer att hända och strategier för att mildra dessa risker. Projektledaren söker insatser från projektsponsor, projektgrupp, intressenter och interna experter.
Reduktionsstrategier införs för risker som sannolikt kommer att inträffa eller har höga kostnader förknippade med dem. Risker som sannolikt inte uppstår och de som har låga kostnader noteras i planen. De kan dock inte ha begränsningsstrategier.
Kommunikationsplan
En kommunikationsplan beskriver hur ett projekt kommer att kommuniceras till olika publikgrupper. I likhet med arbetsfördelningsstrukturen tilldelas en kommunikationsplan ansvar för att slutföra varje komponent till en projektteammedlem.
Varje meddelande har en avsedd publik. Projektledare ser till att varje meddelande är skräddarsydd för sin specifika publik. En kommunikationsplan hjälper projektledare att få rätt information till rätt personer vid rätt tidpunkt.
Stakeholder Management Plan
En intressenthanteringsplan identifierar hur intressenter ska användas i projektet. Ibland behöver intressenter bara få information. Det kan tas hand om i kommunikationsplanen. Om mer behövs från intressenterna, beskriver en intressenthanteringsplan hur det kommer att uppnås.
Ändra Management Plan
En förändringshanteringsplan innehåller en ram för att göra förändringar i projektet. Projektledare tenderar att vilja undvika förändringar i projektet, men de är ibland oundvikliga. Förändringshanteringsplanen ger protokoll och processer för att göra ändringar. Det är kritiskt för ansvarsskyldighet och insyn som projektsponsorer, projektledare och projektteamanter följer förändringshanteringsplanen.